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コストダウン(労務・IT・他)

2020年7月 6日 (月)

画像認識でやれば一瞬でできますよ

先日、異業種の経営者数名で話しをしていました。

そこで、

デジタル化がまだまだ遅れている、という話題になりました。

ある経営者が言いました。

「うちは棚卸で製品を数えるのに竹串を使っています。」と。

一同に「どういうこと?」となりました。

 

説明を聞くと、こうです。

細いパイプ状の製品が積み重なっており、

それを数えるのに、まずはパイプの穴に竹串を刺してゆきます。

で、すべての製品に刺し終えたら、その竹串を抜きます。

そしてその竹串を数えます。

その数を、棚卸の数に計上しているのです。

しかも、二人で竹串を数えて、数字が合わなければやり直す、

というのです。

 

「そんなめんどくさいことしているのか!」

「なんの付加価値も生まない作業に二人もかかるなんて、

 もったいなすぎる!」

と、当然の声が他の経営者から出ました。

「いや、だからなんとかしたいんですよ。」

と当人が言っている矢先に、

システム設計を扱う会社のメンバーが言いました。

「それって、画像認識でやれば一瞬でできますよ。」

 

聞くと、こういうことです。

「そのパイプ状の製品が積み重なった断面を写真で撮って、

 その画像にある丸い穴の数を簡易AIで数えさせればいいんです。

 たぶんできますよ。」

となり、後日早速、

その画像をシステム設計会社の経営者に送信しました。

 

「これなら十分、画像認識でできますよ。

定点観測で画像を抑えれば、毎日でも一瞬で数をつかめますよ。」

との返事がありました。

竹串方式は手間がかかるので、一年に一回しかしていなかったのです。

だから、

日常におけるその製品の動きが、わかりづらかったのです。

その会社ではようやく、

竹串方式をやめるべく、すぐに動き出したのです。

 

このように中小企業には、

非生産的な作業がまだまだ巣食っているのです。

多くの従業員が、疑問も持たず、

当たり前のように数十年前の方法を続けているのです。

しかも、現場実務を知る経営者でないと、

その事実がわからないのです。

 

経営者が知らないところで、

遅れたアナログ業務があるかもしれないのです。

今一度、各部署の実務にデジタル化できることがないか、

幹部陣でよくよく観察してほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年3月25日 (水)

危機もまた、チャンスなり②

コロナショックで経済界には甚大な影響が出ております。

大打撃を受けておられる会社は今、

何よりも資金調達が気になっておられることと察します。

しかし一方で、このような危機だからこそ、

今がチャンス、ということも発生します。

 

②進むデジタル化

 

「不要不急の出張は避けるように」

との政府要請により、確かに出張者が減りました。

その一方で、

ようやく本格的に中小企業でも進んできているのが、

インターネットを使ったテレビ会議です。

代表的なものでは、スカイプです。

 

で、使ってみると、

「これ、結構使えますね。」等といいだします。

結局、新たな取り組みが面倒くさかったのです。

しかし、やらなきゃ仕方がない局面となり、

やってみたら、それがなかなか使えるものだった、

ということです。

使えるとわかれば、

今後も出張を減らすことで対応することになります。

その分、旅費などの経費が下がります。

少し大げさに言えば、損益分岐点が下がるのです。

 

今のような危機になってすぐ実感するのは、

「この売上では営業赤字だ!」という怖さです。

言い換えれば、

損益分岐点の売上高に達しない!ということです。

そのためには、危機に備えて、

損益分岐点となる売上高を下げておくことです。

その策のひとつが、口うるさく言ってきた、

デジタル化=新技術の活用、なのです。

要は、固定費をさげる努力をし続けてほしいのです。

 

不思議なもので、

「テレビ会議は音声が聞きづらい」

等と敬遠していた社員が、

「音声をパワーアップさせるツールを見つけました!」

等と言い出します。

流れが変われば、その流れに沿って、人は動き始めるのです。

この機会にぜひ、

デジタル化への舵を大きくきってほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年2月 4日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑮

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑮ 各種会議資料の電子化で書庫を減らす

 

