月次決算を１０日以内にせよ！①

月次決算は翌月の１０日以内にできます、という会社は意外に少ないです。

全体の２～３割、といったところでしょうか。

多いのは、翌月２０日から月末までの間、

ひどい場合だと、２ケ月近くかかります、ということもあります。

月末から１ケ月ほど経過して、

前月の業績を見て対策を打っても、遅いのです。

月次決算は正確さよりも、即効性が必要なのです。

①売上高が確定しません

月次決算には、確定すべき勘定科目の要素がいくつかあります。

そのいずれかの確定が遅れると、月次決算も遅れるのです。

そのひとつめが、「売上高」です。

普通に考えれば、

「売上高なんて、一番確定しやすいんじゃないのか」

と感じるかもしれません。

しかし、医療・介護、建設など、

業界によっては、確定が遅いのです。

例えば医療・介護業界です。

毎月１０日が、保険負担分収入の行政への請求期限日になっています。

ほとんどの施設が、

「１０日の締め切りに間に合えばいい」という感覚で作業をしています。

で、月初に入ってから、前月分の請求処理を一気に進めようとします。

担当者が請求内容や請求漏れの確認を、

現場責任者とやりとりします。

１０日の申請を終えると、

一息ついて、月末まで請求処理がやんわりと進みます。

で、月初に入ると、またエンジンがかかります。

これではいつまでたっても、

売上確定が１０日より早くならないのです。

単純な話し、日々完結すれば、こんなことにはならないのです。

作業を平準化すればよいだけです。

日々が無理でも、２～３日の間には、完了できるはずです。

しかし、処理担当者に改善を要求すると必ず、

「現場責任者からの返事がギリギリで遅いんです！」

と返事がきます。

医療なら医師が、介護なら施設長が、

全社ぐるみで翌月１０日締め切りありきの、請求処理が進んでいるのです。

現場優先で、事務処理なんてあとまわし、の意識が強いのです。

結局、社長の立場にある理事長が、強いトップダウンで

「保険収入の請求処理業務は翌月３日までに終わらせる！」

等と決定し、流れを変えてゆくしかないのです。

そうやってようやく、

「じゃあ、返事の遅い責任者がいれば、

　そのままにせず、ペナルティーを科そう。」などとなり、

できる方法を考え、売上確定日が早まるのです。

あとで修正があっても、多少の金額の違いは問題ないのです。

月次決算が速くできる、

ということを優先して考えてほしいのです。

（古山喜章）