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コストダウン(労務・IT・他)

2022年1月 7日 (金)

2022年のうちに進めておきたいこと④

年始にあたり、今年のうちに進めておきたいことを、

書かせていただきます。

 

④電子帳簿保存法への対応

 

2022年1月1日から施行の改正電子帳簿保存法が、

2年間猶予となりました。

その背景は、

ほとんどの企業が法改正への対応が進んでおらず、

今の状況では改正法の運用に無理があるからです。

 

大きな要点は、

取引きに関する情報を電子管理にしなさい、

というものです。

具体的には、

見積書、請求書、契約書、発注書、領収書、などです。

 

確かにこれらの帳票は、まだまだ紙ベースが多いです。

それをすべて電子化し、データで管理することになります。

対応できるようになった時点で、所轄の税務署に届出書を提出します。

その届出書が受理されると、取引データの紙保存は不要になります。

 

改正前の法律では、承認申請だったので、審査されることが必要でした。

今回の改正では、届出書となり、審査はなくなりました。

税務署も実際には、すべての審査対応が不可能なのだと思われます。

 

「うちの業界は遅れていて、大手企業でも紙ベースがほとんどです。」

などといった理由で進まなかったデジタル化ですが、

今回は法対応なので、遅れていた大手企業があったとしても、

順次デジタル化が進んでいきます。

中小企業にとっても、体のいい言い訳が利かなくなってゆきます。

 

それに、上記の各種取引帳票がデジタル化されることで、

コストダウンもできます。

・大量の紙を整頓する手間(労務コスト)がなくなります。

・保管する場所(家賃コスト)が不要になります。

・契約書や領収書の収入印紙(租税コスト)が不要になります。

 

おそらく転換当初は多少の混乱もあろうかと思います。

が、その混乱も収束すれば、もう元には戻れませんし、

今のほうが楽でいい、となるのです。

 

2年の猶予など、あっという間に過ぎてゆきます。

デジタル化の波に乗り遅れないよう、

できるところから、対応を進めてほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年12月24日 (金)

なぜ、デジタル化は進まないのか⑤

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

⑤うちの業界はまだまだ遅れているから

 

デジタル化・IT化を進めなさい、と言うと、

「うちの業界は遅れていますから、うちだけでは進めれないです。」

という声もよく聞こえます。

建設業界や、卸売り業界など、

古くからある業界ほど、同様のいいわけが増えるのです。

 

「まず受発注をネットや通信を使ってできるようにしましょう。」

と言っても、

「うちの業界は小さい規模のお客さんが多くて、

まだまだファックスが主流です。

それに、高齢の方も多いですし。

 使い慣れたものでないと、いやがられます。」

などとおっしゃるのです。

 

しかし、そんなことを言っていたら、

いつまでたっても今のまんまです。進化しないのです。

うちだけでは進めれない、といっても、

では、みんなそろってデジタル化を進めるのか、

といっても、そんなことできるはずもありません。

結局は、個々の会社で進めるしか、ないのです。

 

古い業界も、大手はすでにデジタル化が進んでいます。

進んでいないのは、中小企業や小規模事業者なのです。

受発注を

「ファックスや電話でお願いします。」

などという、時代遅れの得意先と、いつまで付き合うのでしょうか。

「ファックス送りましたが、届きましたでしょうか?」

などと電話確認をしているようなコスト体質では、

利益が出るはずがないのです。

長引くデフレのなかでも、労務コストは上昇傾向なのです。

デジタル化で余計な労務コストを省く努力をしなければ、

かつての利益は減る一方です。

 

そのような会社の特徴は、

かつては営業利益が出ていたが、

最近はトントンのような状態が続いている、というものです。

つまり、収益体質を改善させない限り、体力は衰える一方なのです。

そのカギとなるのが、デジタル化やIT化です。

この年末年始、

2022年内にデジタル化・IT化する業務をよく考え、

必ず実践してほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年12月23日 (木)

なぜ、デジタル化は進まないのか④

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

④どうやって進めたらいいかわからない

 

中小企業でデジタル化を進めようとすると、

「デジタル化を進めなさいと言われても、

 うちにはそんなことに明るい人材がいないし、

 どうやって進めたらいいか、わからないです。」

といった壁にぶち当たるときがあります。

 

例えば在庫管理です。

「もうそろそろ、バーコード管理にしませんか?