ある会社の事務所の書庫を見ると、

経営会議の資料がファイリングされて、

過去の分までズラリと並べて保管されていました。

「これ、見ることあるんですか?」とお聞きしました。

「たまに見ますよ。」

「でも基本、エクセルとワードですよね。」

「そうです。」

「そのデータもあるんですよね。」

「ありますね。」

「だったら、何も紙でファイリングして残さなくても

 いいんじゃないですか。」

「まあそうなんですが、以前からの流れでこうしてます。

 それに、なかにはエクセルやワードじゃない、

コピーした資料もありますので。」

 

でました。

サラリーマン特有の“ああいえばこういう病”です。

とかく何かを変えるのは面倒くさいので、

小さな理由にかこつけて、今のやり方を正当化してしまうのです。

こういう会社はほぼ、トップがアナログです。

自分は紙で見ているので、「紙をやめろ!」と言えないのです。

 

そもそも、エクセルやワードで元データがある資料を、

わざわざ紙で残すこと自体、おかしいのです。

エクセルやワードじゃない資料であっても、

複合機でスキャンすれば、簡単にデータ化できるのです。

それに、

いまどき紙の資料で会議をすること自体、なくしてほしいのです。

 

仮に一部のトップが紙資料であっても、

他の人たちはパソコンで資料を見ればよいのです。

会議資料を出席人数分準備するだけでも、

結構なコストがかかるし、面倒くさいことこの上ないのです。

 

しかもその膨大な紙資料を保管するため、

ファイルを買ってそこへきれいにファイリングし、

書庫に並べてゆくのです。

書庫もその場所も、ファイリングの手間も、データ保管なら不要です。

「置く場所がない!」という会社に限って、

紙資料の保管量が膨大なのです。

 

管理部門におけるコストの垂れ流しは、

探してみれば何かしら必ず見つかるものです。

見ることのないファイルが書庫に並んでいないか、

確認してほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年1月30日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑭

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑭ 基幹システムを見直す

 

中小企業では、1990年代前半頃に導入した

基幹システムを今も運用している、というケースが多いです。

その代表選手が、IBMのAS400シリーズです。

社内にサーバーを設置する、いわゆる、オフコンです。

 

私もその当時、以前の勤め先で導入に関わり、

その後の運用もしておりました。

受発注、給与、財務管理などでAS400を活用しておりました。

その当時はインターネットもなく、

オフコンは最先端のコンピューターシステムだったのです。

90年代後半に入ってインターネトが始まっても、

まだまだその地位は揺るぎませんでした。

 

しかし、2000年代に入り、通信技術の発達とともに、

インターネットを活用するクラウド型サーバーが現れ、

状況が一変してきました。

パスワードさえあれば遠隔地でも簡単に接続でき、

災害リスクも分散できるクラウド型の基幹システムへと、

大企業は先行して移行してゆきました。

 

取り残されたのは、中小企業です。

「基幹システムを変えるのは大変でしょ!」

「銀行もシステムトラブルを起こしているじゃないですか。」

「結構お金がかかりますよ!」

「今のシステムと併用する期間が必要なので、割高になります!」

「変えたからといって、業績に繋がらないじゃないですか!」

など、なんだかんだ言いながら、先延ばしになってきたのです。

 

しかし、クラウド型サーバーシステムの流れは止まりません。

新たに事業を始める会社で、

オフコンを使う会社など、ないのです。

オフコンの時代遅れはよりいっそう、進んだのです。

で、ここ数年でようやく中小企業でも、

基幹システムを見なおします、という事例を、

お聞きする機会が増えてきました。

 

確かに簡単には変えれないし、コストもかかります。

完全移行には、一年間くらいかかると思います。

しかし、旧型のオフコンでは今や、取り残される一方なのです。

それに、今はシステム導入費も、

特別税制で即時償却が可能です。

導入時に全額、減価償却費を計上できるのです。

今のところ、この特別税制は、

2021年3月末までとなっています。

その後も継続するかは、未定なのです。

 

今から基幹システム見直しに入っても、

おそらく本格導入は一年後くらいになるはずです。

ならば、遅れている会社は、

すぐにでも手をつけてほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年1月28日 (火)

