グーグルさまさまでした。

先日、自分としては珍しく、

スマートフォンを新幹線に忘れる、ということがありました。

東京駅で下車し、１０分後に気づいたものの、

忘れ物センターにはまだ届いておらず、

３時間後でも届かず、どこにあるのかわからない、

という状況になりました。

ネットで忘れ物登録をしても、

残念ながらみつかりません、の返信のみ。

ちょっと焦りました。

普段はスマホでタッチして改札を出るので、

その時点でスマホがなくても気づきます。

しかし、その日に限って紙の切符を使っていました。

その分、気づくのが遅れたのです。

忘れたスマホが東京駅で確保されていない以上、

他のどこかにある、ということになります。

ＪＲ東日本に尋ねると、東日本の管轄、西日本の管轄、

または誰かが警察に届ければ警察の管轄にある、

など、いろいろ可能性が考えられます、

とのことで、ますます不安になってきました。

翌朝になり、何か方法がないものか、と考えていると、

グーグルのスマホ位置情報をオンにしていることに気づきました。

すぐに、手元のパソコンを使いグーグルで調べました。

グーグルに「スマートフォンを探す」というサイトがあり、

そこで調べました。ありました！

私のグーグルアカウントに登録しているスマホを選択し、検索すると、

グーグルマップが現れ、静岡県の三島にあることが判明したのです。

ここはどこなのか、地図を拡大すると、

ＪＲ三島駅の車両基地でした。

私が乗った新幹線は、そのまま三島車両基地に移動し、

待機していたのです。

再度ＪＲ東日本忘れ物センターに家族のスマホで電話し、

「グーグルの位置情報では三島の車両基地にあります！」

と伝えると、すぐに三島駅に連絡してくれました。

しばらくして返事の連絡があり、

「確かにありました。三島駅の駅員室にて確保しています。

　三島駅からの連絡をお待ちください。」となりました。

三島駅から家族のスマホに電話が入り、駅員の方に

「駅まで取りに行くから置いといてください！」

と伝え、無事に手元に戻りました。

結局、１日足らずで手元に戻り、仕事にも支障なく、事なきを得ました。

とりあえず、スマホのあり場所がわかり、まったく移動していない、

ということを随時確認できるだけで、かなり安心できました。

それに、「スマートフォンを探す」のサイトから、

遠隔でスマホ利用のロックをかけることができます。

加えて、

『○○○○のスマホです。見つけたかたはこの番号に連絡ください。』

というメッセージを表示させることも、遠隔でできます。

で、スマホが手元に戻ったら、

本人が指紋認証すると、ロックもメッセージも解除されます。

こういうことがあると、

グーグルさまさまだな、と実感してしまうのです。

位置情報をオンにしておくことが、大いに役立ったのです。

ＪＲ任せにしていたら、数日かかっていたかもしれないのを、

１日足らずで解決できたのですから。

やはり、デジタルの力は強いな、と思わずにいられないのです。

（古山喜章）

デジタルツールを活用せよ⑤

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

⑤タブレット型端末の活用

アップルのアイパッド登場後、

タブレット端末が様々なシーンで使われるようになりました。

巷でよく見かけるのは、コンビニやスーパーです。

在庫確認＆発注のため、

店員が端末をもって各棚の商品チェックをしている風景を、

よく見かけます。

紙に手書きすることなく、初期データをダイレクトに活かせます。

手書き工程を減らせる分、労務コストを削減できます。

居酒屋、ファミレス、回転ずしなどの注文端末もそうです。

スタッフがオーダーを伺う必要がなく、

その分の労務コストを削ることができています。

各店舗のレジにも、タブレット端末が浸透してきました。

大型レジに比べて導入コストもランニングコストも低く、

各種データやそのグラフを、ネットを通じて、

ほぼリアルタイムで閲覧できます。

経営陣は遠隔地にいて、各店舗の業績をすぐに確認できるように

なりました。

