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2017年8月29日 (火)

アナログ業務は、どうやって改善するのか③

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
 これまでずっとアナログでやってきたんですから、
 どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

③管理ソフトに全品名を登録し、運用する。

棚卸業務をデジタル化するにあたり、
2つのことを進めてきました。
1)管理ソフトを購入する。
2)全品名の番号と登録内容を洗い出す。

ここまでできれば、次は、
準備した全品の番号と内容を、管理ソフトに登録してゆきます。
「全品登録するのが大変じゃないですか!
 うちの管理人員に、それだけの余裕がありません!」
と言うかたが、おられます。

そんなときは、
その登録作業だけ、人材派遣をお願いすればよいのです。
担当社員が入力手順を理解し、あとは、
派遣の方に作業をしてもらえば、それで済みます。
全部を自社人員でやろうとするから、できないのです。
入力とそのチェックも、派遣でまかなえばよいのです。

と、中小企業で棚卸業務を初めてデジタル化するのなら、
バーコードリーダーの活用が、有効です。
そのため、全品登録時に、バーコードも作成して、登録します。
多くの棚卸管理ソフトには、バーコード入力機能があります。
その機能を活用します。

棚卸業務をデジタル化するにあたり、なくしたいのは、
棚卸表に手書きで数字を書き、入力する、という作業です。
そのため、棚卸をするときに、手書きでなく、
タブレットやバーコードリーダーを使い、
数量データを入力できるようにします。

コンビニやスーパーへ行くと、
タブレットやバーコードリーダーを手に持って、
数量入力している風景を、目にします。
あれと同じです。
バーコードリーダーは、無線仕様でなくても構いません。
データを内部に蓄積できるタイプのもので、十分です。
そのほうが安いし、使い始めが簡単です。
バーコードリーダーに蓄積したデータは、
USBメモリーに保存し、棚卸管理ソフトに移行します。

棚卸管理ソフトへの全品登録が済み、
バーコードリーダーの準備ができれば、
まずはテスト運用です。
いきなりすべてを移行する必要はありません。
一部の棚卸業務でよいので、テスト運用をします。
実際の棚卸日でなくても、構いません。

まずは、
紙の棚卸表に数字を書いて、
計算したり、入力したりする、という、
従来のアナログ業務をなくす、ということを目標に、
棚卸業務のデジタル化を進めてほしいのです。

(古山喜章)

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2017年8月24日 (木)

アナログ業務は、どうやって改善するのか②

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
 これまでずっとアナログでやってきたんですから、
 どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

②管理ソフトを取り入れて、全品名の登録番号を準備する。

棚卸業務をデジタル化しようと思えば、
まずは、管理ソフトを選び、購入します。
購入したら、管理ソフトをパソコンに取り込みます。
いわゆる、インストールする、というものです。
中小企業の場合、経理業務に携わる方のパソコンに、
取り込めばよいです。

手順は、
管理ソフトのCDを読み込むか、
インターネットで購入した管理ソフトのデータを、
読み込めばいいのです。
取り込み時には、会社名の登録など、初期設定も行います。

次に、デジタル化する際の重要事項である、
品名(アイテム名)の登録準備を進めます。
まず、登録する商品群を確認します。
現状使用している紙の棚卸表でも、
おそらく商品群で区切って作成されているはずです。
そのくくりで構わないのです。
商品群のくくりを洗い出せたら、
そのくくりで、それぞれの品番を決めてゆきます。
品番はだいたい5ケタか6ケタです。
材料なら、上1ケタが1とし、
2ケタ目は、材料の分類でわけてゆきます。
食材で、肉類なら2ケタ目は1、などとします。
で、上2ケタは、11となります。
あとに続く番号は、任意に決めてゆきます。
要は、管理ソフトに登録する全品の、番号を決めてゆくのです。

1品ごとに入力する項目は、最低限必要なものを登録すれば良いです。
まずは、品名、単位、業者、値段があれば、よいです。
気を付けおきたいのは、単位です。
1個単位がいいのか、1箱単位がいいのか、両方いるのか、
品名や品番を決める人は、概ね、現場に精通していない方が多いです。
思い込みで登録すると、あとで修正などが必要になります。
間違いのもとにもなります。
特に、単位は、最初の段階で、現場の方々に、
確認しておきたい項目です。

品名も、現場で呼ぶ品名と、伝票の品名が、
同じものなのに、異なるケースがあります。
どのような品名で登録するか、
現場に確認しておいたほうが、後のトラブル防止になります。

