もうこんなことはやめましょう 14

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

14. 売掛金の照合作業を人がするのはやめましょう

売掛金と入金の照合をする作業も、

経理システムによる自動照合導入が進んできました。

が、中小企業では今もほぼ手作業での照合作業が行われています。

私も大卒で務めた平成元年のころ、

会社での経理業務で売掛金の照合作業をしていました。

売掛金の明細と実際の入金明細を見比べて、

入金が確認できれば売掛金から外してゆきます。

当然、その頃はすべて手作業です。

紙の売掛金明細と入金明細を見比べて、

照合できれば、“合”一文字のハンコを明細に押してゆきます。

そのハンコを“あいばん”と呼んでいました。

「照合できたら、ちゃんと“あいばん”押しとけよ！」

などと先輩からよく言われていました。

その会社の業種柄、百貨店からの入金が多くありました。

百貨店の売掛金明細は、こと細かく分かれています。

売上内容によって、歩率も異なるので、

明細がどんどん細かくなるのです。

それを全部照合してゆくのですから、作業も時間がかかります。

照合の結果、入金されていないとか、金額が違っている、

などといいことが、月に数件は出てきます。

いわば、その間違いを探すための作業なのです。

金額が合っているものは、問題ないのです。

そのため、現在の自動照合システムは、

売掛金の自動照合の結果、合っていないものや、

不明なものを自動で洗い出してくれます。

そこから先の作業は、そう大きく変わりません。

なぜ合わないのかを突き止めて、修正してゆきます。

それでも、照合までを自動でしてもらえるだけで、

大助かりなのです。

一度でも地道な照合作業をしたことがある人なら、

わかるはずです。

今の時代、照合作業に高い労務費をかけるなど、

あまりにも、もったいないのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう 13

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

13. 年賀状・暑中見舞いをやめるのは、やめましょう

“ＳＤＧ‘Ｓに伴う環境への配慮から、

　年賀状・暑中見舞いの送付をやめます。”

といった通知がこの数年、ほんとに多くなりました。

お客様への挨拶状をやめるのは、

あまりにももったいないことだと感じています。

確かに、

“謹賀新年　本年もどうぞよろしくお願いします”

程度の内容の年賀状なら、

１枚８５円で送っても、意味がないでしょう。

それは、年賀状の内容に問題があるのであって、

年賀状そのものが役に立たない、ということではないのです。

年賀状は挨拶状の形式をとった、販売促進ツールです。

この一年の主な取り組みや、新商品・新サービスの紹介、

売れ筋商品の紹介など、

ハガキ１枚の中に、お客様に伝えたいことを書けばよいのです。

お客様や取引先など、受け取った人が

しっかりと読んでくれる内容にすればよいのです。

そうすれば、

「そういえば、○○社の年賀状に書いてあったな。」

「この年賀状は捨てずにおいておこう。」

などと、思い出して連絡をいただけることもあるのです。

意味の薄い内容の年賀状が多いだけに、

内容の濃い年賀状は、それだけでも目立ちます。

世間の流れは年賀状や暑中見舞いなど、

季節の挨拶状をやめる方向に動いています。

が、会社が出す挨拶状は、単なる挨拶ではないのです。

存在をアピールするツールなのです。

「年賀状をやめていましたが、新たに始めました。」

という年賀状があっても、いいのではないかと考えるのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう 12