要は、自分の会社ではそのようなタブレット端末を、

有効活用できる場面はないだろうか、と考えてほしいのです。

あるメーカーで言いました。

「工場内の各ラインにタブレット端末を置いて、

　棚卸の入力や、生産計画と実績の確認とかに、

　使えばいいじゃないですか。」

すると、

「いやぁ、あれは工場内の隅々までWi-Fiの無線が飛んでいないと、

　ダメなんですよ。」

「じゃあ、飛ぶように無線環境を整えたらいいじゃないですか？」

「それが結構、お金がかかります。」

と言うのです。とにかく、

「お金がかかるのでもうしばらく様子をみて…。」

という発想が、この例だけでなく、あちらこちらで出てくるのです。

現状は、人海戦術で行っており、そのほうがお金はかかっています。

それが今後も続くのです。それに気づかないのです。

お金の使いどころをわかっていない経営者が、

まだまだ多いのです。

コスト削減に繋がるデジタル技術もツールもあるのに、

それを十分に活かせていない。それが多くの中小企業の現実です。

原料費、運賃、光熱費、労務費が軒並み上昇する中で、

デジタルツールの活用は必須です。

遅れている会社は、そのツケをどんどん先延ばししているのです。

今一度、

社内の業務でデジタルツールを活用できる場面がないか、

確認し、行動を起こしていただきたいのです。

（古山喜章）

デジタルツールを活用せよ④

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

④グーグルグラスで育成コストをカット

まだ、ごく一部の企業でしか導入されていませんが、

今後、大いに期待できるツールのひとつが、グーグルグラスです。

デジタル機能が満載の、メガネと思えばよいです。

例えば、

そのメガネをかけると、レンズ内のモニターに動画や情報が現れ、

それを見ながら仕事をすると、ムダのない作業ができる。

また、

ビデオカメラ機能があるので、遠隔地の者と目の前の状況を共有できる。

マイク機能があるので、コードレスイヤフォンと連携して、

遠隔地の者と対話が可能。

個人向けは販売しておらず、法人販売のみです。

ＮＴＴが窓口となって販売しています。

２０２１年８月にバージョンアップ版が発売され、

そのときのキャンペーン価格が、１個９８０００円でした。

なので、１個１０万円くらいと考えればいいでしょう。

１回の充電で、８時間稼働とのことです。

・作業者の視界にマニュアルを表示でき、育成コストが削減できる

・現場の状況を熟練者が沿革で共有して、指示を出せる

・配送センターでのピッキング時に、

場所の指示や商品チェックを、視界のモニターでできる

等々、人手不足の時代に活用できる機能がたくさんあるのです。

実際に、

グーグルグラスを使用している中小企業の方に聞きました。

半導体関連のメーカーです。

レンズ内の視界に、

作業手順がわかる動画やマニュアルを見れるようにしています。

「これまで熟練社員がついて指導していましたが、

　それがほとんど必要なくなりました！

　それに、これまでは教える熟練社員によって、

　バラツキがあったりしましたが、それもなくなりました。

　教え方が標準化されました。」

とのことなのです。

グーグルグラスを運用するには、

工場内のＷｉ-Ｆｉ無線環境をすみずみまで整えるなど、

デジタル環境を整備する必要があります。

しかし、これからの時代において、

デジタル環境を社内に整備できる会社とできない会社では、

雲泥の差がついてきます。

グーグルグラスだけでなく、ＩｏＴを活用するにも、

デジタル環境は欠かせないからです。

デジタル・通信技術を活用するには、

社内でそのような人材を抱える必要はありません。

フリーランスや期間限定の契約で採用し、

してほしいことをしてもらえばよいのです。

自社でデジタル人材を抱えても、

技術の進化に常に対応できる人はわずかです。

それなら、一時的にできる人を採用すればよいのです。

２１世紀における生産性向上の基本は、

デジタル環境を整えることです。

未整備の会社は今後、どのように進めてゆくのか、

早く検討してほしいのです。