このような手順で、登録する全品の、
商品番号と登録内容を決めてゆきます。
ここまで整えば、管理ソフトに、
全商品の登録作業を進めてゆくのです。

(古山喜章)

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2017年8月22日 (火)

アナログ業務は、どうやって改善するのか①

中小企業には、手書きの帳票類がまだまだあります、
と、先般書かせていただきました。
で、経営陣にお聞きすると、
「そんなこと言っても、
 これまでずっとアナログでやってきたんですから、
 どうやってデジタル化すればよいのか、
それがわからないんですよ。」
という声が、聞こえてくるのです。

①中小企業なら、市販の管理ソフトを使えばよい

パソコンなどに長けた人材が社内にいればいいですが、
中小企業の場合、そういう人材がいることは、少ないです。
結局、多くの場合、総務担当や経理担当が、
つまずきながら、アナログ業務のデジタル化に取り組んでいる、
というパターンが多いです。

それは、総務担当や経理担当が、
使う内容はともかく、パソコンを使っているから、
ということが、その理由です。
担当を誰にするか、の入り口は、それで構わないのです。
少なくとも、パソコン経験が全然ない人がするよりは、
スムーズに進みます。

業務をデジタル化するにあたって、必要なものは、
データを管理するために使う、ソフトウェアです。
といっても、多くの中小企業の場合、
大手のIT企業の担当を呼んで進めるほどの、
ことではありません。
そんなことをしようとすれば、
余計に気持ちが重くなり、ことが前へ進まなくなります。
市販されている管理ソフトを購入し、導入すればよいのです。
例えば、棚卸の管理ソフトです。

インターネットで、「棚卸 管理ソフト」と検索すれば、
ずらずらと出てきます。
“ありすぎて、どれを買えばよいのかわかりません!”
という人がいます。
ひとつの目安として、
中小企業が初めて導入するレベルなら、
値段でいえば、2万円以下のもので、十分です。
“それでもいっぱいあって、わかりません!”
と言うのなら、まずは、検索のトップに来たものを、
選んでみてください。
“失敗したら、どうしてくれるんですか!”
という方がいます。

そんなことを恐れていたら、デジタル化は進みません。
管理ソフトも、書籍と同じです。
ひとつのテーマでも、数多くの書籍があるのです。
買ってみて読んだ書籍でも、失敗だった、という場合もあります。
で、失敗から学んで、選択力が高まってゆくのです。
失敗してもいいように、2万円以下なのです。
“2万円でも、大きいじゃないですか!”
というアナログ社長は、そこでストップしてしまいます。
しかし、そんなことを言う社長ほど、
2万円以上を、無駄遣いとしか言いようのないことに、
使っていたりするのです。

棚卸業務など、初めてデジタル化、電子化するのなら、
まずは、担当者を決め、市販の安いソフトウェアを買う、
ということから、スタートすれば、よいのです。

(古山喜章)

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2017年8月15日 (火)

労務コスト削減に、取り組んでいますか?③

労務コストがじわじわ増えて、
営業利益がじりじりと下がってきている、
とお聞きすることが増えています。
ならば、今まで通りのやりかたでなく、
新たな方法の導入に、取り組んでほしいのです。

③今もある、手書きの帳票

“いまだに手書きですか?”
“うちはそのあたりが、まだまだ古いんですよ…。”
という会話になることが、今もあります。

例えば棚卸表です。
現場で数を数えて、その数を棚卸表に手書きする。
で、その表をもとに、事務部門の従業員が入力します。
さらに、入力ミスがないか、チェックします。
このパターン、今も多いです。

数えて数字を入力する時点で、すでに二度手間が発生します。
しかも、現場からくる棚卸表は、なぜか汚れて見づらいです。
また、デスクで丁寧に書いているのではないので、
数字が読みづらく、単位の取り違いもあります。
その都度、入力者は記入者に連絡をとり、確認が必要です。
この確認で、双方、余分な時間をとられます。

これだけ手間がかかっても、付加価値は上がりません。
売値を高くできて、粗利が増えること等、一切ないのです。
ただ、労務コストがかさむだけです。
営業利益がじりじり下がるのは、当然です。

