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2021年1月 8日 (金)

2021年に改めてほしいこと④

継続するコロナ禍のなか、

この2021年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

 

④営業マンを減らす

 

「うちは営業が弱いから売上が伸びない!」

そう思い込んでいる中小企業の経営者が、今も多くおられます。

しかし、よく考えてみてください。

巷で行列ができている店や、入荷まで〇〇ケ月待ち、

などと言われる店舗や会社は、営業力で売れているのではありません。

商品力で売れているのです。

 

優秀な営業マンを採用して人数を増やす!

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などと取り組んだところで、

商品力さえ強ければ、そんなことは無関係に売れるのです。

 

むしろ、営業マンを減らす、最終的にはゼロにする、

ということを描きながら、

「うちの会社に営業マンは本当に必要だろうか?」

というところに立ち戻って考えてほしいのです。

 

そして、どうしても必要というのなら、

どのような役割のために必要なのか、ということです。

もし、受注に関する仲介的な役割であるならば、

そのために効率よく対応できるツールやシステムが、

そろっているかどうかです。

 

在庫を確認したり、納期がいつになるか確認したり、

顧客が気になることを代行的に調べてご案内する、

という程度の役割はあるかもしれません。

しかしそれさえ、顧客をID管理して、

顧客が自分で調べれるシステムを構築すれば、

営業マンでなくても対応できる時代なのです。

 

何かにつけて営業マンが本社に電話で問い合わせたり、

ファックスを多用したり、していないでしょうか。

そのようなアナログな営業スタイルでは、

営業マンの労務コストは減らないのです。

「うちの受発注の主力はファックスです。」

という時点で、アウトなのです。

 

営業マンの採用、給与、教育、旅費、その他経費、

は大きなコストです。

そのコストを減らし、

システム構築と管理にコストを費やす会社が、

業績を伸ばす時代に突入しているのです。

 

「うちはホームページが24時間働く営業マンです。」

という会社がありました。

ホームページを充実させる。

顧客への情報発信を充実させる。

検索されやすいように仕掛けをする。

など、ホームページだけでも、

できる営業活動はまだまだあるはずです。

 

自社の営業活動のスタイルを、

今一度、見直してほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年1月 7日 (木)

2021年に改めてほしいこと③

継続するコロナ禍のなか、

この2021年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

 

③工場内のアナログ作業を減らす

 

中小企業の工場には、まだ何かとアナログ業務が残っています。

例えばこの時期、よく見かけるのが、

工場入り口で検温して、体温を手書きで記録する紙です。

 

概ね、手書きするときのペンは共有です。

記録する際には、記録紙に皆の手があたります。

「うちはそのあとにアルコール消毒をやっています。」

という声もありますが、そもそも手書きをやめれないのか、

ということです。

 

社員カードのバーコードやIDコードを読んで個人識別をし、

サーモグラフィで検温して記録する。

あるいは、顔認証で個人特定して検温、出退勤記録をこなす機器

も出てきています。

参考例はこちら

今後はこの手の機器がどんどん増えてくると予測されます。

乗り遅れないようにしてほしいのです。

 

他にも、工場内の代表的なアナログ業務といえば、

生産日報作成業務や棚卸業務です。

 

前日からの繰り越し在庫数、当日の生産数、当日の在庫数、

を記録する生産日報や、

月末に行う棚卸業務の記録用紙は、

まだまだ紙に記録している、という例が多いのです。

このようなことこそ、

エクセルやシステム活用等、デジタル化に向いている業務です。

各生産ラインにパソコンやタブレットを配置し、

入力できるようにすればよいのです。

で、管理部門とデータ共有できるようにするのです。

 

他にも細かいことですが、

昼食の弁当注文も、手書き用紙をいまだによく見かけます。

総務の担当者は、書き間違いや書きモレに振り回され、

給与からの弁当代控除作業など、

生産性のない業務に追われるのです。

 

弁当注文に関しては、勤怠管理システムを扱う会社の

オプションで対応できるケースが増えています。

顧問先の工場でも、勤怠管理システムの会社に連絡し、

弁当注文に対応する機器に入れ替えてもらいました。

弁当代の控除データも給与計算に反映されます。

必要であればまずは、自社の勤怠管理システムの会社に

聞いてみることです。

 