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

12. 議事録作成に時間をかけるのはやめましょう

通常、会議や打ち合わせなどで、議事録を作成します。

これまでは担当者がある程度の時間をかけて作成していました。

特に、２～３時間をかけての会議の議事録ともなると、

作成者もかなりの時間を必要としていました。

しかし今や、議事録に時間をかける必要がなくなりました。

録音、文字起こし、要約、の機能を搭載した、

生成ＡＩを搭載したツールが簡単に入手できるようになったのです。

最も普及しているのが、プラウドノートです。

私たちも活用しています。

本体は１つ２７，５００円。

録音時間を無制限にしても、年間４０，０００円です。

特に要約機能がすぐれていて、

長い会議のなかで、何度も出てきた同じテーマの内容は、

ひとまとめにしてくれます。

人が作成すれば、抜けやモレがあったりしますが、

プラウドドートの生成ＡＩだと、そんなことはありません。

修正が必要なのは、固有名詞くらいです。

顧問先のある会社では、

「固有名詞が間違っていても、社内の会議の議事録であれば

　何も問題ないので、修正せずにそのまま全員で共有しています。

　修正にも１０分～２０分はかかるので、

　そんな時間はもったいないから修正するな、としています。」

とのことなのです。

生成ＡＩで議事録を残し始めると、

以前のような作り方に戻ることはまずありません。

それくらい、便利なのです。

議事録作成に時間をかけるくらいなら、

付加価値が向上することに時間を費やしてほしいのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう⑨

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

⑨例外だらけの賃金制度はやめましょう

多くの中小企業は、賃金制度のなかで、

等級・号数の賃金表を運用しています。

能力に応じて等級が上がり、号数が上がることで昇給してゆきます。

等級に応じて役職を与えます。

人材が豊富であればこの制度で運用できます。

しかし、人材が不足しているのが中小企業です。

等級など関係なく、役職を与えたり、給与の号数を上げたりします。

そういう例外人材がじわじわと増えてきます。

要は、賃金表では運用しきれないのです。

しかも賃金環境がどんどん上昇する現在の環境では、

ますます運用しづらいです。

もはや無意味とも言える状況です。

それなら、現在運用している賃金表などやめればいいのです。

賃金表を使うという規定だと、それに従わねばなりません。

“人事考課に応じて昇給する”だけでいいのです。

昇給の仕組みとして、

Ａ評価は昇給あり、Ｂ評価はなし、でもいいのです。

昇給したい人には、それぞれに応じてしたいだけの昇給を与える。

なしの人は昇給しない。

といったやり方でも、違法ではないのです。

賃金表を使って公平に昇給する、というのは、

いくら上げたところで、そうたいして賃金が上がらない

デフレ期だからできたことです。

毎年のように賃金相場がグンと上がる環境下では、

デフレ時代の賃金制度にもとづいていては、対応しきれないのです。

来年も再来年も、平均時給１５００円になるまで、

賃金は上がり続けるのです。

その環境に耐えれる賃金制度へと転換する時期なのです。

運用すれば例外だらけになる賃金制度など、もうやめてほしいのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう⑧