 紙の棚卸表に手書きで数を書いて、

その数字を入力するのは、もうやめましょうよ。」

と言ったところで、

何から始めればいいのか、わからないのです。

 

まずは、

在庫管理システムを構築してくれる会社を探すことです。

それも、声をかえればすぐ来れるような、

できれば近場の業者がいいです。

 

探す方法は、いくつかありますが、

まずは、会社で取引のある業者に聞いてみることです。

・コピー機、電話機(固定、携帯)

・パソコン、ソフトウェア、インターネット

・ホームページ

中小企業でも、この程度の機能は、ほぼ揃えていると思います。

これらの業者に、

「今度うちで在庫管理システムを導入したいんだけれど、

 どこか知らないか?」

と聞いてみることです。

 

あとは、インターネットで検索してみることです。

例えば、“在庫管理 システム化”と検索します。

検索すれば、たくさん出てきます。

その中で、“広告”と記載されたものが概ね、システム構築の業者です。

それらの広告情報を少し見ておいた上で、

業者に来てもらい、話しを聞けば、より理解しやすいです。

それに、

全く知識がないと思われるよりは、先方もシビアに接してきます。

 

社長がムリなら、担当者を決めておいて、

その社員に予習をさせておけばよいのです。

 

在庫管理システムでも、給与システムでも、進めかたは同じです。

間違っても、銀行や税理士には聞かないほうがよいです。

自分たちに都合のいいシステム業者ばかりを押し付けてきて、

しかも高くて融通がきかない、という事例があまりに多いので。

どうぞお気を付けください。

 

(古山喜章)

2021年12月22日 (水)

なぜ、デジタル化は進まないのか③

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

③システムトラブルがあると大変だから

 

みずほ銀行のシステム障害や、ラインの個人情報管理問題など、

システムやデータに関するトラブル、事件は必ず起こります。

そのたびに聞こえてくるのが、

「やっぱりデジタル化はこわいし、しないほうがいい。

 今のままが安全ではないか。」

「うちの会社で漏洩なんて発生すれば、一撃でアウトですよ。」

というものです。

 

といっても、デジタルでなくても、

紙の資料を電車の網棚に置き忘れて個人情報が流出した、

といった事件も変わらず発生しています。

紙であろうとデジタルであろうと、流出や漏洩は起こり得るのです。

紙だから、インターネットに繋がっていないから、

デジタルよりはるかに安全だ、などということはないのです。

 

リスクの多少の大小はあるかもしれませんが、

完璧なシステムは今後も絶対に現れません。

そんなシステムを待ち望んでいては、

どこまでいってもアナログから脱却できないのです。

 

飛行機も落ちるリスクはあります。

それでも飛行機を利用するのは、大きな利便性があるからです。

それと同じようなものです。

飛行機がメンテナンスをするのと同じように、

基幹システムであれば必ず、定期的に点検を行います。

クラウドサービスを利用していても、

そのサービス提供会社は、メンテナンスを行っています。

それでも人間がシステムを運用する以上、

何らかのトラブルや事件は起こるものなのです。

 

「うちも社内サーバーをハッキングされたら、どうしたらいいのか。」

と心配される社長がいました。が、

中小企業をハッキングする者など、そもそもいないのです。

余計な心配で気をもむより、

デジタル化を進めることで、その利便性を実感してみてほしいのです。

そうすれば、そのような杞憂は起こらなくなりますので。

 

(古山喜章)

2021年12月21日 (火)

なぜ、デジタル化は進まないのか②

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

②今のままのほうが安くつくと思っている

 

給与業務のデジタル化を進めていたところ、

「うちはそんなに大所帯ではないので、

 今のままのほうが、若干コスト面でも安いんですよ。

 なので、デジタル化のメリットがないんです。」

と言われたことがあります。

 

確かにそうかもしれません。

しかしそれは、

今のアナログ業務に慣れた担当者が今後もずっと担当すれば、

の話しです。

担当者が変われば、処理スピードも落ちます。

慣れるまで、またしばらく時間がかかるのです。

最初はヒューマンエラーやミスが多発しやすいです。

 

それに、アナログだと紙の管理帳票が増えます。

管理の手間や、保管場所など、間接コストもかかります。

作業だけのコストで比較できるものではないのです。

アナログ業務による多面的なリスクに備えてデジタル化する、

という発想がないのです。

 

