中小企業でもできる、新技術活用術⑩

⑩各種申請書も、電子化せよ

今やノンペーパー（紙無し）の時代です。
ビジネスホテルのチェックインや、
飲食店でのクレジットカード決済時などでは、
電子ペンでのサインが増えてきました。
紙だと、それらの帳票は保管するのが大変です。

同様に会社内でも、各種申請書など、
保管すべき帳票はたくさんあります。
支出依頼、仮払い申請、出張申請、住所変更、
結婚届、出産届、死亡届、稟議書、などなど。
税務調査で遡る３年分を保管するだけでも、
膨大な量になり、関連部署は保管場所に苦労します。

各種保管帳票を整頓し、
ダンボールに入れて保管するものの、
必要なときなど、ほとんどありません。
それでもやはり、保管はします。
それだけでも、大きなコストロスなのです。

各種申請書も、電子署名を利用して電子化する、
ということが、中小企業でも見かけるようになってきました。
特に事業所が点在している場合など、
電子化したほうが、申請フォーマットの追加や変更の際、
圧倒的にラクなのです。
元データのメンテナンスだけで、完了してしまいます。

特に稟議書のような、
数名の捺印を必要とする申請書の場合、
紙だと時々、行方知れずになります。
「誰かのところで止まっているはず。
　たぶん、いつものあの人じゃないか。」
など、総務が過去の履歴から割りだして捜査が始まります。
そんなムダなことに、貴重な時間を割いているのです。
要は、コストをかけているのです。

電子化すれば、
誰のところで停滞しているか、すぐにわかります。
記入者がフォーマットを探したりコピーしたりする
必要もありません。
前回紹介した、サイボウズ社のガルーンのような、
クラウド型電子ファイルならば、
電子承認の機能がついています。
各自が持っているスマホを使って、申請してもらえばいいだけです。

「スマホを持っていない高齢者はどうすればいいですか。」
「個人のスマホで会社のことをさせると、個人に通信費がかかります。」
などと言われる方がおられます。
スマホがないなら、パソコンでの方法を教えてあげればよいし、
申請だけなら、誰かがスマホを貸してあげればよいだけです。
そもそも、今の世の中、働くのなら、スマホを持ってほしいのです。
それに、わずかな通信費をとやかく言う人など、ほとんどいません。
そのような少数派のことを言いだすと、
あらゆる電子化は、前に進まないのです。

電子化によるノンペーパー（紙無し）は、コスト削減なのです。
経営に携わる管理者であれば、コスト削減に向けて、
電子化を推進するのは、当たり前の事なのです。

（古山喜章）

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第４次産業革命(？？)

第４次産業革命がすでに始まったというか、
これから世の中が革命ですので、ガラッと変わるのですよ!
と言われています。

第一次は　水蒸気が動力になり、製鉄・鉄道
第二次は　石油による自動車産業に
第三次は　トランジスター・半導体・コンピューターのエレクトロニクス産業

それでは、第４次は（？）　
それは　ロボットによる生産性の向上が今までになく高くなり、
人件費が低下する時代、ホワイトカラーもブルーカラーの人材の仕事が要らなくなる時代だと言われています。

どの産業科革命が始まった時にも、
意味が理解できずに置いてきぼりになった会社は悲惨であり、
早く飛びつきその技術を吸収して、事業を革新した会社は億万長者になっています。

１９１３年　T型フォードが町に現れた年の２年前には街には、
馬車が溢れていました。
馬車を製造していたメーカーと馬を操っていた車夫と馬を育成していた育成農家は、たった２年できえたのでしょう。

今、日本では人手不足が問題だと言っていますが、はて？
いつまで人手不足を嘆いているのか？
労働集約産業ならいざ知らず、
設備集約産業であるメーカーや知的産業の事業の人まで
人手不足を合唱されている。