そもそも勤怠管理システムがアナログです、

というのなら、

そこからデジタル化をスタートすればよいのです。

 

なにせ中小企業の工場は、

まだまだアナログ作業が散らばっています。

それを改善するだけでも、利益改善につながるのです。

工場をお持ちの会社は、

工場内のアナログ作業を一度、確認してほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年1月 6日 (水)

2021年に改めてほしいこと②

継続するコロナ禍のなか、

この2021年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

 

②会議はペーパーレスにする

 

会議の資料そのものは、

エクセルやワード、パワーポイントなど、

デジタルで作成しているはずです。

ならば、その資料を各自がノートパソコンや

タブレットで見れるようにすれば、

紙で印刷する、という煩わしい作業は無くなります。

 

「いやぁ、そうはいってもうちの社長(会長)は厳しいです。」

という声もあろうかと思います。

その1部は紙で印刷するにしても、

他の者は、デジタル対応で可能なはずです。

1人の紙対応のために、全員がそれに合わせる必要はありません。

 

私が参加している経営会議でも、デジタル対応が増えてきました。

近畿のある会社では、会議室が密にならないよう、

参加者が会議室と事務所内に分散して、

リモートを活用した形で会議を行っています。

資料は、クラウド上に各自が保存します。

数名で作成必要な資料は、

数名で書き込み可能な形で保存し、会議時には最新版を閲覧します。

何か関連情報を確認する際は、

インターネットでその場で検索し、画面共有で全員閲覧します。

で、会長の資料のみ、紙で準備しています。

 

会議の資料を紙で準備していると、

追加の資料があったり、修正があったり、

部数が変わったり、まあ何かと手間がかかるのです。

なかには、提出期限を守らない経営幹部もいて、

何度もやんわりと催促することになります。

資料準備をした者にしかわからない、手間と苦労があるのです。

しかし、この手間や苦労も、何のリターンもありません。

単なるコストなのです。

 

今や、そんな手間をかける必要のない環境は整っています。

リモート対応も取り入れておられるはずです。

新たなデジタル環境を存分に活用するかしないかで、

かかるコストが変わってくるのです。

 

余計なコストを削り、営業利益を少しでも増やしたい。

多くの経営者はそう思っているはずです。

ならば、まずは自社の会議の在り方を見直し、

ペーパーレス化を進めてほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年12月23日 (水)

コロナで変わりました②

今年はコロナ禍で大変な一年ではありましたが、

これまで変わらなかったことがようやく

「コロナで変わりました。」

ということもあったのです。

 

②給与明細を紙で配るのはやめました。

 

前回の小口現金同様、給与明細も、

「コロナのおかげでやめました。」と聞いたことのひとつです。

これまで通りの紙に印刷をして配るのはやめて、

各自がスマホを使ってインターネットで明細を見る、

という形に変えた会社があったのです。

 

なにせ、コロナ禍では在宅勤務が定着化し、

職場に全員が出社する、という日がそもそも激減しました。

それに手渡しだと、感染リスクを気にする従業員も現れたのです。

「うちの社員数だと手作業でやったほうが安くつく」

と言っていた経営者が、急な対応に迫られ、

ようやく給与明細をデジタル化したのです。

 

以前から給与明細をデジタル化していた中小企業は、

このことに関しては何も慌てる必要がありませんでした。

結局、多少のコストを理由にアナログ対応のままだった会社が、

バタバタと慌てる格好になったのです。

 

で、デジタル化したら

「データ配信するだけなので、作業がずいぶん楽になりました。

 もう元ヘは戻れませんね。」

などと平気で言うのです。

だから今まで言ってるじゃない、とツッコミたくなるのです。

 

今後、ペーパーレスはますます進化することが予測されます。

会議の場でも、一部の者がリモートで参加する、

ということが当たり前になってきました。

となると、資料は紙でなく、データのほうが断然、

共有しやすいのです。

会議室のテーブルに座る人には紙で準備し、

リモート参加の方には電子データで準備する、

などという対応をしていられないのです。

余計にコスト高になるのです。

 

なかなか進まなかった、中小企業のデジタル化ですが、

コロナ禍において、そうせざるを得ない環境となった今、

一気にデジタル化してしまう、絶好の機会なのです。

 

今なお、給与明細は紙に印刷して配布しています、

という中小企業も多いのです。

そのような古い体質の会社では、これからの時代、

人材の定着はおろか、採用さえできなくなってゆく、

そんな恐れがあるのです。

 

