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2019年5月20日 (月)

多言語レジが増えてきました。

この最近、

ICO事務所近くのスーパーのレジが刷新されました。

商品のバーコード読み取りはレジ係の従業員がし、

現金やクレジットカードでの会計は、

別の会計専用レジで、客が自分でする流れです。

但し、エディやスイカなどの電子マネーでの支払いなら、

バーコード読み取りのあとに、その場で済ませれます。

 

私は電子マネー派なので、会計専用レジに進むことがありません。

商品コードを読み取ってもらい、その場で会計が終わります。

 

で、他の人がされている、

会計専用レジでの操作を見て驚きました。

中国語の音声が出ているのです。

画面の文字も中国語なのです。

文字と音声で対応する、多言語レジなのです。

中国人らしきお客が、文字と音声ガイドに従い、

日本円をレジに恐る恐る投入していました。

 

他の会計レジを見てみると、

基本画面は日本語で、ほかに、

中国語、韓国語、英語、のボタンがありました。

日本語も含めると、4ケ国語対応です。

S20190428_170634  

確かに事務所周辺は、ビジネス街ではありますが、

インバウンドの外国人が宿泊するホテルも乱立しています。

スーパーマーケットに行っても、

外国人宿泊客が部屋で食べる飲料や食品、持ち帰るおみやげ、

などを買っている風景が日常的になっています。

 

そのような状況だと、

会計がセルフレジだとしても、日本語対応だけでは、

対応しきれません。

操作方法を聞かれるなどして、

レジの実務は余計に混乱してしまいます。

多言語レジなら、操作方法を聞かれても、

多言語のマークを指さしてあげれば、

それだけで本人も多言語対応であることがわかり、

自分で操作を進めているのです。

 

店舗の周辺環境にもよりますが、

この店舗の顧客構成を考えると、多言語レジ導入が最適なのです。

このようなことを言うと、

「多言語レジのような最新機は高い!」とおっしゃる方がおられるます。

しかし、今なら即時償却制度が使えるので、

単年度で一括償却が可能です。

それなりに経常利益が出ているのなら、

節税策としてもうってつけなのです。

 

これはスーパーマーケットの事例ですが、

自分の事業でも活用できる最新機械やソフトウェアがないか、

考え直してほしいのです。

 

(古山喜章)

 

 

2019年5月 2日 (木)

海外旅行もラクになりました。

10連休中に、顧問先の海外拠点を視察すべく、出発しました。

海外へ行くとなると、気になるのが、

携帯電話は使えるように設定する、

インターネットを使えるようにワイファイルーターを手配する、

万一のための保険に加入する、

などです。

 

特に、ネット環境を維持するため、

これまでは空港でワイファイルーターをレンタルしていました。

混んでいたり、思っていた機種がなかったり、

かつては結構面倒くさかったのです。

 

今回は、出発前に自宅に届き、

帰国後に自宅から発送する、「イモトのWi-Fi」を使ってみました。

S20190430_094802

自宅に届くので、やはり便利です。

早めに空港へ行って手続きをする、ということがないだけ、

気が楽です。

不具合があった場合は、24時間電話サポートもあるので、

不安がありません。

 

保険はネット保険だと、5分くらいで完了します。

旅行代理店を通じて、申込書に記載して送るなどするより、

ずっと楽だし、手続きが速いです。

 

携帯電話は特にショップでの手続きがあるわけでもなく、

手元の操作で完了します。

と、なにより、ラインなどのSNSはそのまま使えます。

なので、海外にいても、

日本との距離を感じないほど、ズムーズにやりとりができます。

 

平成に入ったころは、携帯電話もインターネットもなく、

急な連絡をとるには、国際電話やテレックスしかなかったのです。

それが、この30年で、別世界のような変わりようです。

始まったばかりの令和ですが、更なる改元時には、

海外旅行はどのように進化しているのか、

楽しみなのです。

 

(古山喜章)

 

 

2019年3月 5日 (火)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」④

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
中小企業のIT化が進んでいない状況を、
目の当たりにするのです。

④在庫確認に時間がかかります

あるメーカーの営業社員と、
業務改善について話しをしていたときのことです。
「お客様からの注文数に対する、在庫確認に時間がかかります。」
というのです。
「手元のスマホやタブレットで在庫確認できないの?」
「いえいえ、現状は、管理部に電話をして、
要望の商品と数を伝えて、調べてもらいます。
すぐにわかるときもありますが、折り返し連絡をもらう、
と言う場合が多いです。
これがなかなか、やっかいなんですよ。」
在庫確認だけで、双方にとって、時間のロスです。
すぐに在庫確認できれば、商談もスムーズに進みます。