IT・OA・AIでIOT、何でも良い。
ロボットシステム、ソフト・ハードの価格がどんどんこれから低下してゆきます。
どんどんこれらの利用が可能になってゆきます。

銀行をみなさい。
これから１００人でした仕事を３０人でやることを計画しています。
ネットバンキングが進化したら、支店は要らなくなります。
店内も行員が要らなくなり、CD機のような機械の前に立たされて、
ボタンを押すだけになり、いや、現金も持たなくなるでしょうね。

ケインズだったか経済学者が言いました
「おしりに火が付かないかぎり、動かない!
これはまずいと思わない限り、なかなか行動を起さない」

「プラィオリテイ」優先順位
「業績をあげている事業」「進化させなくてはならない事」に
エネルギー(カネと知力)を注ぎ、全速力でやるのです。

自社が他のライバルに勝利する事、そして、豊かになることを先にやるのです。

解雇する人が出ます。失業者が出ます!
こんなことに惑わされていてはいけません!　
改善、開発が遅れて、従業員全員が失業者になってどうするのですか？

回りが何と言おうとも「会社が生き残ること」に経営者は力を注ぐのです。

１９７０年　私は北浜にあった田辺経営の新入社員として２９歳で、
何でもかんでも町ゆく人に興味をしめしていました。
淀屋橋と北浜の京阪の駅の間の地下のコンコースに全紙大のカラーで
新商品ソニーのウォークマンの広告が出ていました。

スキンヘッドの白人青年のつるつる頭から両耳に付けられた
ウォークマンの初期の商品宣伝でした。

それまでは音楽は、大型のステレオセットで聞くのが一流と信じていました。

私にはショックでした。
そのセットメーカーは、コロンビア・サンスイ・ダイヤトーンが
１０万円～２０万円するものに憧れていたのです。

こんな小さなおもちゃのイヤホンで音楽を聞く奴がいるものか!
と思ったものです。
しかし、その後には、大型コンポネントは影が無くなりました。

考えてみればその時が、第３次産業革命のスタートが切られて、
トランジスター半導体部品があらゆる機械に入ってきたのでした。

北浜の大阪グリーンビル3Ｆのワンフロア―に田辺経営はありました。
４Fには外資系の貿易会社が入っていました。
地下の１階にはこのビルのテナント社員食堂があり、
貿易会社の若い女子事務員と一緒に昼食をとるのが楽しみだったのです。
ある時、一人の女子社員が
「井上さん、私　今月いっぱいで会社を去ることになりました。」
と言ってくるのです。

「結婚でもするのですか？」
「いいえ　解雇されるのです」
「なんで　君たちが解雇されるの？」
「私たち　電話交換手なので　今度、新しい自動交換機が入るので　私たちの組みひも式交換機がなくなるので・・・・」
「新しい機械が入ったって　総務の部署はあり、他の仕事をすればいいじゃないのでは!」
「いいえ　入社した時、交換士として入社し、資格も取っています。
契約の中にはその仕事をすると契約していますし、他の部署には行けないし、
それは又、他の専門資格を持っていないとダメなのです」

（井上和弘）

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中小企業でもできる、新技術活用術⑨

⑨規程や各種申請資料は電子化されているか

今やノンペーパー（紙無し）の時代です。
前回は会議資料のことを書きました。
もうひとつ、中小企業で多いのが、
規程や規則、各種申請書を紙で管理しているケースです。

代表的なのは就業規則です。
これは各事業所に設置しなければいけません。
多店舗展開の業態だと、紙対応では管理が大変です。
一部改訂があるたびに、新しい冊子を送って、
現場で古いものと差し替えをしてもらいます。

しかし、これがうまく進みません。
新たな冊子をほったらかしにしたり、
そもそもどこに置いているのかわからない、
という店があったりします。

各種申請書も同様です。
多いのは、クリアファイルに申請書を入れて、
各事業所に設置している、というパターンです。
これも、内容変更や新たな申請書が出るたび、
各店舗に送って差し替えてもらいます。

こんなことに時間をかけても、
生産性には何の貢献もないのです。
ならば、前回紹介した、サイボウズ社のガルーンのように、
ネット上で管理できるようにすれば良いのです。
そうすれば、規程や規則の変更・追加があっても、
原本ファイルを変更すれば、それで完了です。
大した手間はかかりません。