給与明細はデジタル化の第一歩です。

もしもまだなのなら、来年早々にも、

現状の給与システムを扱う会社に連絡し、

「給与明細をデータ配信するにはどうしたらいいか。」と伝え、

その一歩を踏み出していただきたいのです。

 

(古山喜章)

2020年12月22日 (火)

コロナで変わりました①

今年はコロナ禍で大変な一年ではありましたが、

これまで変わらなかったことがようやく

「コロナで変わりました。」

ということもあったのです。

 

①小口現金がなくなりました。

 

小口現金をやめなさい、と言い続けております。

・現金が分散し、ムダに現金が多く必要になる。

・現場・本部で、管理や精算の手間がかかる。

・不正の温床となる。

これらのことが、小口現金をやめてほしい主な理由です。

なにひとつ良いことがないのです。

現金効率が悪いのです。

 

「現場や先代トップの了解がなかなか得られない。」

と愚痴をこぼしていたサービス業の後継者が、

「ようやく小口現金をやめることができました!」

と言ってきました。

「それはよかった!

 どうして今さらできたの?」と聞きました。すると、

「いやぁ、恥ずかしながらコロナのおかげなんですよ。」

「どういうこと?」

「感染リスクを下げるため、現金を触ることを減らしましょう、

 という流れで、やめることができたんです。」

「いわゆる、非接触型に変えましょう、みたいなもんですね。」

「そうなんですよ。」

 

で、必要な時は現場の者が立替え、

支出依頼書を作成して本部へデータ送信する形になったのです。

精算の支払いは、給与支給と同時にします。

現金を触ることも、現場の者が経理のところに精算依頼書を

持参することも、なくなったのです。

「で、どうなりました?」と聞いてみました。

「いつもブログや本で書かれていたとおり、まず、

 現場での買い物が減りました。

 やっぱりみんな、自腹はイヤなんですね。」

「コスト削減になってよかったじゃないですか?

 現場からクレームとか、聞こえてきましたか?」

「このご時世なので、誰も反対しませんでした。

 コロナ前は、そんなことされたら困る!とか、

さんざん文句を言っていましたけどね。」

 

と、ようやく小口現金をやめることができ、

ホッとされていたのです。

不正の心配もなければ、管理コストも減ったのです。

感染リスクも確かに軽減しました。

このように、以前はできなかったけれど、

環境が変わったらできるようになりました、

ということがあるのです。

 

今もまだ、小口現金を扱っている中小企業はあるはずです。

現金効率を改善することが本来の目的ですが、

感染リスクを下げるためにも、

再度、小口現金の廃止にトライしてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年5月20日 (月)

多言語レジが増えてきました。

この最近、

ICO事務所近くのスーパーのレジが刷新されました。

商品のバーコード読み取りはレジ係の従業員がし、

現金やクレジットカードでの会計は、

別の会計専用レジで、客が自分でする流れです。

但し、エディやスイカなどの電子マネーでの支払いなら、

バーコード読み取りのあとに、その場で済ませれます。

 

私は電子マネー派なので、会計専用レジに進むことがありません。

商品コードを読み取ってもらい、その場で会計が終わります。

 

で、他の人がされている、

会計専用レジでの操作を見て驚きました。

中国語の音声が出ているのです。

画面の文字も中国語なのです。

文字と音声で対応する、多言語レジなのです。

中国人らしきお客が、文字と音声ガイドに従い、

日本円をレジに恐る恐る投入していました。

 

他の会計レジを見てみると、

基本画面は日本語で、ほかに、

中国語、韓国語、英語、のボタンがありました。

日本語も含めると、4ケ国語対応です。

S20190428_170634  

確かに事務所周辺は、ビジネス街ではありますが、

インバウンドの外国人が宿泊するホテルも乱立しています。

スーパーマーケットに行っても、

外国人宿泊客が部屋で食べる飲料や食品、持ち帰るおみやげ、

などを買っている風景が日常的になっています。

 

そのような状況だと、

会計がセルフレジだとしても、日本語対応だけでは、

対応しきれません。

操作方法を聞かれるなどして、

レジの実務は余計に混乱してしまいます。

多言語レジなら、操作方法を聞かれても、

多言語のマークを指さしてあげれば、

それだけで本人も多言語対応であることがわかり、

自分で操作を進めているのです。

 