（古山喜章）

デジタルツールを活用せよ③

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

③情報共有ツールの活用

情報共有のデジタルツールを使って複数名でグループを組み、

資料等を共有する、各種情報を共有する、

カレンダーで行動予定を共有する、

といった中小企業も、ようやく増えてきました。

とはいえ、まだまだ社内の一部の人たちが行っている、

というケースが多いです。

とりわけコロナ禍で在宅勤務が増えて、

情報共有ツールを活用しはじめました、

というお声をよく聞きます

代表的なのは、

SNS系の、ラインワークスやチャットワーク、

グループウェア系なら、サイボウズ、キントーン等です。

ちょっとしたつぶやきのような情報まで、

会話のように情報共有するならSNS系が向いています。

カレンダーや資料・通達などを共有するなら、

グループウェア系が向いています。

まずはある程度使いこなせる者同士、

無料のサービスを活用してグループを組んで実践してみる、

ということから始めるのがよいです。

私も顧問先の会社のチャットワーク等に参加しています。

ちょっとした質問のやりとりもしやすいし、

見たい資料を簡単に閲覧でき、便利です。

トークにアップしたファイルは期限切れもなく、

さかのぼって閲覧することも可能です。

これら情報共有ツールの強味は、

時間と場所を選ばずに活用できる、ということです。

お互い、手すきの時やちょっとした隙間時間で、

情報を見たり発信したりできるのが助かります。

加えて、ＰＣメールでは欠かせない、堅苦しい挨拶文は抜きに、

用件だけをやりとりできるのも、使いやすいところです。

このようなツールがなかった時代に比べると、

仕事は確実にスピードアップしています。

しかし、アナログ会社だといまだに、

紙の通達や文書を発行して従業員が回覧する、

要件はほぼ電話でやりとりする、

必要なデータファイルを電話で社員に確認する、

といった、ムダなコストが流れているのです。

生産性を向上させ、ムダな労務費を減らしたいのなら、

情報共有ツールをもっと活用してほしいのです。

（古山喜章）

２０２１年に改めてほしいこと④

継続するコロナ禍のなか、

この２０２１年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

④営業マンを減らす

「うちは営業が弱いから売上が伸びない！」

そう思い込んでいる中小企業の経営者が、今も多くおられます。

しかし、よく考えてみてください。

巷で行列ができている店や、入荷まで〇〇ケ月待ち、

などと言われる店舗や会社は、営業力で売れているのではありません。

商品力で売れているのです。

優秀な営業マンを採用して人数を増やす！

商品知識の教育をする！

セールストークのセミナーに行かせる！

などと取り組んだところで、

商品力さえ強ければ、そんなことは無関係に売れるのです。

むしろ、営業マンを減らす、最終的にはゼロにする、

ということを描きながら、

「うちの会社に営業マンは本当に必要だろうか？」

というところに立ち戻って考えてほしいのです。

そして、どうしても必要というのなら、

どのような役割のために必要なのか、ということです。

もし、受注に関する仲介的な役割であるならば、

そのために効率よく対応できるツールやシステムが、

そろっているかどうかです。

在庫を確認したり、納期がいつになるか確認したり、

顧客が気になることを代行的に調べてご案内する、

という程度の役割はあるかもしれません。

しかしそれさえ、顧客をＩＤ管理して、

顧客が自分で調べれるシステムを構築すれば、

営業マンでなくても対応できる時代なのです。

何かにつけて営業マンが本社に電話で問い合わせたり、

ファックスを多用したり、していないでしょうか。

そのようなアナログな営業スタイルでは、

営業マンの労務コストは減らないのです。

「うちの受発注の主力はファックスです。」

という時点で、アウトなのです。

営業マンの採用、給与、教育、旅費、その他経費、