驚くことに、
小売店での販売伝票でも、手書きはいまだに存在します。
“伝票作成しますので、しばらくお待ちください。”
と言われて、品名や品番を手書きし、電卓をたたきます。
しかも、きれいな字で、丁寧に書いてくれます。
このパターン、絶滅したかと思いきや、今もあるのです。
洋服や家具など、単価が少し高い店舗で、見かけます。
しかし、会計など、
こちらとしては、さっさと終わらせてほしいのです。
早いほうが、付加価値を感じます。
で、伝票が手書きなので、後処理にはまた、
入力とチェックがついてきます。
やはり、二度手間が発生するのです。

人出が足りないなら、人出のかかる作業を、減らせばいいのです。
なのに、中小企業では、まだそうなっていないことが、あるのです。
“わが社もAIやIoTに取り組むべきだ!”
などと言う前に、やるべきことが、あるのです。
中小企業の現場にはまだまだ、
労務コスト削減のネタが、転がっているのです。

(古山喜章)

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2017年8月10日 (木)

労務コスト削減に、取り組んでいますか?②

労務コストがじわじわ増えて、
営業利益がじりじりと下がってきている、
とお聞きすることが増えています。
ならば、今まで通りのやりかたでなく、
新たな方法の導入に、取り組んでほしいのです。

②デジタルの表示があふれてきた

あちらこちらで、デジタルの表示板が増えてきました。
主要駅構内や周辺通路の壁・柱周りの看板は、
液晶パネルによるデジタル表示に変わってきています。
大阪の阪急梅田駅では、
壁面にある時刻表が、デジタル化されていました。
平日と休日で、表示を変えています。
こんな感じです。
Th_p1160285_2

駅内のあちこちに、掲示されています。
デジタル一括管理なので、
表示替えや、内容の修正変更も、
これまでの紙に比べて、手間が省けます。
時刻表以外の表示にも、容易に切り替えれます。

他にも、
飲食店でのタッチパネル式オーダーメニューや、
タブレットタイプのメニューを見かけることも、増えてきました。
飲料の自動販売機も、サンプル品をデジタル表示する、
というタイプが増えつつあります。
あるいは、ビル内のテナント表示や会議室の表示も、同様です。

要は、デジタル表示に切り替えて、
管理や手間の、コスト削減を図っているのです。
あらゆる表示物や掲示物は、今やデジタル化が可能です。
ポスターや掲示物、メニューなどをやり替えたり、
入れ替えたりするのは、かなりの手間がかかります。

しかし今や、
デジタル表示も多機能化し、さまざまな用途に対応可能です。
表示箇所が多い、表示替えが多い、という商売ならば、
その手間をできるだけ、省きたいのです。
そのためには、このようなデジタル表示の存在を知り、
自社で活用できないか、検討してほしいのです。

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2017年8月 8日 (火)

労務コスト削減に、取り組んでいますか?①

労務コストがじわじわ増えて、
営業利益がじりじりと下がってきている、
という収益状況である、とお聞きすることが増えています。
ならば、今まで通りのやりかたでなく、
新たな方法の導入に、取り組んでほしいのです。

①ツタヤのセルフレジが進化してました。

先日、久しぶりに近所のツタヤに行くと、
以前あったレジカウンターがなくなっていました。
代わりに、セルフレジが4台設置されてありました。
こんな機械です。
S20170708_191824
その横に小さなカウンターがあり、そこに、
スタッフが1人だけいました。

私はそのセルフレジを使うのは初めてだったので、
説明書きを読んでいると、すぐにスタッフが来て、
使い方を教えてくれました。
基本、バーコードをかざすだけなので、簡単です。
私は書籍を買って精算したのですが、
そのセルフレジ1台で、
購入、レンタル、返却、延滞精算と、
すべてに対応していました。
支払い方法も、現金、電子マネー、クレジットカードと、
ほぼ網羅しています。

私以外の客は、そのセルフレジを使い慣れている方ばかりで、
簡単に済ませてその場を去ってゆきました。
要は皆さん、すでにセルフレジに慣れているのです。
以前はレジカウンターにスタッフが3~4名いましたが、
今は1名で対応できています。
この労務コスト削減は、大きいです。

ツタヤのセルフレジは、4~5年前に代官山など一部店舗で
採用をスタートしました。
私も当時、見に行きました。
当時の機械と比べても、現状のセルフレジは、かなり進化しています。
結局、早く導入した分、不具合の改善を早期に蓄積し、
効率良く使える状態にまで、進化させているのです。
多国籍言語の対応はまだでしたが、
おそらく時間の問題で解決するでしょう。

セルフレジが1台数百万円しても、
そのために人を配置し続けることを考えれば、
安いものです。
しかも平成31年の3月末までなら、
160万円以上の機械であれば、
即時償却での一括償却が可能です。
ますますメリットがあります。