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

⑧実りのない会合に出席するのはやめましょう

銀行の会合や、地域経済界の会合、業界の会合など、

経営者の立場になると、何かと会合に誘われます。

しかし、会合に出るのはやめるか減らすかしないと、

出席するほど、声がかかります。

それだけ、出席者が減っているのです。

要は、出席しても特に得るものがない、

という会合が多いからです。

だから出席者が減っているのです。

「銀行の会合に出ておいたほうが融資を受けやすい。」

と考えている経営者がいまだにいます。

なんの関係もありません。

今や融資先の評価は、

決算書に基づく格付け（ズコアリング）のみです。

銀行の会合に出席して、あの社長は付き合いがいい、

と評価されていたのは、バブル崩壊までです。

そんなことを評価して、銀行はどんどん融資していたから、

バブル崩壊で融資の不良債権が山のように残ったのです。

もはやそんな時代ではないのです。

ある社長がこう言いました。

「うちも昔はたくさん借りていて、その銀行の会合に行けば、

　一番前のど真ん中の席で、胸に花をつけてくれていました。

　それで喜んでいたのですが、今から考えれば、

　金利を一番たくさん払っている客が、そこに座らされて、

　席を外しても行員の全員がわかるよう、花をつけられていたんですよ。

　その後、無借金になって会合に出たことがあるんですが、

　一番後ろの末席で、花もなく、何の対応もありませんでした。

　それ以来、一度も出席していません。」

会合に出ればそれだけ、時間を費やします。

実りのない会合に参加しても、時間がもったいないだけです。

おそらく、それ以外にやらねばならないことは、

いくらでもあるはずです。

もう、実りのない会合に出るのはやめましょう。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう⑦

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

⑦営業マンが仕事をとるのはやめましょう

「うちの会社は営業マンが弱い」

と嘆く社長がいまだにいます。

業績は営業マンが汗をかいて足で稼ぐもの、

と思っておられるのです。

そんな昭和の時代はとっくに終わっているのです。

飛び込み営業など、どこの会社も門前払いです。

そんな時代に営業活動で外回りをさせられて、

営業マンのモチベーションが上がるはずがありません。

そんな営業活動は、高額な人件費をムダにするだけです。

「うちはホームページが営業マンです。」

と言う会社がじわじわと増えてきました。

「ホームページでわが社の商品やサービスが

　伝わりやすいように、動画も交えて紹介しています。

　これがあれば、顧客獲得の営業マンはまったく要りませんよ。」

と話してくれます。

営業マンの足で稼ぐ時代ではないのです。

もっと言えば、商品力があれば、

営業活動をしなくとも、お客様からやってきます。

顧問先で、ホームページもないのに、

集客に困らない会社がりました。

ネット広告の仕掛けを大手広告代理店などへ提供する会社です。

「人づてや紹介で来るお客様の対応をするので精いっぱいで、

　ホームページで集客する必要がないんです。

　うちと同じことを提供できる会社がまだないみたいです。」

と言っておられました。

そのような会社もあるのです。

当然、素晴らしい業績を上げていました。

圧倒的な商品力を提供することで、

営業マンどころか、営業活動さえしなくてもよいのです。

自社に営業マンが存在するのなら、

今後どうやって減らしてゆくのか、考えてほしいのです。

営業マンの労務コストはまだまだ上がります。

高コストの営業活動はもう、やめてほしいのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう⑥

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

⑥現預金を持ちすぎるのはやめましょう

インフレ傾向の今、

現預金を持ちすぎていると、その値打ちは下がります。

物の値段が上がり、お金の価値は下がるのです。

これまでのデフレなら、物の値段は下がりました。

１００万円をしばらく持っていればそれだけで、

物の値段が下がり、買える物が増えたのです。

お金の価値が上がったのです。

その時の、デフレ感覚のまま、

お金を持ちすぎている会社が多いように感じます。

環境が変われば、対応にも変化が必要です。

必要な設備や工事があれば、早めに済ませればいいのです。

インフレ環境であれば、今が一番安いのです。

蓄積した現預金を普通預金に預けたままにするよりも、

定期預金にしたほうが、金利は高くなっています。

普通預金は概ね０．２％です。

定期預金の金利は銀行によってバラツキがありますが、

メガバンクは０．２７５％で最も低いです。

地銀やネットバンクになれば、０．３％～１．０％までと、

かなりの幅があります。

まずはお付き合いのある地銀に尋ねてみればよいのです。

最もやめてほしいのは、このインフレ期になっても、

銀行借入をしてまで現預金を過剰に抱えることです。

上昇傾向の金利を払ってまで、不要な現預金を持っている、

ということです。

日々、稼いだお金が不要な金利で流れてゆくのです。

これほどばかばかしいことはありません。

返せるだけのお金があるのなら、不要な借入金は返すのです。