店舗の周辺環境にもよりますが、

この店舗の顧客構成を考えると、多言語レジ導入が最適なのです。

このようなことを言うと、

「多言語レジのような最新機は高い!」とおっしゃる方がおられるます。

しかし、今なら即時償却制度が使えるので、

単年度で一括償却が可能です。

それなりに経常利益が出ているのなら、

節税策としてもうってつけなのです。

 

これはスーパーマーケットの事例ですが、

自分の事業でも活用できる最新機械やソフトウェアがないか、

考え直してほしいのです。

 

(古山喜章)

 

 

2019年5月 2日 (木)

海外旅行もラクになりました。

10連休中に、顧問先の海外拠点を視察すべく、出発しました。

海外へ行くとなると、気になるのが、

携帯電話は使えるように設定する、

インターネットを使えるようにワイファイルーターを手配する、

万一のための保険に加入する、

などです。

 

特に、ネット環境を維持するため、

これまでは空港でワイファイルーターをレンタルしていました。

混んでいたり、思っていた機種がなかったり、

かつては結構面倒くさかったのです。

 

今回は、出発前に自宅に届き、

帰国後に自宅から発送する、「イモトのWi-Fi」を使ってみました。

S20190430_094802

自宅に届くので、やはり便利です。

早めに空港へ行って手続きをする、ということがないだけ、

気が楽です。

不具合があった場合は、24時間電話サポートもあるので、

不安がありません。

 

保険はネット保険だと、5分くらいで完了します。

旅行代理店を通じて、申込書に記載して送るなどするより、

ずっと楽だし、手続きが速いです。

 

携帯電話は特にショップでの手続きがあるわけでもなく、

手元の操作で完了します。

と、なにより、ラインなどのSNSはそのまま使えます。

なので、海外にいても、

日本との距離を感じないほど、ズムーズにやりとりができます。

 

平成に入ったころは、携帯電話もインターネットもなく、

急な連絡をとるには、国際電話やテレックスしかなかったのです。

それが、この30年で、別世界のような変わりようです。

始まったばかりの令和ですが、更なる改元時には、

海外旅行はどのように進化しているのか、

楽しみなのです。

 

(古山喜章)

 

 

2019年3月 5日 (火)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」④

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
中小企業のIT化が進んでいない状況を、
目の当たりにするのです。

④在庫確認に時間がかかります

あるメーカーの営業社員と、
業務改善について話しをしていたときのことです。
「お客様からの注文数に対する、在庫確認に時間がかかります。」
というのです。
「手元のスマホやタブレットで在庫確認できないの?」
「いえいえ、現状は、管理部に電話をして、
要望の商品と数を伝えて、調べてもらいます。
すぐにわかるときもありますが、折り返し連絡をもらう、
と言う場合が多いです。
これがなかなか、やっかいなんですよ。」
在庫確認だけで、双方にとって、時間のロスです。
すぐに在庫確認できれば、商談もスムーズに進みます。

しかも、その会社ではすでに各営業マンがタブレットを
支給されて持ち歩いているのです。
「そのタブレットでできないの?」と聞くと、
「社内の連絡や資料閲覧はできるんですが、
 在庫確認はまだ対応していないんですよ。」

インターネットの普及により、
情報共有は格段にしやすくなりました。
この事例でも、在庫管理のシステムに、外部からでも
アクセスできるようにすれば、それで完了です。
あとは、アクセス権限を、役職に応じて制限するだけです。
なのに、外部から社内情報を確認するのに、
わざわざ電話をしなければならないとなると、
それだけで、ライバルより2歩も3歩も遅れている、
と思ってほしいのです。

外部からの通信に時間がかかっていたのも、
数年前の話しです。
間もなく5Gの超高速通信が始まろうとする今、
4Gでも通信速度はかつてに比べ格段に速くなっています。

現状のシステムで外部からアクセス可能かどうか、
システム会社に確認をし、対応できるようにしてもらえばよいのです。
もし、現状のシステムで外部からのアクセスができないのなら、
それはかなり古いシステムです。
アクセスできるシステムに、
変えることを進めてほしいのです。

どこに居ようとも、在庫や生産数、売上高等の基本数値は、
権限に応じてアクセスできる環境を整えておいてほしいのです。

(古山喜章)