は大きなコストです。

そのコストを減らし、

システム構築と管理にコストを費やす会社が、

業績を伸ばす時代に突入しているのです。

「うちはホームページが２４時間働く営業マンです。」

という会社がありました。

ホームページを充実させる。

顧客への情報発信を充実させる。

検索されやすいように仕掛けをする。

など、ホームページだけでも、

できる営業活動はまだまだあるはずです。

自社の営業活動のスタイルを、

今一度、見直してほしいのです。

（古山喜章）

２０２１年に改めてほしいこと③

継続するコロナ禍のなか、

この２０２１年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

③工場内のアナログ作業を減らす

中小企業の工場には、まだ何かとアナログ業務が残っています。

例えばこの時期、よく見かけるのが、

工場入り口で検温して、体温を手書きで記録する紙です。

概ね、手書きするときのペンは共有です。

記録する際には、記録紙に皆の手があたります。

「うちはそのあとにアルコール消毒をやっています。」

という声もありますが、そもそも手書きをやめれないのか、

ということです。

社員カードのバーコードやＩＤコードを読んで個人識別をし、

サーモグラフィで検温して記録する。

あるいは、顔認証で個人特定して検温、出退勤記録をこなす機器

も出てきています。

参考例はこちら。

今後はこの手の機器がどんどん増えてくると予測されます。

乗り遅れないようにしてほしいのです。

他にも、工場内の代表的なアナログ業務といえば、

生産日報作成業務や棚卸業務です。

前日からの繰り越し在庫数、当日の生産数、当日の在庫数、

を記録する生産日報や、

月末に行う棚卸業務の記録用紙は、

まだまだ紙に記録している、という例が多いのです。

このようなことこそ、

エクセルやシステム活用等、デジタル化に向いている業務です。

各生産ラインにパソコンやタブレットを配置し、

入力できるようにすればよいのです。

で、管理部門とデータ共有できるようにするのです。

他にも細かいことですが、

昼食の弁当注文も、手書き用紙をいまだによく見かけます。

総務の担当者は、書き間違いや書きモレに振り回され、

給与からの弁当代控除作業など、

生産性のない業務に追われるのです。

弁当注文に関しては、勤怠管理システムを扱う会社の

オプションで対応できるケースが増えています。

顧問先の工場でも、勤怠管理システムの会社に連絡し、

弁当注文に対応する機器に入れ替えてもらいました。

弁当代の控除データも給与計算に反映されます。

必要であればまずは、自社の勤怠管理システムの会社に

聞いてみることです。

そもそも勤怠管理システムがアナログです、

というのなら、

そこからデジタル化をスタートすればよいのです。

なにせ中小企業の工場は、

まだまだアナログ作業が散らばっています。

それを改善するだけでも、利益改善につながるのです。

工場をお持ちの会社は、

工場内のアナログ作業を一度、確認してほしいのです。

（古山喜章）

２０２１年に改めてほしいこと②

継続するコロナ禍のなか、

この２０２１年にぜひとも改めてほしいことを、

年初に書かせていただきます。

②会議はペーパーレスにする

会議の資料そのものは、

エクセルやワード、パワーポイントなど、

デジタルで作成しているはずです。

ならば、その資料を各自がノートパソコンや

タブレットで見れるようにすれば、

紙で印刷する、という煩わしい作業は無くなります。

「いやぁ、そうはいってもうちの社長（会長）は厳しいです。」

という声もあろうかと思います。

その１部は紙で印刷するにしても、

他の者は、デジタル対応で可能なはずです。

１人の紙対応のために、全員がそれに合わせる必要はありません。

私が参加している経営会議でも、デジタル対応が増えてきました。

近畿のある会社では、会議室が密にならないよう、

参加者が会議室と事務所内に分散して、

リモートを活用した形で会議を行っています。

資料は、クラウド上に各自が保存します。