こういうと、
「店にパソコンは置けないですよ。」
という人がいます。
それなら、
各人がスマホで見れるようにしておけばよいだけです。
スマホはパソコンと同じです。すると、
「店では印刷できないので、申請用紙はやっぱり紙でないと。」
という人がいます。
でも、紙があっても原本なので、コピーを取りに、
結局、近くのコンビニに行ったりするのです。
それなら、データファイルをコンビニで印刷できるから、
同じことです。

私はセブンイレブンのネットプリントを、
１０年以上活用しています。
印刷したいデータファイルをネット上で申請すると、
すぐにパスワードがメール送信されます。
そのパスワードを入力すれば、
どこのセブンイレブンでも印刷できます。

私は出張が多いので、かなり重宝しています。
で結局、家でもプリンターを置かずに、
このネットプリントを活用しています。
こうして、日本全国のセブンイレブンの複合機が、
わたしのプリンターとなっているのです。
インク切れや紙切れはないし、メンテナンスもしてくれるし、
どこにいっても万全です。
紙で見たいときは、あるものです。
だからといって、紙で保管することは、ないのです。

各種申請用紙については、電子申請も増えてきました。
それはまた、次回に書かせていただきます。

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中小企業でもできる、新技術活用術⑧

⑧会議資料は電子化されているか

今やノンペーパー（紙無し）の時代です、
と言いました。

中小企業で電子化されていないもののひとつに、
会議資料があります。

私もかつて総務業務をしていた頃、
毎月の経営会議資料の準備が大変だったことを思いまします。
「何日の何時までに提出してください！」
といっても、ギリギリか、少し遅れます。
で、そこからプリントアウトして、
まずはナンバリングをします。

一式が揃ってナンバリングも完了した時点で、
人数分のコピーをします。
しかし、Ａ４やＡ３など、サイズが異なると、
一気にコピーできません。
さらに、間違いが発覚して訂正が入ったり、
どうしても、という追加資料が入ったりします。
ナンバリングも見直さないといけなくなります。

で、数人がかりで会議資料をチェックしたり、
クリップやホッチキスで止めるなど、
いわば毎月の一大行事のようになっていたのです。
しかし、会議資料を紙で用意すること自体に、
いくら人員をかけても、生産性には全く関係ありません。
今から思えば、とんでもないムダな作業をしていたのです。

今でも、分厚い紙の会議資料をいただくことがあります。
そのような紙の束を見るたび、準備している人たちの、
生産性のない奮闘ぶりが、目に浮かぶのです。

それでも最近は中小企業でも、
電子化された資料でパソコンやタブレットを使って
会議をする、ということも増えてきました。

なかでも最もよく見かける電子ファイルの管理ツールは、
サイボウズ社のガルーンですね。
スケジュール管理と併せて活用しています、
というパターンが多いです。

かつては、
会議室がパソコンをネットにつなぐ配線だらけに
なりましたが、今はそんなこともなくなりました。
会議室に無線ＬＡＮ環境を整備して、
各人がパソコンでアクセスすれば、よいだけです。

ファイル管理も、
ネット上の会議資料保管箱に入れてもらうだけです。
提出さえされれば、何の準備もいりません。
提出期限を設定すれば、提出送れの人に警報が出たり、
総務などの管理側でもすぐに確認できたりします。

会議資料を紙で運用していると、
それだけで生産性を下げる要因になっているのです。
超人手不足の今、
そのようなことに人出を使うべきでないのです。

（古山喜章）

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中小企業でもできる、新技術活用術⑦

⑦銀行は本気でノンライティング（手書き無し）に取組んでいます

今やノンライティング（手書き無し）の時代です、
と言いました。
その点においては、銀行がどんどん進化しています。

先日、ある銀行と個人で契約書を結ぶ機会がありました。
「電子契約もできますが、どうされますか？」
と言われたので、電子契約をお願いしました。
早い話し、印紙代が不要になるからです。