しかも、その会社ではすでに各営業マンがタブレットを
支給されて持ち歩いているのです。
「そのタブレットでできないの?」と聞くと、
「社内の連絡や資料閲覧はできるんですが、
 在庫確認はまだ対応していないんですよ。」

インターネットの普及により、
情報共有は格段にしやすくなりました。
この事例でも、在庫管理のシステムに、外部からでも
アクセスできるようにすれば、それで完了です。
あとは、アクセス権限を、役職に応じて制限するだけです。
なのに、外部から社内情報を確認するのに、
わざわざ電話をしなければならないとなると、
それだけで、ライバルより2歩も3歩も遅れている、
と思ってほしいのです。

外部からの通信に時間がかかっていたのも、
数年前の話しです。
間もなく5Gの超高速通信が始まろうとする今、
4Gでも通信速度はかつてに比べ格段に速くなっています。

現状のシステムで外部からアクセス可能かどうか、
システム会社に確認をし、対応できるようにしてもらえばよいのです。
もし、現状のシステムで外部からのアクセスができないのなら、
それはかなり古いシステムです。
アクセスできるシステムに、
変えることを進めてほしいのです。

どこに居ようとも、在庫や生産数、売上高等の基本数値は、
権限に応じてアクセスできる環境を整えておいてほしいのです。

(古山喜章)

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2019年2月28日 (木)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」➂

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

➂キーボード操作ができない

あるメーカーの部署長と、
生産性向上について話しをしていたときのことです。
「日々の生産実績と労働時間は、エクセルで管理していましたよね。」
「そうです。」
「じゃあその日の終わりには、生産性が出るでしょ。」
「いえ、入力は次の日にしてもらっていますから、
早くても2日後です。」
「えっ、してもらっている、って、自分で入力しないんですか?」
「ITは苦手で、キーボード操作ができないんです。」
「数字の入力だけでしょ!ITとかいうレベルじゃないですよ!」
「いやぁ、どうもキーボードは慣れなくて…。」
と、
まさに「そこからですか?」と言ってしまうことが、
本当にいまだにあるのです。

で、聞いてみました。
「じゃあ携帯電話は何を使っているんですか?」
「スマホを使ってます。」
「えっ?スマホを使っていたら、キーボードの数字入力くらい、
 できるでしょ!」
「スマホとキーボードは、やっぱり違うんですよ。」
と、ここまできたら、苦手というよりも、拒否感が強い、
としか言いようがありません。

「じゃあ現場でスマホやタブレットを使って
入力できるようにしたら、数字入力するんですか?」
「まあ、それであれば、するかもしれませんねぇ。」
と、どこまでも消極的なのです。

現場実務を担うリーダークラスがこのような状態だと、
当然、IT化の進捗は遅くなります。
なので結局、この部署長にもむりやり、
キーボード操作をしてもらうことになりました。
いまだに「慣れません」と言いますが、
「できなかったら今のポジションはムリでしょ!」
と言い聞かせ、させ続けています。

いまどきの実務担当者で、キーボード操作ができなければ、
それだけで生産性を下げる要因です。
しかも、中小企業には現実に、そのような人材が今もいるのです。
少なくとも、中途採用の折には、
パソコンのキーボード操作ができるかどうか、
確認してほしいのです。
工場の社員だから関係ない、などと思うと、
あとでえらい目にあうのです。

(古山喜章)

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2019年2月26日 (火)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」②

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

②稟議書の回覧人数を減らしなさい

ある会社で、稟議書を電子化して回覧している会社がありました。
それならIT化されていて問題はないのか、
と思うと、問題があるのです。
「回覧人数が10人以上で多すぎて、稟議書が通るまで、
 紙でやっていたときと同じくらい、時間がかかってます。」
と言うのです。
それではなんの意味もありません。
なぜそんなにも回覧に人数が多いのかたずねました。