数名で作成必要な資料は、

数名で書き込み可能な形で保存し、会議時には最新版を閲覧します。

何か関連情報を確認する際は、

インターネットでその場で検索し、画面共有で全員閲覧します。

で、会長の資料のみ、紙で準備しています。

会議の資料を紙で準備していると、

追加の資料があったり、修正があったり、

部数が変わったり、まあ何かと手間がかかるのです。

なかには、提出期限を守らない経営幹部もいて、

何度もやんわりと催促することになります。

資料準備をした者にしかわからない、手間と苦労があるのです。

しかし、この手間や苦労も、何のリターンもありません。

単なるコストなのです。

今や、そんな手間をかける必要のない環境は整っています。

リモート対応も取り入れておられるはずです。

新たなデジタル環境を存分に活用するかしないかで、

かかるコストが変わってくるのです。

余計なコストを削り、営業利益を少しでも増やしたい。

多くの経営者はそう思っているはずです。

ならば、まずは自社の会議の在り方を見直し、

ペーパーレス化を進めてほしいのです。

（古山喜章）

コロナで変わりました②

今年はコロナ禍で大変な一年ではありましたが、

これまで変わらなかったことがようやく

「コロナで変わりました。」

ということもあったのです。

②給与明細を紙で配るのはやめました。

前回の小口現金同様、給与明細も、

「コロナのおかげでやめました。」と聞いたことのひとつです。

これまで通りの紙に印刷をして配るのはやめて、

各自がスマホを使ってインターネットで明細を見る、

という形に変えた会社があったのです。

なにせ、コロナ禍では在宅勤務が定着化し、

職場に全員が出社する、という日がそもそも激減しました。

それに手渡しだと、感染リスクを気にする従業員も現れたのです。

「うちの社員数だと手作業でやったほうが安くつく」

と言っていた経営者が、急な対応に迫られ、

ようやく給与明細をデジタル化したのです。

以前から給与明細をデジタル化していた中小企業は、

このことに関しては何も慌てる必要がありませんでした。

結局、多少のコストを理由にアナログ対応のままだった会社が、

バタバタと慌てる格好になったのです。

で、デジタル化したら

「データ配信するだけなので、作業がずいぶん楽になりました。

　もう元ヘは戻れませんね。」

などと平気で言うのです。

だから今まで言ってるじゃない、とツッコミたくなるのです。

今後、ペーパーレスはますます進化することが予測されます。

会議の場でも、一部の者がリモートで参加する、

ということが当たり前になってきました。

となると、資料は紙でなく、データのほうが断然、

共有しやすいのです。

会議室のテーブルに座る人には紙で準備し、

リモート参加の方には電子データで準備する、

などという対応をしていられないのです。

余計にコスト高になるのです。

なかなか進まなかった、中小企業のデジタル化ですが、

コロナ禍において、そうせざるを得ない環境となった今、

一気にデジタル化してしまう、絶好の機会なのです。

今なお、給与明細は紙に印刷して配布しています、

という中小企業も多いのです。

そのような古い体質の会社では、これからの時代、

人材の定着はおろか、採用さえできなくなってゆく、

そんな恐れがあるのです。

給与明細はデジタル化の第一歩です。

もしもまだなのなら、来年早々にも、

現状の給与システムを扱う会社に連絡し、

「給与明細をデータ配信するにはどうしたらいいか。」と伝え、

その一歩を踏み出していただきたいのです。

（古山喜章）

コロナで変わりました①

今年はコロナ禍で大変な一年ではありましたが、

これまで変わらなかったことがようやく

「コロナで変わりました。」

ということもあったのです。

①小口現金がなくなりました。

小口現金をやめなさい、と言い続けております。

・現金が分散し、ムダに現金が多く必要になる。

・現場・本部で、管理や精算の手間がかかる。

・不正の温床となる。

これらのことが、小口現金をやめてほしい主な理由です。

なにひとつ良いことがないのです。

現金効率が悪いのです。