借入はなく現預金が多くあるのなら、

金利が高い預金をするのか、

必要な投資を今のうちにしてしまうのか、

有価証券など何らかリターンのある商品を買うのか、

今後の経営にとって有効活用できるようにしてほしいのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう⑤

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

⑤全員がわざわざ集まる会議・研修はやめましょう

コロナ禍のおかげで、

中小企業でもリモートの運用が増えました。

そのおかげで、会議や研修に全員が一堂に集まる、

という必要はなくなりました。

リモートなら、ほぼたいしたコストはかかりません。

しかし、一堂に全員が集まっての会議や研修となると、

旅費や交通費が発生します。

サービス業など、職場によっては、

会議や研修参加者の穴を埋めるための、人件費も発生します。

リモート対応にすれば、そのようなコストはかからなくなるのです。

部屋も大きな会議室や研修室は要りません。

最低限集まれる小さな打合せ室があれば対応可能です。

私の顧問先でも、

関西・関東に多くの拠点を抱える会社があります。

全員がどこかに集まるとなると、会議にせよ、研修にせよ、

「現場を離れられない」

「代わりの者がいない」

等の理由で、そもそも全員が集まりませんでした。

それがリモート対応以降、

そのようなことが完全になくなりました。

これだけでも、組織運営にとっては大きな効果です。

そのうえ、旅費や宿泊費、代替人員のコスト、なども減ったのです。

リモートの拠点となる本部も、そこには人が数名だけなので、

小さな打合せ室で対応できるようになりました。

「会議室が他の打合せで埋まっていて日程を決めづらい」

といったこともなくなりました。

全員が集まる会議や研修は、それだけでも大きなコストです。

昭和の時代は、「それでも必要だ」との思いで集まりました。

しかし、今はそんなことをしなくてもよい時代なのです。

会議や研修の都度、全員が集まるようなことは、

もうやめましょう。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう④

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

④紙の会議資料はやめましょう

会議資料を紙で配布する会社もいまだにあります。

１枚や２枚程度ならまだしも、

何枚もある分厚い資料を紙でとなると、

準備をする労力も結構かかります。

サイズも統一されておらず、

Ａ４やＡ３が混在している場合もあります。

それに紙の場合、資料の順番を整える作業もあります。

やっと準備が終わった、と思ったら、

修正が入ってきたりして、準備した資料の一部を差し替える、

といった作業まで発生します。

とにかく手間がかかることばかりなのです。

そういう会社がいまだに残っているのです。

「社長や会長は紙で見たがります。」

と言うのなら、その分だけ紙で用意し、

少なくとも他のメンバーはパソコンで資料を見る、

というようにすればよいのです。

それだけでも、準備の手間は大きく減るのです。

紙で会議の資料を準備していたのは、昭和の時代です。

今は令和なのです。

紙の会議資料など、もうやめてほしいのです。

（古山喜章）

もうこんなことはやめましょう③

令和も７年目に入りました。

デフレからインフレ環境へと移行し、

ＡＩを使うような時代になってきました。

経営環境が日々新たに進化する中、

「もうこんなことはやめたほうがいい」

ということが、経営の中にはたくさんあるのです。

③紙の給与明細はやめましょう

中小企業に今も根強く残っているのが、紙の給与明細です。

各個人がスマホやパソコンで給与明細を確認する、

という形に順次進化していますが、

まだまだ、紙の給与明細を配っている会社があります。

給与明細を紙で出す場合、専用の用紙が必要になります。

それを印刷し、封を閉じます。

従業員数が多ければそれなりの労力を伴います。

時には源泉徴収票など、別の紙を一緒に入れる場合もあります。

封入が完了したら、今度は各部署への発送です。

拠点や支店が多ければ、その管理者宛に届くよう手配します。

中には退職した人もいて、それは別にその個人に届くようにします。

これらの手間だけでも、相当の労務コストロスです。

何の付加価値も伴わない作業なのです。

各人がデータで見れるようにすれば、

これらの作業が全部なくなります。電子化すればよいのです。

「スマホを持っていても使い方がわからない人がいます。」

と反対する会社がありました。

ではその人だけ紙で渡せばいいのです。

そのうちに、同僚が使い方や便利さを伝えてゆき、

結局、スマホで確認できるようになります。

「人数が少ないので、人手でやったほうが安くつきます。」

という会社も出てきました。

それは、慣れている人がやればそうですが、人は入れ替わります。

簡単な方法に切り替えておいたほうが、引継ぎは早いです。

それに、時代遅れになってほしくないのです。

紙の給与明細は、手間がかかるだけです。

紙だからよかった、などということはないのです。

もし、自分の会社がいまだに紙の給与明細なら、

即刻デジタルに変えるべきです・

中小企業でＤＸやＡＩが進むか進まないかの分水嶺は、

給与明細をデジタル化できるかどうかにかかっている、

といってもおかしくない状況なのです。

（古山喜章）