「本当に決済が必要な人以外にも、
回覧されるように設定しているからです。」
「どうしてそのような人にまで、回覧するんですか?」
「あとで、それは聞いていない、とか、
 そんな稟議が回っているんだったら、
こちらにも情報を入れておいてほしい、
とか言う人が他部門から出てきて、結局、回覧人数が増えたんです。」
「じゃあ、決済というよりも、単なる回覧板じゃないですか?」
「そうなんですよ。でも人数が多いと、どこかで停滞したり、
 文言訂正程度で差し戻す人も増えて、回るのが遅れるんです。」
「稟議書をIT化するのはスピードアップのためなのに、
 本末転倒ですね。」
「そうなんですよ…。」

「じゃあ、ある役職者が承認したら、
他部門の同じ役職者にも自動通知が行くよう、
設定すればいいじゃないですか?」
「そんなことできるんですか?」
「おそらく電子回覧システムなら、その機能がありますよ。
 仮に今はなくても、オプションであるはずですよ。
 オプションでもなければ、
その機能があるシステムに変えたらいいじゃないですか。」
というわけで、10人以上いた回覧者は、半分以下になったのです。

電子回覧の場合、運用面で特に多いのが、この問題です。
どんどん回覧人数が増えて、停滞を起こしてしまう、
というものです。
新たなシステムを導入すると、多くの場合、
何らかの不具合が発生します。
しかし、そのような不具合を回避する仕組みは、
用意されているのです。
それを使えばいいだけのことなのです。
もう一歩、踏み込まないから、
「ITは役にたたない。」
「使いづらい。」
「意味がない。」
と、アナログ人材に切り捨てられてしまうのです。

IT化で不具合があれば、改善のチャンスと見て、
取り組んでほしいのです。

(古山喜章)

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2019年2月25日 (月)

中小企業のIT化「えっ、そこからですか?」①

訪問先で実務の打ち合わせをしていると、
「えっ、そこからですか?」
と言いたくなるくらい、
IT化が進んでいない状況を、目の当たりにするのです。

①インターネットでエクセルファイルを共有する

西日本に本社があるメーカー会社で、
関東工場でのデータ管理の話しになりました。
「関東工場の生産計画と仕入計画がさっぱりわからないんですよ。」
だからロスの先行管理ができない、と言うのです。
で、その計画はどのように作成しているか聞くと、
エクセルファイルで作成されているのです。

「エクセルなら、
インターネットを使って共有できる、ファイルの保管庫を作れば、
関東工場の計画をすぐ見れますよね?」
「うちは、そういうのが進んでいないんです・・・。」
「ファイル共有なら、
多いのはドロップボックスか、エバーノートを使うんですよ。」
「でもそいういうのは、最初に何か契約しないといけないとか、
 ややこしいんじゃないでしょうか?」
「契約なんていらないし、
関東とのエクセルファイルの共有程度なら、無料でできますよ。」
「えっ、そうなんですか?
 じゃあその会社は何で儲かるんですか?」
「保管容量が大きくなったり、オプション機能を追加したら、
 費用が発生する仕組みです。
 今この場でもすぐに使えるようにできるから、やりましょうか?」

ということで、早速に、
ドロップボックスをその担当者のパソコンにダウンロードしました。
で、メールアドレスとパスワードを登録しました。
これでいわば、本人のIDが登録されたのです。
あとは、会社のパソコンだろうと、家のパソコンだろうと、
インターネットに接続してIDを入力すれば、
いつでも仕事のデータがその場で見ることができます。
「こんな便利なものがあるんですか!」
「10年以上前からありますよ!
 うちは10年遅れているんですよ!」

で、関東工場の担当にも同じくドロップボックスの
ダウンロードとID登録をしてもらいました。
あとは、共有したいファイルを入れる保管庫を選んで、
関東工場の担当者に、共有するためのメールを送信するだけです。

この手のことに関しては、
社内に知っている者がいるかいないかで、IT化の進行が大きく異なります。
また、社内のどこかに知っている者がいても、
必要とする部署にいなければ、使いこなせません。
「ほら、これでもうファイル共有ができましたよ。」
「ほんとにお金かからないんですか?」
「かかりませんよ!」
と、どこまでもなぜ無料なのかが、気になるようだったのです。

(古山喜章)

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2018年8月23日 (木)

人海戦術を失くせ!➂

もはや平成も終わろうとしています。
なのに、中小企業の実務の実態を拝見すると、
いまだに昭和の人海戦術がそのまま残っていたりします。
インターネットやシステム活用が当たり前の今、
人海戦術で労務費を垂れ流していては、生き残れないのです。

