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2020年1月 7日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑧

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑧ 契約書は電子保管しておく

 

管理部門の業務に、契約書の保管があります。

雇用契約書は別にしても、

業務委託契約、売買契約、賃貸借契約などなど、

広範囲にわたる契約書を取り扱い、保管することになります。

 

加えて、保管だけではなく、

「〇〇〇との業務委託契約書を見たいんだけど。」

という社内の要望に応じて、必要な契約書を探す場面も、

たびたびあります。

どちらかといえば、これが面倒くさいのです。

 

そんな時には、デジタル保管していると、

検索ですぐに探せるので、とてもラクだし、早いです。

しかし、中小企業の多くはまだ、紙の契約書をそのまま、

クリアファイルなどに入れて保管しているだけです。

そのファイルも、だんだん分厚くなって、

持った瞬間に中身がはちきれそうになっていたりします。

 

契約書そのものが電子化されていれば、事は簡単なのですが、

まだまだ紙の契約書がほとんど、というのが今の実態です。

ならば、その紙の契約書をスキャナーで電子化し、

データ保存をしておくことです。

 

かといって、紙の契約書を捨てるわけではないのですが、

少なくとも、探し出す手間はラクになります。

さらに、クラウドに契約書データを保存して、

権限のある社員に限り、アクセスして閲覧のみできるようにする、

ということも可能です。

そうしておけば、遠隔地にいる者と、契約書の共有化ができるのです。

紙の契約書では、絶対にできないことです。

 

ここまでできれば、管理部門が契約書を探す、

ということは完全になくなります。

必要なのは、最初の電子化と、現契約書の保管のみです。

ただし、事業内容にもよりますが、

各種契約書は、知らない間にどんどんたまってゆきます。

月に2回とか、スキャン化する日を決めておき、

定期的に電子化を進めてゆく、という形で構いません。

紙のままでは、

見たい契約書を探すという付加価値のない作業に、

貴重な時間を費やすことになるだけなのですから。

 

(古山喜章)

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