管理部門業務⑬ 社内のWi-Fi環境を整える。

最近は、駅や空港、大型商業施設などでの

Wi-Fi環境が整ってきました。

そのような場所では、ノートパソコンを開いて

Wi-Fi無線に繋げれば、すぐにインターネットを見たり、

メールの送受信をする、ということが可能になりました。

 

しかし、中小企業の社内ではまだ、

Wi-Fiによる通信環境が未整備、

という場所が、ところどころにあるのです。

例えば打合せ室や会議室です。

メール確認やインターネットの閲覧をしようとすると、

繋がらず、

“ここはまだ、Wi-Fi環境が整ってないんですよ。”

ということが、時折あるのです。

経理や総務の事務所はなんとか設営したものの、

少し離れた部屋やフロア、工場内は未整備です、

ということなのです。

 

本社以外の事業所や店舗はまだです、

というパターンもありがちです。

有線でのインターネット環境はあるものの、

Wi-Fiによる無線環境は未整備なのです。

 

打ち合わせ時でも、すぐに知りたいことは

スマホやタブレットでインターネットを閲覧しているはずです。

その際、Wi-Fi環境がなければ、

個々の通信機器での通信料金になります。

Wi-Fi環境なら、複数台を繋げても、通信機器ごとの料金は不要です。

何かを調べるにも、余計な時間を要したりして、

効率が悪くなります。

 

ビジネスの現場に、Wi-Fi環境は不可欠になったのです。

しかしながら、

管理部門にWi-Fi環境づくりに多少明るい方がいないと、

やはり進行が遅いのです。

加えて、経営トップがスマホやノートパソコンを使わない、

アナログ社長だと、そういうことに関心が低いです。

そうなると、ますますWi-Fi環境が進まないのいです。

 

カフェや飲食店などの商業店舗も、

Wi-Fi環境がある店舗を選ぶお客が増えています。

席に座ってスマホでインターネットや動画を閲覧するなら、

通信料金不要のWi-Fi環境がある店舗を選ぶ時代なのです。

社内で通信環境に不具合のある場所がないか確認し、

無線環境が社内のあらゆる場所で整うように、してほしいのです。

今後のデジタル化社会に適応してゆくのなら、

最低限必要な環境対応なのです。

 

(古山喜章)

2020年1月23日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑫

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑫ 健康診断の業務をシステム化する

 

管理部門の年中行事で欠かせないのが、

従業員の健康診断です。

少なくとも年1回、

業務内容によっては年2回の受診が必要です。

 

数百名単位の従業員数になると、

健康診断の受診の案内発信や、受信の有無の確認など、

これがかなりの手間なのです。

工場などで検診バスが停車する事業所は、

特定の日にまとまって検診を済ませれるので、比較的ラクです。

 

しかし、

部署が点在していると、

それぞれの検診先のクリニックを確認したりします。

で、そのクリニックで検診を受けるよう、案内をだします。

その際、年齢を加味して検診項目にモレがないか、チェックします。

次に、各自がいつどこで受信するのか、確認してゆきます。しかし、

日程を決めても変更要望などがあると、再調整したりします。

 

最終的に、誰がいつどこで検診をするのか、

エクセルで一覧表を作成したりします。

さらに、検診が遅れている者がいないか確認し、

いれば早期検診の連絡をします。

二次検診が必要な従業員には、その案内もして促します。

健康診断の業務は結構アナログで、面倒な作業なのです。

 

この健康診断業務についても、スマホアプリ活用で、

管理業務を軽減するシステムなどが、登場しています。

“健康診断 効率改善”などと検索すると、

企業向けの健康診断予約管理システムが出てきます。

例えばこういうものです。

 

最近多いのは、

従業員が自分のスマホでアプリを通じて予約し、

その状況を総務担当がリアルタイムで掌握できる、

というものです。

つまり、これまで総務担当が行っていた面倒くさい部分を、

システムが代行してくれる、というものです。

 

システムを使えばその業務にまったく手がかからない、

というわけではありません。

しかし、人手による作業的な部分がなくなり、

その業務が本来持っている、付加価値的な部分に、

担当者は注力することができるのです。

 

社内の健康診断の実務がどのように行われているのか、

一度確認してほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年1月21日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑪

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑪ 人事考課資料をデジタル化する

 