「現場や先代トップの了解がなかなか得られない。」

と愚痴をこぼしていたサービス業の後継者が、

「ようやく小口現金をやめることができました！」

と言ってきました。

「それはよかった！

　どうして今さらできたの？」と聞きました。すると、

「いやぁ、恥ずかしながらコロナのおかげなんですよ。」

「どういうこと？」

「感染リスクを下げるため、現金を触ることを減らしましょう、

　という流れで、やめることができたんです。」

「いわゆる、非接触型に変えましょう、みたいなもんですね。」

「そうなんですよ。」

で、必要な時は現場の者が立替え、

支出依頼書を作成して本部へデータ送信する形になったのです。

精算の支払いは、給与支給と同時にします。

現金を触ることも、現場の者が経理のところに精算依頼書を

持参することも、なくなったのです。

「で、どうなりました？」と聞いてみました。

「いつもブログや本で書かれていたとおり、まず、

　現場での買い物が減りました。

　やっぱりみんな、自腹はイヤなんですね。」

「コスト削減になってよかったじゃないですか？

　現場からクレームとか、聞こえてきましたか？」

「このご時世なので、誰も反対しませんでした。

　コロナ前は、そんなことされたら困る！とか、

さんざん文句を言っていましたけどね。」

と、ようやく小口現金をやめることができ、

ホッとされていたのです。

不正の心配もなければ、管理コストも減ったのです。

感染リスクも確かに軽減しました。

このように、以前はできなかったけれど、

環境が変わったらできるようになりました、

ということがあるのです。

今もまだ、小口現金を扱っている中小企業はあるはずです。

現金効率を改善することが本来の目的ですが、

感染リスクを下げるためにも、

再度、小口現金の廃止にトライしてほしいのです。

（古山喜章）

多言語レジが増えてきました。

この最近、

ＩＣＯ事務所近くのスーパーのレジが刷新されました。

商品のバーコード読み取りはレジ係の従業員がし、

現金やクレジットカードでの会計は、

別の会計専用レジで、客が自分でする流れです。

但し、エディやスイカなどの電子マネーでの支払いなら、

バーコード読み取りのあとに、その場で済ませれます。

私は電子マネー派なので、会計専用レジに進むことがありません。

商品コードを読み取ってもらい、その場で会計が終わります。

で、他の人がされている、

会計専用レジでの操作を見て驚きました。

中国語の音声が出ているのです。

画面の文字も中国語なのです。

文字と音声で対応する、多言語レジなのです。

中国人らしきお客が、文字と音声ガイドに従い、

日本円をレジに恐る恐る投入していました。

他の会計レジを見てみると、

基本画面は日本語で、ほかに、

中国語、韓国語、英語、のボタンがありました。

日本語も含めると、４ケ国語対応です。

 

確かに事務所周辺は、ビジネス街ではありますが、

インバウンドの外国人が宿泊するホテルも乱立しています。

スーパーマーケットに行っても、

外国人宿泊客が部屋で食べる飲料や食品、持ち帰るおみやげ、

などを買っている風景が日常的になっています。

そのような状況だと、

会計がセルフレジだとしても、日本語対応だけでは、

対応しきれません。

操作方法を聞かれるなどして、

レジの実務は余計に混乱してしまいます。

多言語レジなら、操作方法を聞かれても、

多言語のマークを指さしてあげれば、

それだけで本人も多言語対応であることがわかり、

自分で操作を進めているのです。

店舗の周辺環境にもよりますが、

この店舗の顧客構成を考えると、多言語レジ導入が最適なのです。

このようなことを言うと、

「多言語レジのような最新機は高い！」とおっしゃる方がおられるます。

しかし、今なら即時償却制度が使えるので、

単年度で一括償却が可能です。

それなりに経常利益が出ているのなら、

節税策としてもうってつけなのです。

これはスーパーマーケットの事例ですが、

自分の事業でも活用できる最新機械やソフトウェアがないか、

考え直してほしいのです。

（古山喜章）