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2022年4月13日 (水)

デジタルツールを活用せよ③

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

 

③情報共有ツールの活用

 

情報共有のデジタルツールを使って複数名でグループを組み、

資料等を共有する、各種情報を共有する、

カレンダーで行動予定を共有する、

といった中小企業も、ようやく増えてきました。

とはいえ、まだまだ社内の一部の人たちが行っている、

というケースが多いです。

 

とりわけコロナ禍で在宅勤務が増えて、

情報共有ツールを活用しはじめました、

というお声をよく聞きます

 

代表的なのは、

SNS系の、ラインワークスやチャットワーク、

グループウェア系なら、サイボウズ、キントーン等です。

ちょっとしたつぶやきのような情報まで、

会話のように情報共有するならSNS系が向いています。

カレンダーや資料・通達などを共有するなら、

グループウェア系が向いています。

 

まずはある程度使いこなせる者同士、

無料のサービスを活用してグループを組んで実践してみる、

ということから始めるのがよいです。

 

私も顧問先の会社のチャットワーク等に参加しています。

ちょっとした質問のやりとりもしやすいし、

見たい資料を簡単に閲覧でき、便利です。

トークにアップしたファイルは期限切れもなく、

さかのぼって閲覧することも可能です。

 

これら情報共有ツールの強味は、

時間と場所を選ばずに活用できる、ということです。

お互い、手すきの時やちょっとした隙間時間で、

情報を見たり発信したりできるのが助かります。

加えて、PCメールでは欠かせない、堅苦しい挨拶文は抜きに、

用件だけをやりとりできるのも、使いやすいところです。

 

このようなツールがなかった時代に比べると、

仕事は確実にスピードアップしています。

しかし、アナログ会社だといまだに、

紙の通達や文書を発行して従業員が回覧する、

要件はほぼ電話でやりとりする、

必要なデータファイルを電話で社員に確認する、

といった、ムダなコストが流れているのです。

 

生産性を向上させ、ムダな労務費を減らしたいのなら、

情報共有ツールをもっと活用してほしいのです。

 

(古山喜章)

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