中小企業においても、最近は何らかの形で

人事考課制度を取り入れています。

制度内容や運用状況に課題はあるものの、

仕組みが存在する、という中小企業は増えたのです。

しかし、その運用で使用する、人事考課シートは、

まだまだ紙を使っている、という会社が多いのです。

 

10数名程度の従業員数ならともかく、

数十名、数百名も従業員がいれば、

紙の人事考課シートは、非効率も甚だしいのです。

 

労務担当はまず、

①人事考課シートを各所属長宛に間違いなく届けること

②期日までに人事考課シートを回収すること

➂回収した人事考課シートを手元で整頓すること

に、かなりの労力を使うことになります。

 

私が労務担当をしていたときでも、従業員は数百名いました。

で、まだその頃はエクセルもメール環境も整わず、

紙の人事考課シートでした。

最初に個人別の名前が入った人事考課シートを作り、

評価者となる上司のもとに、社内便などで送り出します。

間違えるといけないので、ダブルチェックをします。

あるいは、評価期間に異動している社員の場合、

「彼の人事考課は誰がするのか」

ということも、確認しなければいけません。

 

次に回収です。

まず、期日までに全部回収されることはありません。

必ず、提出の遅れる評価者がいます。

で、電話をします。

「人事考課シートが届いていないですけど、出しました?」

「送ったはずだけど。届いていない?おかしいなぁ?」

などと、はぐらかされます。

なかには、シートが行方不明になり、

「もう一度おくってほしい。」という所属長もいます。

 

その後、評価を書いたシートの入った封筒が、労務の手元に届き始めます。

紙の人事考課シートをファイリングしてゆきます。

これがまた、かなり面倒くさいのです。

なにせ、本来の人事考課を進めるまでに、多くの労力がかかるのです。

 

以上のことを、エクセルやワードで人事考課シートを作成し、

メールでやりとりするだけでも、

手間が完全になくなるわけではありませんが、

大きく軽減されます。

メールならまず、紛失や行方不明はありません。

封筒を開けてファイリングする手間も、大幅に軽減されます。

そして、人事考課終了後の保管もラクです。

 

紙の人事考課シートほど、労務担当泣かせの資料はありません。

取り急ぎは、たいそうなシステムを導入する必要はないのです。

人事考課シートの原本は少なくとも、

エクセルやワードで作成しているはずです。

それをメールで送受信し、評価データを入力してもらうだけです。

デジタル化が遅れている中小企業でも、

今ならそれくらいは、できるはずなのです。

 

(古山喜章)

2020年1月16日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑩

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑩ 稟議書のデジタル化

 

紙の稟議書を回覧している、

という中小企業はまだまだあります。

すでに電子化している会社にすれば、

「いまどきそんなアナログでやっているんですか?」

と思われるかもしれません。

しかし実際に、存在するのです。

 

紙の稟議書で起こることは、今も昔も変わりません。

「早く回覧しないと決済が間に合わない!」

「稟議書がどこで止まっているかわからない!」

「部長が出張中で、稟議書が停滞しています!」

「稟議書が行方不明になったので、もう一度最初から回覧をお願いします!」

「差し戻したはずなのに、修正されずに回覧されている!」

「去年に買った大型設備の稟議書を見せてほしい!」 等々。

 

私も総務担当をしていたころ、

稟議書で何かトラブルや要望事項が発生するたびに、

稟議作成者が総務にきて、その都度、手を取られていました。

結局、総務で稟議書を一元管理しており、

他の誰も触りようがないのですから、総務が動くしかなかったのです。

とにかく、時間がかかり、効率が悪いのです。

 

この10年ほどの間に、

インターネットを使った文書回覧のシステムが、

中小企業にも浸透してきました。

順次回覧し、承認の電子スタンプもある、

いわゆる、ワークフローシステム、というものです。

サイボウズやキントーンなど、

グループウェアを運用している会社なら、

付随して使用可能なシステムです。

 

稟議書がどこで停滞しているのか、

どのようなコメント・意見が記載されたのか、

などが運用する者の間で常時共有できます。

なので、どこで停滞しているのか、など調べる必要がなくなります。

承認が遅れていれば、

メールで知らせて急いでもらうこともできます。

総務担当にすれば、これらのことだけでも大助かりです。

 

