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2020年2月 4日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑮

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑮ 各種会議資料の電子化で書庫を減らす

 

ある会社の事務所の書庫を見ると、

経営会議の資料がファイリングされて、

過去の分までズラリと並べて保管されていました。

「これ、見ることあるんですか?」とお聞きしました。

「たまに見ますよ。」

「でも基本、エクセルとワードですよね。」

「そうです。」

「そのデータもあるんですよね。」

「ありますね。」

「だったら、何も紙でファイリングして残さなくても

 いいんじゃないですか。」

「まあそうなんですが、以前からの流れでこうしてます。

 それに、なかにはエクセルやワードじゃない、

コピーした資料もありますので。」

 

でました。

サラリーマン特有の“ああいえばこういう病”です。

とかく何かを変えるのは面倒くさいので、

小さな理由にかこつけて、今のやり方を正当化してしまうのです。

こういう会社はほぼ、トップがアナログです。

自分は紙で見ているので、「紙をやめろ!」と言えないのです。

 

そもそも、エクセルやワードで元データがある資料を、

わざわざ紙で残すこと自体、おかしいのです。

エクセルやワードじゃない資料であっても、

複合機でスキャンすれば、簡単にデータ化できるのです。

それに、

いまどき紙の資料で会議をすること自体、なくしてほしいのです。

 

仮に一部のトップが紙資料であっても、

他の人たちはパソコンで資料を見ればよいのです。

会議資料を出席人数分準備するだけでも、

結構なコストがかかるし、面倒くさいことこの上ないのです。

 

しかもその膨大な紙資料を保管するため、

ファイルを買ってそこへきれいにファイリングし、

書庫に並べてゆくのです。

書庫もその場所も、ファイリングの手間も、データ保管なら不要です。

「置く場所がない!」という会社に限って、

紙資料の保管量が膨大なのです。

 

管理部門におけるコストの垂れ流しは、

探してみれば何かしら必ず見つかるものです。

見ることのないファイルが書庫に並んでいないか、

確認してほしいのです。

 

(古山喜章)

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