➂月次の恒例行事化された人海戦術を減らせ

先日ある会社で、
「うちもようやく給与明細をメールで送信するようになりました。」
とお聞きしました。
「えっ!まだ手作業でやってたんですか!」
と言ってしまいました。
その会社は多店舗展開する飲食店です。

その場合、
紙の給与明細を本人に届けること自体が大変です。
「その人はもう辞めました。」
「正式異動はまだ先ですが、すでに勤務地が変わってます。」
「いつまでも本人が取りに来ない明細を、どうしたらいいですか?」
等々、店舗からさまざまな問合せがあります。
その都度、明細を届けることのためだけに、労力がかかるのです。
何の付加価値にも繋がりません。手間がかかるだけです。
私もかつて、労務担当をしている時に、さんざん苦労しました。

それに、紙の給与明細の場合、
まるで月次の恒例行事のように、明細発送の準備作業があります。
総務も人事も数名がかりで、
明細の中に連絡事項の紙を入れて封をしたり、
店別・部署別に、配送の仕分け作業に取り掛かります。
メールで送信すれば、このような作業コストは不要です。

このような、付加価値を伴わない恒例行事は、
給与明細だけではありません。
一か月の納品明細を束ねての請求書の発行・発送業務、
毎月末の棚卸業務、
など、中小企業には、人海戦術がまだまだ残っています。

請求書など、紙でもらっても保管が大変です。
電子データでメールをもらうほうが、受ける側はありがたいです。
棚卸業務も、棚卸表に数を手書きで記入して、
そのあとでエクセルに入力したりしています。二度手間です。
バーコードで読み取り、
そのままデータでエクセルに反映されるようにシステム化すれば、
そのほうがずっと楽です。
月次決算の短縮にもつながります。

自分の会社で恒例行事化された人海戦術が残っていないか、
もう一度見直してほしいのです。

(古山喜章)

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2018年8月21日 (火)

人海戦術を失くせ!②

もはや平成も終わろうとしています。
なのに、中小企業の実務の実態を拝見すると、
いまだに昭和の人海戦術がそのまま残っていたりします。
インターネットやシステム活用が当たり前の今、
人海戦術で労務費を垂れ流していては、生き残れないのです。

②小売り・飲食店の会計業務を減らせ!

小売店・飲食店は、人出不足が加速しています。
ただそれは、いまどき人がやらなくてよい業務までも、
人海戦術に頼りっぱなしになっているから、
というケースも往々にしてあるのです。
中小企業は特にまだ、その傾向が強いです。

今から4年前、このICO経営道場で、
パン屋の会計を、画像認識で時間短縮を図れる、
という事例を紹介しました。
こちらの記事です。

その当時は、実験段階でしたが、この最近、
その実例を目にする機会がありました。
サービスエリア内(宝塚北)のパン店です。
パンをトレーにのせて、カメラの下に置くと、
画像認識されて会計金額が表示されます。
こんな感じです。一瞬にして、画面に表示されました。
Pan_reji

パン屋はアイテムが多く、商品と名前を覚えるだけでも、
その修得に時間がかかります。
レジを打つ人と、パンを個別にビニール袋へ入れる人、
という分業制の2名体制さえ、見かけるくらいです。
それだけ、人海戦術がはびこっていました。

しかしこのシステムなら、会計初心者でも、
会計に時間がかかる、ということはありません。
無人ではありませんが、会計時間を短縮できます。
お客にとっても、待ち時間のストレスが減ります。

このシステムを開発したのは、兵庫県西脇市の会社です。
こう言っては何ですが、田舎の会社です。
それがまた、驚きなのです。
実用時のユーチューブ動画はこちら

当初は会計の無人化を目指したそうです。
しかし完全に無人にはせず、画像認識に不具合があれば人が修正する、
ということで割り切ったシステムにされたのです。なぜなら、
画像認識には、バーコード認識ほどの正確性がないから、だそうです。
しかし、人が画像認識の手助けをすることで、
システムの学習能力を高めることができる、
とのことから、ヒト介在型のシステムとして、磨かれたのです。
それでも、会計時間の短縮には、大いに貢献できているのです。

現在は、パンができるのなら、
画像認識で惣菜やケーキもできるのでは、
と開発に力を注いでおられます。
私自身、更なる進化を楽しみにしている、システムなのです。

(古山喜章)

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2018年8月16日 (木)

人海戦術を失くせ!①

もはや平成も終わろうとしています。
なのに、中小企業の実務の実態を拝見すると、
いまだに昭和の人海戦術がそのまま残っていたりします。
インターネットやシステム活用が当たり前の今、
人海戦術で労務費を垂れ流していては、生き残れないのです。

