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2020年1月21日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑪

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑪ 人事考課資料をデジタル化する

 

中小企業においても、最近は何らかの形で

人事考課制度を取り入れています。

制度内容や運用状況に課題はあるものの、

仕組みが存在する、という中小企業は増えたのです。

しかし、その運用で使用する、人事考課シートは、

まだまだ紙を使っている、という会社が多いのです。

 

10数名程度の従業員数ならともかく、

数十名、数百名も従業員がいれば、

紙の人事考課シートは、非効率も甚だしいのです。

 

労務担当はまず、

①人事考課シートを各所属長宛に間違いなく届けること

②期日までに人事考課シートを回収すること

➂回収した人事考課シートを手元で整頓すること

に、かなりの労力を使うことになります。

 

私が労務担当をしていたときでも、従業員は数百名いました。

で、まだその頃はエクセルもメール環境も整わず、

紙の人事考課シートでした。

最初に個人別の名前が入った人事考課シートを作り、

評価者となる上司のもとに、社内便などで送り出します。

間違えるといけないので、ダブルチェックをします。

あるいは、評価期間に異動している社員の場合、

「彼の人事考課は誰がするのか」

ということも、確認しなければいけません。

 

次に回収です。

まず、期日までに全部回収されることはありません。

必ず、提出の遅れる評価者がいます。

で、電話をします。

「人事考課シートが届いていないですけど、出しました?」

「送ったはずだけど。届いていない?おかしいなぁ?」

などと、はぐらかされます。

なかには、シートが行方不明になり、

「もう一度おくってほしい。」という所属長もいます。

 

その後、評価を書いたシートの入った封筒が、労務の手元に届き始めます。

紙の人事考課シートをファイリングしてゆきます。

これがまた、かなり面倒くさいのです。

なにせ、本来の人事考課を進めるまでに、多くの労力がかかるのです。

 

以上のことを、エクセルやワードで人事考課シートを作成し、

メールでやりとりするだけでも、

手間が完全になくなるわけではありませんが、

大きく軽減されます。

メールならまず、紛失や行方不明はありません。

封筒を開けてファイリングする手間も、大幅に軽減されます。

そして、人事考課終了後の保管もラクです。

 

紙の人事考課シートほど、労務担当泣かせの資料はありません。

取り急ぎは、たいそうなシステムを導入する必要はないのです。

人事考課シートの原本は少なくとも、

エクセルやワードで作成しているはずです。

それをメールで送受信し、評価データを入力してもらうだけです。

デジタル化が遅れている中小企業でも、

今ならそれくらいは、できるはずなのです。

 

(古山喜章)

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