加えて、世の中の変化に対応してゆく、

と言う点では、どんどん時代遅れになってゆきます。

「コスト面で大きなメリットはないかもしれないが、

 今のうちにデジタル化しておこう。」

というくらいの、対応力が欲しいのです。

 

そうやって変えた会社の方々は、

「コスト面であまり変わらないと思ったけど、

 やっぱりデジタル化のほうが便利ですね。

 変えてみたら、今からアナログに戻そうとは、

 絶対に思わないです。」

となるのです。

そのような会社は、次の新たな変化にも、

対応する力を身に着けてゆくのです。

 

世の中の流れに合わせてデジタル化を進める、

という視点も、中小企業の経営には大切なのです。

 

(古山喜章)

2021年12月20日 (月)

なぜ、デジタル化は進まないのか①

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

①社長の理解が遅れている

 

仕事の進め方はどんどん進化しています。

特に、“通信・デジタル技術”を活用できることで、大きく変わりました。

インターネット、メール、クラウド、AI、IoT、デジタル決済等、

これら新技術の応用・活用で、

付加価値のないムダな仕事を減らし、

生産性を大きく向上できるようになってきたのです。

 

通信・デジタル技術を活用した新たな商品・サービスが、

次から次へと登場します。

「御社でデジタル化が進まない要因は何ですか?」

と後継者にアンケートをとると、最も多い回答が、

「社長の理解が遅れている。」

というものです。続いて多いのが、

「高齢者の社員が多く、ついていけない。」です。

高齢者ばかりとは思いませんが、

理解不足の人たちが、デジタル化を進める上で

大きなネックになっていることは間違いないのです。

 

デジタル化の新技術を導入しようと思えば、

それで何ができて、どのようなメリットがあるのか、

その仕組みはどうなっているのか、

といったことへの理解がある程度必要になります。

で、理解するには、知ろうとする前向きな行動が必要です。

その前向きな行動が伴わないのです。

 

「今どき、給与明細は紙でなくてもスマホで見れますよ。」

と聞いても、その先へ進まないのです。

「スケジュール管理や決済は、

 クラウドを使ったほうが早いし、共有しやすいですよ。」

と聞いても、運用のイメージがわかないのです。

技術の進化について行けていない経営者が、あまりに多いのです。

それならそれで、

「自分にはよくわからないから、

そんなにメリットがあるなら、お前が進めろ。」

と、デジタル化を進言する者に任せればよいのですが、

それもしきれないのです。

 

“変化に対応できない者が滅びる”

と進化論にありますが、技術の世界も同じです。

新たな技術による商品・サービスを取り入れる会社は、

変化に対応し、仕事のやり方もどんどん進化します。

また、アップデートすることに慣れた体質になるので、

容易に新しいものを取り入れてゆきます。

仕事のやり方の変化に対する、抵抗が少ないのです。

 

なかでも、

トップの理解や意識が、技術革新について行けるかどうかは、

仕事のデジタル化に大きく影響を及ぼします。

タクシーの後部座席に座れば、総務や人事、タクシー配車など、

新技術を活用したサービスの広告動画ばかりです。

「あれはどうゆうことなのか、わかるように教えてくれ。」

と身近な社員に聞くところから、始めてほしいのです。

それを続けるだけでも、ある程度はついてゆけますので。

 

(古山喜章)

2021年4月 2日 (金)

2022年からのペーパーレスに対応せよ④

令和3年の税制改正大綱にて、

電子帳簿保存法の大きな改正が加わりました。

改正内容の施行は2022年(令和4年)1月1日です。

対応を実現できれば、

ペーパーレス化を大きく前進させることができます。

その改正内容と実務と効果を確認したいと思います。

 

④事務処理コスト低減で固定費を削減せよ

 

今回の改正で、もうひとつ、大きく変わることがあります。

現状は、電子帳簿保存が承認されても、

その事務処理が適正に行われているか、

社内のチェック体制を整え、定期実行される必要がありました。

その記録も残す必要があります。

が、2022年1月1日以降、

そのようなチェックを定期実行することは不要になりました。

 