①受発注はファックスです。

今や、インターネットで発注するのは、当たり前の時代です。
身近なところでは、アマゾンでの書籍、
JRの新幹線チケット、予約サイトでの宿泊予約など。
20年前はまだ、店舗や窓口・電話など、アナログが主流でした。
これらの受発注という業務は、この20年で一変したのです。
それだけ、受発注に関わる労務コストは、削減されたのです。

なのに、
「うちはまだ、受発注が全部ファックスなんです。」
という中小企業、しかもメーカーに、お目にかかることがあるのです。
「えっ!うそでしょ!」と言いたくなるのです。
で、思わず聞いてしまいます。
「まさか、『ファックス流しましたけど、届きましたか?』
 みたいなやりとり、いまだにあるんですか?」
「あります。全部そのやりとりです。」
まさに、びっくりなのです。
商取引レベルでそのようなやりとりは、
もはや絶滅したと思っていました。

結局、その会社では、社長をはじめ幹部クラスに、
システム化を推進する人材がいなかったのです。
アナログ人間ばかりだったのです。
しかし、今やそんなことは言っておれません。
かつてはそれでも、利益が程々に出ていたのです。
だから危機感が高まらず、進まなかったのです。

そのような会社でも、
社内を探せばシステム推進人材がいるものです。
「いまどきファックスなんて。」と思って仕事をしている、
若手社員はいるのです。
探さないから、誰も声を上げないだけなのです。
先の中小企業でも、営業社員に、システム人材が見つかったのです。
そしてようやく、受発注システムの開発に取り組んだのです。

複雑すぎてシステムでは無理、などという受発注業務はありません。
システム業者に依頼し、
インターネット上に受発注システムを構築して、
顧客にはIDとパスワードを発行する。
基本、この流れでできるのです。
受注データをシステム化できれば、そのデータを転用して、
生産管理や物流に転用します。
月間・年間等の、各種データ分析も簡単にできます。
というか、今時それくらいは、やっていて当然なのです。

この記事を読んでいてドキッとしている会社は、
今すぐにでも、システム化を進めてほしいのです。
システム化はお金がかかる、と思っている今日も、
受発注の人海戦術で、稼いだお金が流出しているのです。

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2018年8月 9日 (木)

クラウド活用は災害時のリスクヘッジにもなります

未曽有の地震や大雨など、
「この地域ではこれまでそんなことはなかったから大丈夫」
などと言っておれない時代になってきました。

その度にお聞きするのが、
「データの入ったパソコンが流されてしまいました。」
「帳簿や資料が消えました。」
などという、情報消失です。
無理もありません。
災害時には、自らの生命を守ることでせいいっぱいなのです。

しかし一方で、次のような声もお聞きします。
「紙の資料は流されましたけど、
 元データはクラウド上に保管しているので、助かりました。」
つまり、
事務所のパソコンだけにデータ保存されているのではなく、
クラウド上に保存されているので、
他のパソコンやタブレットからインターネットでアクセス
することで、すぐに復旧できました、というわけです。

確かに、この利点は大いにあるのです。
災害時以外でも、この利点は役立ちます。
例えばパソコンを新機種に変えた、などというときです。
クラウド保存していれば、新機種からアクセスするだけで、
切り替えが完了します。
これはかなり、楽なのです。

今回の大雨災害でも、
「長年の顧客リストがパソコンに入っていたのに、
 すべて流されました。」
と悲嘆にくれる経営者を、報道で見ました。
クラウド上に保存されていれば、そんなことはなかったのです。
ファイルを保存するだけなら、
グーグルやドロップボックスを使えば、基本、無料です。

「クラウドのサーバーが災害にあったらどうなるんですか?」
とおっしゃる方がいます。
彼らはサーバーを数か所に点在させてデータを共有しています。
ある地域で災害が発生しても、問題ないのです。
そんなことくらい、彼らは想定済みなのです。

「漏れませんか?」「流出しませんか?」
とおっしゃる方も、いまだにおられます。
少なくとも、クラウドデータを盗むことは、
中小企業の事務所からデータを盗み出すよりも、はるかに難しいです。
今や、アメリカCIAでさえ、
アマゾンのクラウドデータベースを活用しているのです。
中小企業の経営者が心配するようなしろものでは、
すでになくなっているのです。

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