パスワードがメールで送られてきて、
そのパスワードを使って契約書内容を確認します。
承認すれば、私の名前が入った電子印鑑が、
捺印箇所に押印されてゆきます。
で、捺印後の契約書をデータで保管します。
まずもって、店舗に出向くことなく契約を終えたのです。
まさに、
ノンライティング（手書き無し）、ノンペーパー（紙無し）です。

但し、他の銀行職員や関連する司法書士が慣れておらず、
締結された契約書を元に従来の手続きを進める際に、
「電子契約ですか？
その場合、いったいどうすればよいのか？」
と、しばらく悩んでおられました。
つまり、紙ベースで行われていた、原物での確認事等が、
不要になってしまったのです。
「私たちの仕事のやり方も、大きく変わってゆきますねぇ。」
と、司法書士は危機感を感じておられました。

その銀行支店の方に、
「この支店での電子契約は、私で何人目ですか？」と尋ねました。
「お二人目です。」と言われました。
旗艦店であるその支店でも、まだ二人目です。
その銀行の電子契約サービスが導入されたのは、
２０１８年の４月です。
なので、導入後半年で２人の利用です。

並みの中小企業の経営者なら、
「そんなニーズのないシステムに、大金をかけるなんて！
　もったいない！」と考えがちです。
しかしいつか、
この電子契約が標準化されるときが来るのです。

銀行は今、本気で労務コストを下げなければ、
生き残れない局面にさらされているのです。
目先のシステム投資額より、
ますます肥大化してゆく労務コストを削ることが、先決なのです。
長期でみれば、有人店舗は減らし、無人店舗が増えてゆくのです。
だからこそ、契約の電子化を進めておく必要があるのです。

しかも新たな技術を早めに導入した企業ほど、
新技術がいち早く標準化されてゆき、革新的な存在となります。
でさらに、新たな技術へと進化してゆきます。
常にライバルよりも、一歩先を進むことができるのです。

銀行員には腹の立つことが多いのですが、
銀行の技術革新には、感心させられることが多いのです。

（古山喜章）

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中小企業でもできる、新技術活用術⑥

⑥中小企業の工場・倉庫は手書きだらけ

中小企業の工場・倉庫内を歩いていると、
まだまだ手書きの帳票類を多く見かけます。
しかしそのほとんどは、手間がかかる割に、
製品への付加価値を伴わない作業ばかりなのです。

例えば食品工場内を歩くと、
冷蔵庫の温度チェック表を見かけます。
決まった時間に、冷蔵庫の温度をチェックして、
チェック表に記入します。
ひとつの冷蔵庫で、一日に３～４回、行なわれています。

しかし、チェック表をよく見ると、まず、
字が汚くてよみづらいのです。
書き手自信が、面倒くさがっているからか、
雑な書き方になっています。
また、決まった時間に行うことになっていても、
作業をしながら合間にチェックをするので、
抜けや遅れが発生しています。

さらに、
一か月間単位で現場に設置されることが多く、
２０日もすれば、紙自体がよれよれになっていたり、
汚れがついていたりします。
これではかえって不衛生です。
何より、チェック者が異状に気付かなければ、
見過ごされます。

最近は、冷蔵庫の温度管理も、
無線で一括管理できる機器システムがでてきています。
代表的なのは、
タイムマシーン社の「ＡＣＡＬＡ」というシステムです。
電池式温度センサーを冷蔵庫内に設置し、
無線で温度記録がクラウド上にされてゆきます。
電池式なので、大きな工事は要りません。
記録データは、パソコン、タブレット、スマホなどで、
リアルタイムで確認できます。
異状があれば、設定したメールアドレスに一斉に通知がきます。

衛生管理の点から、冷蔵庫の温度管理は不可欠です。
しかし、
それを人が行えば、それだけで生産性が低下しているのです。
しかもその労務コストは、今後ますます上昇します。
だからといいて、温度管理にかかる労務コストを、
売値に反映させることなどできません。
放置しておけば、
ますます生産性を下げる要因になるだけなのです。
ならば、人がやらなくてもよい方策を導入すればよいのです。