これまで、

データ改ざんや不適切な処理が行われていないか、

定期チェックし、完了するまで、

帳票原本を廃棄してはならない、となっていたのです。

チェックの必要はなく、データ保存の要件を満たしていれば、

原本は廃棄しても構わない、となったのです。

 

もちろん、法令に沿って対応しないといけないわけですが、

2022年以降の改正によって、

面倒な承認申請や手間なことが、一掃されたのです。

 

社員各人による、会計データの電子保存が進めば、

会計業務の無人化も進めやすくなります。

領収書等、帳票類の原本保管が必要なくなれば、

保管場所もいらなくなり、保管の手間もなくなります。

税務調査時等に、

すぐに検索でき、閲覧できる状況になっていればよいのです。

その時は、必要なデータだけ印刷して、紙で見てもらえばよいのです。

電子保存データをまるごと見せる必要はないのです。

 

どのような業界であっても、

マサカの坂がいつやってくるかわからない今、

下げておきたいのは、固定費です。

改正される電子帳簿保存法に対応すれば、

管理方法は大きく変わり、事務コストも軽減されるのです。

 

少なくとも、新しい若い会社は、

このような管理方法をどんどん取り入れてきます。

それらの会社と戦わねばならないのです。

アナログな管理方法で、勝てるはずがないのです。

 

今のうちから新たな管理方法に舵を切り、

2022年1月1日の電子帳簿保存法の改正に、

対応してほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年4月 1日 (木)

2022年からのペーパーレスに対応せよ③

令和3年の税制改正大綱にて、

電子帳簿保存法の大きな改正が加わりました。

改正内容の施行は2022年(令和4年)1月1日です。

対応を実現できれば、

ペーパーレス化を大きく前進させることができます。

その改正内容と実務と効果を確認したいと思います。

 

③保存する画像サイズも定められています

 

写真などでの電子保存に関しては、

「領収書をスマホで撮影して保存してもいい、

 と言っても、不鮮明だったらどうなるのか?」

という疑問がわいてきます。

 

その画像サイズも、法令内で定められています。

387万画素以上、となっています。

その画像サイズ以上であれば、十分に中身を読み取れる、

ということなのです。

 

例えば現状出回っているスマホで、

設定を何も変えずに撮影すれば、

ほぼ間違いなく、1000万画素は超えます。

だから、スマホで撮影した画像はそれなりに美しいのです。

 

なので、

単純にスマホで撮影した領収書の画像でよいのです。

しかし、それでは1枚あたりのサイズ容量が大きすぎるのも事実です。

「領収書を全部、画像保存すると保存容量が大きくなりすぎる!」

となります。

なので、私もこの最近は画像保存での対応を始めていますが、

スマホ撮影した画像を若干、縮小して保存しています。

要は、387万画素以上であればよいのですから。

 

画像の画素サイズ、というのは、

縦×横の○○〇ピクセル×△△△ピクセル、

という数字の計算結果です。

私の場合は、スマホで撮影した画像そのままだと、

4000ピクセル×3000ピクセルで、

1200万ピクセル=1200万画素 の画像です。

それを、

2300ピクセル×1725ピクセル=397ピクセル

=397万画素

に縮小して保存しています。

縮小するには、

最もポピュラーな「縮小専用」のソフトを利用しています。

 

画像保存の細かい実務ルールを書きましたが、

要は、普通のスマホで撮影したレベルの写真画像であれば、

電子帳簿保存法に十分対応できる、ということです。

 

ただし、写真そのものがぼやけていて数字が読めない、

ということでは画像サイズ以前の問題です。

ブレのない写真であることが大前提です。

 

私は現状、領収書を画像で保存しつつ、原本も保管しています。

1ケ月ごと、封筒に入れて、どの領収書がどの帳票のものか、

わかるように保管しています。

現状は、電子保存の事前申請もしておらず、原本の保管が必要ですから。

 

で、2022年1月1日の法改正までにやり方を整えて、

来年からは領収書原本を保管しない、

ペーパーレスに取り組む心づもりで進めています。

これまでのような事前申請は、必要ないのですから。

せっかくの法令大改正を活用し、

中小企業に広めてゆきたいと考えるのです。

 

(古山喜章)

2021年3月31日 (水)