実際、運用すればそう難しいものではありません。

慣れるまでの不安だけです。

加えて、紙なら保管という業務も伴います。

年度ごとなど、ファイルに綴じて保管します。

作業も大変ですが、保管場所も必要になります。

当然、廃棄作業もあります。

 

とかく紙の資料は、総務の悩みのタネなのです。

なんの付加価値も伴わないそのような業務を放置することなく、

稟議書はデジタル管理できるように、してほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年1月14日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑨

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑨ 複合機の機能を最大限に活用する

 

コピー機を置いていない会社は、ほぼないと思います。

それも最近は、そのほとんどが、いわゆる複合機を設置しています。

基本機能は、コピー、スキャン、ファックスです。

加えて今は、通信による保有データの共有、送信、閲覧など、

かなり多岐にわたる機能を備えています。

 

しかしながら、複合機を十分に使いこなしている、

という中小企業は、まだまだ少ないと思われます。

単純なコピーとスキャンとファックス、

という基本機能しか使っていない、

というケースが多いのです。

 

使いこなしている会社だと、

「うちは複合機で注文メールやファックスを受けて、

 各担当に自動で振り分けられるようになっています。」

「複合機に集まったデータをクラウド上に保管して、

 外部からもアクセスできるようにしています。」

などということを平気で活用しているのです。

 

複合機は1台のコンピューター同様なのです。

そのコンピューターに、スタッフのパソコンを繋げて、

データの共有や振り分け、閲覧、検索、

といったことを行っているのです。

 

で、そこには必ず、

少しばかりデジタル機器に明るい人材がいるのです。

そのようなデジタル人材がいて、

トップもそれなりに理解があるのです。

だからデジタルによる新たな取り組みが、前進するのです。

 

経営者は自分自身が十分にわからなくても、

「うちは複合機を置いているけれど、

その機能を十分に活用しているのか?

うちで活用できるとしたらどんなことがあるのか?」

と、総務担当に投げかけてほしいのです。

総務担当がわからなくても、

若手人材でわかる者がいる可能性も、大いにあります。

まずは少しでもデジタルに明るい人材を見出し、

社内にある複合機の活用を、考えさせてほしいのです。

 

(古山喜章)

2020年1月 7日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 管理部門業務⑧

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

管理部門業務⑧ 契約書は電子保管しておく

 

管理部門の業務に、契約書の保管があります。

雇用契約書は別にしても、

業務委託契約、売買契約、賃貸借契約などなど、

広範囲にわたる契約書を取り扱い、保管することになります。

 

加えて、保管だけではなく、

「〇〇〇との業務委託契約書を見たいんだけど。」

という社内の要望に応じて、必要な契約書を探す場面も、

たびたびあります。

どちらかといえば、これが面倒くさいのです。

 

そんな時には、デジタル保管していると、

検索ですぐに探せるので、とてもラクだし、早いです。

しかし、中小企業の多くはまだ、紙の契約書をそのまま、

クリアファイルなどに入れて保管しているだけです。

そのファイルも、だんだん分厚くなって、

持った瞬間に中身がはちきれそうになっていたりします。

 

契約書そのものが電子化されていれば、事は簡単なのですが、

まだまだ紙の契約書がほとんど、というのが今の実態です。

ならば、その紙の契約書をスキャナーで電子化し、

データ保存をしておくことです。

 

かといって、紙の契約書を捨てるわけではないのですが、

少なくとも、探し出す手間はラクになります。

さらに、クラウドに契約書データを保存して、

権限のある社員に限り、アクセスして閲覧のみできるようにする、

ということも可能です。

そうしておけば、遠隔地にいる者と、契約書の共有化ができるのです。

紙の契約書では、絶対にできないことです。

 

ここまでできれば、管理部門が契約書を探す、

ということは完全になくなります。

必要なのは、最初の電子化と、現契約書の保管のみです。

ただし、事業内容にもよりますが、

各種契約書は、知らない間にどんどんたまってゆきます。

月に2回とか、スキャン化する日を決めておき、

定期的に電子化を進めてゆく、という形で構いません。

紙のままでは、

見たい契約書を探すという付加価値のない作業に、

貴重な時間を費やすことになるだけなのですから。

 

(古山喜章)

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