中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑫

世間ではＡＩ、ＩｏＴの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

管理部門業務⑫　健康診断の業務をシステム化する

管理部門の年中行事で欠かせないのが、

従業員の健康診断です。

少なくとも年１回、

業務内容によっては年２回の受診が必要です。

数百名単位の従業員数になると、

健康診断の受診の案内発信や、受信の有無の確認など、

これがかなりの手間なのです。

工場などで検診バスが停車する事業所は、

特定の日にまとまって検診を済ませれるので、比較的ラクです。

しかし、

部署が点在していると、

それぞれの検診先のクリニックを確認したりします。

で、そのクリニックで検診を受けるよう、案内をだします。

その際、年齢を加味して検診項目にモレがないか、チェックします。

次に、各自がいつどこで受信するのか、確認してゆきます。しかし、

日程を決めても変更要望などがあると、再調整したりします。

最終的に、誰がいつどこで検診をするのか、

エクセルで一覧表を作成したりします。

さらに、検診が遅れている者がいないか確認し、

いれば早期検診の連絡をします。

二次検診が必要な従業員には、その案内もして促します。

健康診断の業務は結構アナログで、面倒な作業なのです。

この健康診断業務についても、スマホアプリ活用で、

管理業務を軽減するシステムなどが、登場しています。

“健康診断　効率改善”などと検索すると、

企業向けの健康診断予約管理システムが出てきます。

例えばこういうものです。

最近多いのは、

従業員が自分のスマホでアプリを通じて予約し、

その状況を総務担当がリアルタイムで掌握できる、

というものです。

つまり、これまで総務担当が行っていた面倒くさい部分を、

システムが代行してくれる、というものです。

システムを使えばその業務にまったく手がかからない、

というわけではありません。

しかし、人手による作業的な部分がなくなり、

その業務が本来持っている、付加価値的な部分に、

担当者は注力することができるのです。

社内の健康診断の実務がどのように行われているのか、

一度確認してほしいのです。

（古山喜章）