鉄道の券売機も、映画館のチケット売り場も、
今はほぼすべて、セルフです。
だからといって、クレームなどありません。
すでに広く定着しているのです。

セルフレジ導入は、労務コスト削減の、効果的な手段です。
レジを扱うご商売の方は、導入を進めてゆくべきなのです。

(古山喜章)

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2015年6月 5日 (金)

セルフ化が進む ②

労務コスト上昇のなか、
さまざまなセルフ化が進んでいます。

②ICタグ利用のセルフレジ

ユニクロの別ブランド「ジーユー」が、
ICタグ利用のセルフレジをスタートさせました。
こんな感じです。
Selfreji_gu

商品の入ったカゴを、
レジ台下の扉を開けてカゴごと入れます。
で、扉を閉めます。
画面の生産ボタンをタッチすると、
ICタグを読み取ります。
瞬時に、明細と合計が表示されます。
これはかなり早いです。
あとは、
現金かクレジットを選択し、精算するだけです。

従来のセルフレジは、バーコードが主流です。
言ってみれば、従業員の作業を、
客が変わって行うシステムでした。
なので当然、作業そのものは、
慣れた従業員のほうが、速いわけです。
レジ作業とはいえ、熟練のワザがありました。
近所のスーパーへ行っても、
レジ熟練者がいたら、そこに並んでいました。
しかし、ICタグ利用なら、熟練のワザは不要です。
素人でも、一瞬です。
タッチパネルで言語選択できれば、国籍も無関係です。

以前、パン屋のレジで、画像認識で商品を認識し、
一瞬で会計をするレジを紹介しました。→こちら
それと同じレベルの速さと、熟練無縁なのです。

ICタグはコストがかかる、と言われてきました。
しかし、人の方がよほどコストはかかります。
加えて、人がいるほど、何かとトラブルの種は増えます。
ならば、
人に頼らないシステムにコストをかけるほうが、
資金をより有効活用できるのです。

(古山喜章)


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2015年6月 2日 (火)

セルフ化が進む ①

労務コスト上昇のなか、
さまざまなセルフ化が進んでいます。

①はんこの自販機

Sdsc_061423

ある地方のショッピングセンター内で見つけました。
まず、はんこの材質を選び、本体を買います。
500円~5000円まで、
材質違い、色違いなど、全20種類あります。

続いて、
買った本体を、画面右下の位置に、セッティングします。
そこで、名前を彫ってゆくわけです。
セットしたら、タッチパネルに名前を入力し、
デザイン、フォントなどを選択し、決定します。
すると、5分ではんこが出来上がります。

どれだけ売れるのかわかりませんが、
人が売るより、よっぽどローコストです。
しかも、名前別の在庫は不要です。
本体の在庫さえあれば、よいのです。
買う側も、必要な名前を探す必要がありません。
なので、非常に小スペースです。

普段、ショッピングセンターなどで、
人がはんこを売っている店を見かけると、
一体どれくらい売れているのか、心配になります。
大概、表札や鍵、朱肉や印鑑ケースなど、
あれやこれやと扱っています。
はんこだけでは、商売になりづらいのです。
地方では、なおさらです。

ならば、はんこも自販機で、十分なのです。
まだまだ普及はしていません。
が、今後どのようになってゆくのか、
ちょっと楽しみなのです。

(古山喜章)


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2014年4月11日 (金)

人材不足を補う「IT技術」 ③

サービス業や飲食業では、
人材不足が深刻化しています。
労務コストは、間違いなく上がります。
ならば、人手がかからない方法を、考えれば良いのです。

③画像認証技術の活用

以前、画像認識によって、
会計を1秒で済ませるパン屋を紹介しました。(こちらの記事
この画像認識技術は、もっと使えると考えています。
例えば、
飲食店のクレーム対策に使えないかな、と考えるのです。

調理場から、できあがった料理を出す、デシャップ場に、
カメラを取り付けるのです。
で、出す料理をすべて、撮影して記録するのです。
あるいは、
その時点で、メニューに間違いが無いか、
基準通りのできあがりになっているか、
画像認識技術でチェックできるのでは、
と、思うのです。

“頼んだものと出てきたものが間違っている!”
“写真と、でてきた料理が、見た目に違いすぎる!”
飲食店では、こんなクレームが、絶えず発生します。
その都度、現場スタッフは振り回されます。
余計な時間を費やします。