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2019年2月28日 (木)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」➂

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

➂キーボード操作ができない

あるメーカーの部署長と、
生産性向上について話しをしていたときのことです。
「日々の生産実績と労働時間は、エクセルで管理していましたよね。」
「そうです。」
「じゃあその日の終わりには、生産性が出るでしょ。」
「いえ、入力は次の日にしてもらっていますから、
早くても2日後です。」
「えっ、してもらっている、って、自分で入力しないんですか?」
「ITは苦手で、キーボード操作ができないんです。」
「数字の入力だけでしょ!ITとかいうレベルじゃないですよ!」
「いやぁ、どうもキーボードは慣れなくて…。」
と、
まさに「そこからですか?」と言ってしまうことが、
本当にいまだにあるのです。

で、聞いてみました。
「じゃあ携帯電話は何を使っているんですか?」
「スマホを使ってます。」
「えっ?スマホを使っていたら、キーボードの数字入力くらい、
 できるでしょ!」
「スマホとキーボードは、やっぱり違うんですよ。」
と、ここまできたら、苦手というよりも、拒否感が強い、
としか言いようがありません。

「じゃあ現場でスマホやタブレットを使って
入力できるようにしたら、数字入力するんですか?」
「まあ、それであれば、するかもしれませんねぇ。」
と、どこまでも消極的なのです。

現場実務を担うリーダークラスがこのような状態だと、
当然、IT化の進捗は遅くなります。
なので結局、この部署長にもむりやり、
キーボード操作をしてもらうことになりました。
いまだに「慣れません」と言いますが、
「できなかったら今のポジションはムリでしょ!」
と言い聞かせ、させ続けています。

いまどきの実務担当者で、キーボード操作ができなければ、
それだけで生産性を下げる要因です。
しかも、中小企業には現実に、そのような人材が今もいるのです。
少なくとも、中途採用の折には、
パソコンのキーボード操作ができるかどうか、
確認してほしいのです。
工場の社員だから関係ない、などと思うと、
あとでえらい目にあうのです。

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2019年2月26日 (火)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」②

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

②稟議書の回覧人数を減らしなさい

ある会社で、稟議書を電子化して回覧している会社がありました。
それならIT化されていて問題はないのか、
と思うと、問題があるのです。
「回覧人数が10人以上で多すぎて、稟議書が通るまで、
 紙でやっていたときと同じくらい、時間がかかってます。」
と言うのです。
それではなんの意味もありません。
なぜそんなにも回覧に人数が多いのかたずねました。

「本当に決済が必要な人以外にも、
回覧されるように設定しているからです。」
「どうしてそのような人にまで、回覧するんですか?」
「あとで、それは聞いていない、とか、
 そんな稟議が回っているんだったら、
こちらにも情報を入れておいてほしい、
とか言う人が他部門から出てきて、結局、回覧人数が増えたんです。」
「じゃあ、決済というよりも、単なる回覧板じゃないですか?」
「そうなんですよ。でも人数が多いと、どこかで停滞したり、
 文言訂正程度で差し戻す人も増えて、回るのが遅れるんです。」
「稟議書をIT化するのはスピードアップのためなのに、
 本末転倒ですね。」
「そうなんですよ…。」

「じゃあ、ある役職者が承認したら、
他部門の同じ役職者にも自動通知が行くよう、
設定すればいいじゃないですか?」
「そんなことできるんですか?」
「おそらく電子回覧システムなら、その機能がありますよ。
 仮に今はなくても、オプションであるはずですよ。
 オプションでもなければ、
その機能があるシステムに変えたらいいじゃないですか。」
というわけで、10人以上いた回覧者は、半分以下になったのです。

電子回覧の場合、運用面で特に多いのが、この問題です。
どんどん回覧人数が増えて、停滞を起こしてしまう、
というものです。
新たなシステムを導入すると、多くの場合、
何らかの不具合が発生します。
しかし、そのような不具合を回避する仕組みは、
用意されているのです。
それを使えばいいだけのことなのです。
もう一歩、踏み込まないから、
「ITは役にたたない。」
「使いづらい。」
「意味がない。」
と、アナログ人材に切り捨てられてしまうのです。

IT化で不具合があれば、改善のチャンスと見て、
取り組んでほしいのです。

(古山喜章)

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