今やノンライティング（手書き無し）の時代です。
手書きの要素があれば、
ひとつずつでも、失くすことを考えてほしいのです。

（古山喜章）

中小企業でもできる、新技術活用術⑤

⑤シフト作成の自動化

飲食、小売り、ホテル、病院などで、
中間管理職が時間を費やす作業に、
「勤務シフト作成」があります。
主任やリーダークラスが作成しているケースも
ありますが、いずれにせよ、
人海戦術的にシフト作成している企業がまだ多いです。

スタッフの勤務曜日や時間帯にバラつきのある職場であれば、
どの業種であろうと、頭を悩ませています。
しかも、概ねギリギリの人員で回しているだけに、
「体調がすぐれない。」
「子供が熱を出しました！」
「親族に不幸がありました。」
など突発事項の対応に管理者が振り回されている、
というケースも多々あります。

ここ数年、クラウド型の勤務シフト作成・管理の
システムが登場してきています。
最近では、ＳＨＩＦＴＥＥというシフト管理システムが、
クラウド型として注目を浴びてきています。

クラウド型の特徴は、
アプリを使い、タブレットやスマホで管理します。
勤務者各自がアプリをスマホやタブレットに取り込み、
翌月の勤務希望日や時間を登録し、
勤務シフトを自動作成します。
もちろん、各自の能力レベルも登録し、シフトに反映されます。

人員が多すぎる場合の調整や、
不足人員の勤務養成、
急な不足人員への緊急勤務要請など、
勤務者への一斉送信機能でカバーします。
これまでのように、
緊急時には助けてくれそうなスタッフに連絡を取る、
という手間がなくなります。

シフト管理システムについては、各社とも、
得意とする業種が存在することも多いです。
インターネットで
“勤務シフト　自動作成”と入力すれば、
たくさんリストアップされます。

勤務シフト作成や管理という業務は本来、
管理職が時間を多く費やす業務ではありません。
そこにいくら時間を投じても、生産性は上がらないのです。
そのような業務はできる限り、
自動化できるように、変えてほしいのです。

（古山喜章）

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中小企業でもできる、新技術活用術④

④営業マンはタブレットでアプリを活用する

前回、顧客による発注は、
アプリを使ってしてもらいなさい、と書きました。
スマホやタブレットからアプリをダウンロードしてもらい、
そこから発注してもらうのです。
特に、決まった得意先から発注を受ける場合には、
顧客ＩＤによる管理もしやすく、好都合です。

しかし、顧客もさまざまです。
特定の顧客からの注文はほとんどない、
というご商売もあります。
例えば、葬祭業です。
御葬儀が必要になった際に、営業担当が出向いて、
ご要望をお聞きし、見積書を作成します。
このような事業形態においては、
まだまだ手書きの見積書が、多いのです。

で、その見積書を持ち帰り、本部でデータ入力をします。
それだけで、二度手間です。
ご葬儀の場合、参列人数によって、
当日に追加や変更が、必ず生じます。
それも手書きで書き留めて、本部でデータ修正する、
となり、請求書を発行するまでに時間がかかります。

ならば、営業担当がタブレットを持ち歩き、
そのタブレットに、受発注アプリを入れておけばよいのです。
当日に変更があれば、その場で修正も可能です。
実際に活用されている葬儀会社も、増えています。

受発注アプリが入ったタブレットと小型プリンターを、
営業担当が常に持参し、その場で顧客の要望をデータ化し、
見積書をプリントアウトしています。
当然、ホールの空き状況なども、タブレットからの通信で、
その場で確認できます。

葬儀の場合、その後の法要など、
顧客との接点を持つ機会は、何度もあるのです。
その案内をお届けする際のリストアップにも、
葬儀時の初期データがそのまま活用できます。

ここでは葬儀業の例を上げましたが、
自社の場合はどうだろうか、と考えてほしいのです。
大企業だけが取り組んでいるのではありません。
革新技術への抵抗の薄い企業が、取り組んでいるのです。
他社よりも早くやるから差別化になるし、
生産性向上の新たな形を、見出せるのです。

