サイト内検索
ココログ最強検索 by 暴想
フォト

福岡雄吉郎の「賢い節税2024」セミナーのお知らせ

  • 福岡雄吉郎「賢い節税2024」セミナーのお知らせ
    2024年2月20日(火)大阪、2月22日(木)東京(オンライン受講あり)にて。10時30分~16時00分。2024年の税制改正を踏まえての大好評の「賢い節税」セミナーです。 お申込および詳細はこちらから。

相続対策セミナーのお知らせ

  • 相続対策セミナーのお知らせ
    相続対策セミナーの日程が決定しました。 6月26日(水)東京、6月28日(金)大阪 主催:日本経営合理化協会 講師:古山喜章、福岡雄吉郎 詳細&お申し込みは改めてお知らせいたします。

ICO新刊発売のお知らせ!

井上和弘「経営革新全集」10巻完結記念講演会 CD発売!

  • 井上和弘「経営革新全集」10巻完結記念講演会 CD発売!
    2023年7月に開催され大好評を得た、井上和弘の記念講演セミナーを完全収録!全集のエッセンスを凝縮してお届けします! 移動中などにお聞きいただき、学びを深めてください。 動画でも視聴できるよう、購入者専用アクセスコードも入っております。

後継社長塾 修了生の声

経営経典・今日一日の額縁申込み受け付けます

  • 「井上教経営経典・今日一日」の額縁申込みを受け付けます
    価格20,000円(送料込み) ※色は黒色のみ。 商品の発送は、10月下旬になります。 お申込みは、下記メールアドレスまで。 ico@pearl.ocn.ne.jp

« 会社を解散します① | トップページ | 会社を解散します② »

2020年1月16日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑩

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑩ 稟議書のデジタル化

 

紙の稟議書を回覧している、

という中小企業はまだまだあります。

すでに電子化している会社にすれば、

「いまどきそんなアナログでやっているんですか?」

と思われるかもしれません。

しかし実際に、存在するのです。

 

紙の稟議書で起こることは、今も昔も変わりません。

「早く回覧しないと決済が間に合わない!」

「稟議書がどこで止まっているかわからない!」

「部長が出張中で、稟議書が停滞しています!」

「稟議書が行方不明になったので、もう一度最初から回覧をお願いします!」

「差し戻したはずなのに、修正されずに回覧されている!」

「去年に買った大型設備の稟議書を見せてほしい!」 等々。

 

私も総務担当をしていたころ、

稟議書で何かトラブルや要望事項が発生するたびに、

稟議作成者が総務にきて、その都度、手を取られていました。

結局、総務で稟議書を一元管理しており、

他の誰も触りようがないのですから、総務が動くしかなかったのです。

とにかく、時間がかかり、効率が悪いのです。

 

この10年ほどの間に、

インターネットを使った文書回覧のシステムが、

中小企業にも浸透してきました。

順次回覧し、承認の電子スタンプもある、

いわゆる、ワークフローシステム、というものです。

サイボウズやキントーンなど、

グループウェアを運用している会社なら、

付随して使用可能なシステムです。

 

稟議書がどこで停滞しているのか、

どのようなコメント・意見が記載されたのか、

などが運用する者の間で常時共有できます。

なので、どこで停滞しているのか、など調べる必要がなくなります。

承認が遅れていれば、

メールで知らせて急いでもらうこともできます。

総務担当にすれば、これらのことだけでも大助かりです。

 

実際、運用すればそう難しいものではありません。

慣れるまでの不安だけです。

加えて、紙なら保管という業務も伴います。

年度ごとなど、ファイルに綴じて保管します。

作業も大変ですが、保管場所も必要になります。

当然、廃棄作業もあります。

 

とかく紙の資料は、総務の悩みのタネなのです。

なんの付加価値も伴わないそのような業務を放置することなく、

稟議書はデジタル管理できるように、してほしいのです。

 

(古山喜章)

« 会社を解散します① | トップページ | 会社を解散します② »

コストダウン(労務・IT・他)」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く

(ウェブ上には掲載しません)

« 会社を解散します① | トップページ | 会社を解散します② »

2024年 ご挨拶動画

おすすめブログ

2024年2月
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29    

最近のトラックバック