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2021年5月14日 (金)

月次決算を10日以内にせよ!④

月次決算は翌月の10日以内にできます、という会社は意外に少ないです。

全体の2~3割、といったところでしょうか。

多いのは、翌月20日から月末までの間、

ひどい場合だと、2ケ月近くかかります、ということもあります。

月末から1ケ月ほど経過して、

前月の業績を見て対策を打っても、遅いのです。

月次決算は正確さよりも、即効性が必要なのです。

 

④請求書が来ません

 

「請求書が来るのが遅いので、仕入れと費用が確定しません。」

というのも、月次決算が遅れる、よくある言い訳です。

「3日までにもらうえるよう、言えばいいじゃないですか?」

と言うと、

「言っても変わらないんです。」などと平気で言います。

で、よく聞いてみると、担当者レベルの会話なのです。

それで1回くらい、やんわり言ったくらいでは簡単に変わりません。

うるさくやいやい言うから、

「あそこはうるさいから、早く処理しないとな。」

となり、ようやく動きが変わるのです。

 

さらに、担当者に言ってダメなら、その上司に言う、

あるいは取締役クラスの方に、

こちらも取締役クラスが依頼する、

あるいは文書で社長あてにお願いする、などするべきなのです。

案件は、

「管理業務の効率化に関するお願い」

ということで十分です。

 

私が以前の勤め先で月次決算業務に携わっていたのは、

今から30年前。

パソコンのウィンドウズさえ存在していなかった時代です。

 

その当時でも、月次決算を6日に確定させるため、

仕入れ業者らには、

「3日中に届くよう、送ってください。

 間に合わないなら、請求書の表紙だけでもファックスで

 送ってください!」と依頼していました。

 

そして、

月初の3日までに、届いていない請求書がないかチェックし、

届くはずのものが届いていなければすぐに電話して、

「まだ届いていないですけどどうなっていますか?」

とプレッシャーをかけていました。

そこまでしてようやく、

3日までに請求書が届くよう、整えていったのです。

 

あれから30年、システム環境はガラッと変わり、

請求書発行業務も大幅に効率化が進んでいます。

月末締めてすぐに請求書を確定して発送することなど、

30年前から比べたら、楽勝の業務になっているのです。

 

なのに請求書が届くのが遅い、

というのは単純に、後回しにされているのです。

請求書の処理業務を担当する者が、

月次決算を早く完成させるため、

本気で動かない限り、状況は何も変わらないのです。

 

月次決算完成のために処理すべき請求書が、

毎月何日にそろっているか、確認してほしいのです。

 

(古山喜章)

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