（古山喜章）

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中小企業でもできる、新技術活用術➂

➂受発注アプリでご用聞き営業を辞める

手元のスマホを見ると、さまざまな注文型アプリを
すでに使っていることを、再認識します。
アマゾン、ヨドバシ、スイカ、JAL、ゾゾタウン、トリバゴ、
などなど、
気が付けば日常的に企業のアプリで買い物をしています。

ならば、それを中小企業でもやればいいのです。
営業マンが得意先を訪問し、
ご用聞き営業をして販売している、
という中小企業がまだまだ多いのです。
しかし、その手の営業活動は結局、
効率が悪いし、行き先に偏りが出るし、諸経費もかかるし、
など、営業利益が残りにくいのです。
それに、人が営業活動をすること自体、
さまざまな不正やサボリが起こる要因となります。

グーグルやヤフーで、
“受発注　アプリ　制作”などと入力して検索すると、
アプリの製作会社がずらずらと並びます。
一時、ホームページの制作会社がどんどん生まれたように、
今はアプリの制作会社が次々に登場しているのです。
それらの制作会社にコンタクトをとり、
まずは話しを聞いてみればよいのです。

アイテムが多い、得意先が多い、少額な売上高が多い、
などということであれば、なおのこと、
アプリでの受発注が向いています。
買う側にしても、
ファックスをながすことや営業マンに連絡すること自体、
めんどうなのです。
大き過ぎるカタログも、邪魔になるだけです。

それでも、
「お客様と対面で営業活動することに意味がある。」
とおっしゃる方がまだまだいます。
確かに、それはそれで必要な時はあるでしょう。
しかし、単に販売活動ということで言えば、
対面である必要は、ないのです。
現実に、アマゾンにせよゾゾタウンにせよ、
対面などないのに、みな、あれだけ買っているのです。

アプリで受発注ができれば、
スマホにダウンロードしてもらい、
そこから発注してもらうだけです。
ほしいときに、すぐに発注してもらえます。
もちろん、IDやパスワードで管理します。

営業マンを配置して、
いままでどおりの販売活動をしていても、
今後も労務費はあがるし、利益が残りにくいのは、
目に見えているのです。
ならば、その一歩先を進んでほしいのです。
中小企業における受発注が、
大きくかわってくる時代に、差し掛かっているのです。

（古山喜章）

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中小企業でもできる、新技術活用術②

②クレジット決済端末

最近、飲食店や美容院などで、
ワイヤレスのクレジット決済端末を、
見かける機会が増えてきました。
下の写真は、楽天ペイのものです。

ワイヤレスなので、
飲食店ならテーブルで、
美容院なら座席のところで、決済が可能です。
もっと言えば、外に持ち出すことも可能です。
と、
この手のクレジット決済端末を利用している店は、
レジも、大きなものではなく、タブレット型です。
スマホだけで対応している店舗も見かけます。
それだけで、レジの固定費が不要です。

上記のようなワイヤレス型クレジット端末の場合、
手数料は３．２４％となっています。
通常の有線型クレジット端末と、ほぼ同じです。
ただ、上記の楽天ペイなら、端末の導入費が不要なのと、
翌営業日に入金される、という、
回収の速さが喜ばれています。

実際、楽天ペイの端末を見かけた飲食店で、
「これは翌日入金だから、助かるでしょ。」
と言うと、
「もう、それが何よりです。
　同じクレジットの手数料を払うなら、入金の早いほうが
　いいので、これに変えました。」
との声を聞きました。

他にも、コイニーやアリペイなど、
ワイヤレス型クレジット端末はいくつかあります。
いずれも、初期費用がかからないのと、
入金が早い、ということが売りなのです。
クレジットカードの発行枚数を見ると、
この１０年間で３０００万枚増えています。
と、海外からの訪問者のクレジットカード利用も増えています。

ならば、
飲食・小売り・サービス業の場合は特に、
増えるクレジットカードに対して、
より低コストで対応できるようにし、
資金繰りにも影響が小さいようにする、
とういことを、検討してほしいのです。

（古山喜章）

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