中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑨

世間ではＡＩ、ＩｏＴの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

管理部門業務⑨　複合機の機能を最大限に活用する

コピー機を置いていない会社は、ほぼないと思います。

それも最近は、そのほとんどが、いわゆる複合機を設置しています。

基本機能は、コピー、スキャン、ファックスです。

加えて今は、通信による保有データの共有、送信、閲覧など、

かなり多岐にわたる機能を備えています。

しかしながら、複合機を十分に使いこなしている、

という中小企業は、まだまだ少ないと思われます。

単純なコピーとスキャンとファックス、

という基本機能しか使っていない、

というケースが多いのです。

使いこなしている会社だと、

「うちは複合機で注文メールやファックスを受けて、

　各担当に自動で振り分けられるようになっています。」

「複合機に集まったデータをクラウド上に保管して、

　外部からもアクセスできるようにしています。」

などということを平気で活用しているのです。

複合機は１台のコンピューター同様なのです。

そのコンピューターに、スタッフのパソコンを繋げて、

データの共有や振り分け、閲覧、検索、

といったことを行っているのです。

で、そこには必ず、

少しばかりデジタル機器に明るい人材がいるのです。

そのようなデジタル人材がいて、

トップもそれなりに理解があるのです。

だからデジタルによる新たな取り組みが、前進するのです。

経営者は自分自身が十分にわからなくても、

「うちは複合機を置いているけれど、

その機能を十分に活用しているのか？

うちで活用できるとしたらどんなことがあるのか？」

と、総務担当に投げかけてほしいのです。

総務担当がわからなくても、

若手人材でわかる者がいる可能性も、大いにあります。

まずは少しでもデジタルに明るい人材を見出し、

社内にある複合機の活用を、考えさせてほしいのです。

（古山喜章）