2022年からのペーパーレスに対応せよ②

令和3年の税制改正大綱にて、

電子帳簿保存法の大きな改正が加わりました。

改正内容の施行は2022年(令和4年)1月1日です。

対応を実現できれば、

ペーパーレス化を大きく前進させることができます。

その改正内容と実務と効果を確認したいと思います。

 

②タイムスタンプによる入力処理期間が伸びました

 

電子帳簿保存法では、

領収書や請求書を画像データで保存して電子処理する際に、

タイムスタンプによる処置を求められます。

 

タイムスタンプ、というのは、

この帳票はいつの時点で存在していた、

ということを明らかにする、電子スタンプです。

画像データや帳票データに、

日時を記載したハンコが電子形式で押されるのです。

そのためには当然、

タイムスタンプのソフトウェアが必要になります。

 

この処置を、これまでの法律では、

帳票類が手元に届いて3営業日以内に、タイムスタンプを押して

処理しなければならない、となっていました。

このことも、これまで電子保存が進まない、

大きな要因とされていたのです。

それが、令和4年1月1日以降の改正では、

2ケ月以内となったのです。

 

タイムスタンプには領収書の経費精算なども含まれるので、

それらのすべてにおいて3営業日以内の電子保存処置、

となると、よほど社員全員がデジタル人材でない限り、

期間以内に処置されるのは不可能ではないか、

と思われていたのです。

 

もちろん、

タイムスタンプも日時を改ざんできないようにしたり、

保存データを修正した場合は履歴が残るようにする、

といった仕組みのものを使っている必要があります。

 

今でも、“タイムスタンプ”とネット検索すれば、

取り扱っている業者がたくさん出てきます。

おそらく、夏ごろには、今回の法改正に合わせて、

新たなタイムスタンプサービスがどんどん現れるのでは、

と予測しています。

加えて、クラウド型の会計ソフトなら、

おそらくタイムスタンプを取り入れてくるはずです。

 

今回の法改正で、

タイムスタンプさえ不要になる要件もあります。

が、その内容はまだ不透明なので、

改めて触れてゆきたいと思います。

 

いずれにせよ、電子保存に切り替えて、

紙の領収書や請求書を保存せずに廃棄するには、

タイムスタンプ導入が必要、

と考えておいたほうが、よさそうなのです。

 

(古山喜章)

2021年3月30日 (火)

2022年からのペーパーレスに対応せよ①

令和3年の税制改正大綱にて、

電子帳簿保存法の大きな改正が加わりました。

改正内容の施行は2022年(令和4年)1月1日です。

対応を実現できれば、

ペーパーレス化を大きく前進させることができます。

その改正内容と実務と効果を確認したいと思います。

 

①税務署への事前承認の必要がなくなる

 

電子帳簿保存法による帳票類の電子保存は、

2005年から運用されていました。

が、なにせその運用のハードルが高かったのです。

そのひとつが、税務署への事前承認でした。

事業年度開始の3ケ月前までに、所轄税務署へ申請する必要があります。

そのタイミングを逃すと、

また次の事業年度まで申請さえできない、という状況でした。

 

それに、税務署へ申請して承認をもらう、

となれば、それだけでも中小企業の社長は警戒します。

「そこまでしてやらないとダメなことか?」

「いまのままで何か問題あるのか?」

「そんなことよりやることがあるだろう!」

等となり、デジタル化によほど前向きな社長でない限り、

取り組もうとはしませんでした。

 

しかし、コロナ禍において、

行政や企業のデジタル化遅れが問題となり、

「仕組みさえ整っていれば事前承認はもう必要ない!」

ということになったのです。

在宅勤務やオフィス以外での業務が増えるなか、

経費精算などにしても、

これからの時代にスムーズに対応するには、

デジタル化は必須なのです。

 

そもそも、従来の事前承認方式では、税務署も大変です。

それでなくても人手不足なのに、

申請の対応に人員を割いているほど、税務署に余裕はないのです。

「一定のルールがあるから、

まずはその通りにやってください!」

といったところなのです。

 

その大幅な改正が令和3年度の税制大綱に盛り込まれ、

法令の施行が令和4年1月1日より、

とされたのです。

その法令施行までに、

ルールに基づくデジタル保存の体制を整えれば、

請求書も領収書も、原本を保存せずデジタル保存でOKなのです。

 

具体的に何をどう整えればいいのか、

次回以降に書かせていただきます。

 

(古山喜章)

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