そもそも、ほとんどの場合、
調理場からどのような料理が出されているのか、
本部では、まったく把握できません。
特に、店を出た後のお客様からクレームがあると、
現実はどうだったのか、わかる術がないのです。
で、調理場に確認します。
調理場も、いちいち覚えていませんから、
適当に、自分たちのいいように返答します。
その返答をもって、
“調理場に確認しましたところ・・・・”
などと、お客様に連絡します。

しかし、お客の方は、
スマホなどでその場で写真を撮っていたりします。
結果、いいかげんな返答は、かえって火に油を注ぎます。

これは、私自身、つい最近、
あるホテルのレストランで経験したことなのです。
私は証拠写真を撮っていると言っているのに、
それを確認せず、現場の声だけを聞いて対応し、
その内容が、あまりにもいいかげんだったのです。
だから、
画像認識技術で全品、撮影できればいいのに、
と感じたのです。

そうすれば、調理場にも、
常にチェックされている、という実感がわきます。
自分本位で現場本位の仕上がりは、減るはずです。

商品の質を均一化し、安易なクレームを減らして
時間ロスを減らすためにも、
デシャップでの画像認識技術の活用を、推奨するのです。

(古山喜章)

LINEアプリのタイムラインにて、
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2014年4月 8日 (火)

人材不足を補う「IT技術」 ②

サービス業や飲食業では、
人材不足が深刻化しています。
労務コストは、間違いなく上がります。
ならば、人手がかからない方法を、考えれば良いのです。

②ショーケース、メニューのデジタル化

「デジタル・サイネージ」という言葉があります。
さまざまな表示をデジタル化し、通信でつないで、
一元管理することです。

空港の表示や、野球場、映画館など、
人がたくさん集まる場所で、主に進化してきました。
マーくんの本拠地、ヤンキースタジアムでは、
通路やトイレなど、あらゆる場所にモニターが設置され、
球場のどこにいても、プレーを見逃さないように、
しているそうです。で、広告も流す、というわけです。

身近なところでは、飲料の自動販売機に、
デジタル・サイネージ化されたものが、増えてきました。
前に立っただけで、人物を画像認識し、
おすすめの飲料が点滅したりします。
どんな人が、いつ、何を買ったか、が、把握できます。

飲食店やデパ地下の総菜売り場での、
ショーケースやメニューの、デジタル・サイネージ化が、
今後は進むのではないか、と考えています。
季節や新商品ごとに、ショーケースをやり替えるのは、
結構大変な作業です。

閉店後に、遅くまでかかって取り組みます。
せまい場所に入り込み、細かなパーツや飾り付けも必要です。
正面からも、確認しなければいけません。
そもそも、ろう細工の食品サンプルや飾り付けが、高くつきます。
ろう細工も古くなると、色がくすみ、買い換えが必要です。
入替えでなくても、売り切れ商品が出たら、
その表示をしておかないと、クレームの元となります。
営業中に、余計な作業に手をとられます。

これら今、
当たり前のようにあるショーケースというものは、
すべてデジタル・サイネージ化すれば良いのです。
デジタルなら、詳しいメニュー表記も可能です。
で、本部や店内で、一元管理できるようにすれば、
余計な作業による人件費が、不要になります。
面倒くさい、ショーケースの作業がなくなるだけで、
現場は大助かりなのです。
場所も、デジタルなら薄型テレビ並みですから、
ショーケースほど、広い場所が要らなくなります。

それに、そこには、カメラをとりつけることができます。
何時頃、どのようなお客が、どのあたりのメニューを見て、
入店したのか、しなかったのか、というデータがとれます。
その日の売れ筋メニューや売りたい商品の、
表示を大きくする、とうことも、すぐにできます。
空いているスペースを活用したり、時間帯によっては、
自社の広告を全面に流す、ということもできます。
人材募集の広告も、流せます。

客がテーブルで見るメニューやPOP、
店頭での食券販売機にも、同じ技術が活用できます。
デジタル技術を売る側にとっても、大きなチャンスです。
世界のあらゆる飲食店や、物販店を、取り込めるのですから。
なのに、技術と需要が、まだまだミスマッチな感じ、なのです。

人材不足は、ますます深刻化してゆきます。
これまでの当たり前のことを見直し、
人の手がかかる作業を、減らしてほしいのです。
デジタル技術は、技術の進化もコストダウンも、
どんどん進んでいます。
高まる人件費を補うことができる、技術がないか、
常に注目していきたいと考えています。

(古山喜章)

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