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コストダウン(労務・IT・他)

2019年10月17日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ⑦

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業⑦ ユニフォーム管理のデジタル化

 

ホテル、病院、介護施設、冠婚葬祭サービス業など、

働く人が多い職場での困りごとに、ユニフォーム管理があります。

制服や白衣の類です。

 

各人への支給枚数と稼働枚数が合わない。

誰に何を何枚支給したか、よくわからない。

誰のどのユニフォームが洗濯に出ているのか、わからない。

妙に余っているユニフォームがある。

退職者のユニフォームが返ってこない。

退職者のユニフォームを着用している者がいる。

などなど、

ユニフォーム管理はアナログで行っていると、結構な手間がかかるのです。

 

とはいえ、管理を怠って行方不明のユニフォームがあると、

それはそれで大変です。

そのユニフォームで不正侵入が行われ、

トラブルや事件の元になることがあるからです。

なので、この業種におけるユニフォーム管理は、

よりいっそう、気づかいが必要なのです。

 

大手ホテルなどでは、バーコードやICタグを貼り付けた

ユニフォームを使い、制服管理システムを導入して管理するのが、

標準化されてきています。

一方、中小規模では、まだまだ人海戦術に頼るケースが多いです。

 

ユニフォームの業者に問い合わせてもよいし、

“制服管理 システム”と検索すれば、

バーコードやICタグによる管理システムのホームページが

ズラッと出てくるので、いずれかに問い合わせてみることです。

 

システム化されていなければ、総務などの管理部門が、

エクセルで台帳ファイルを作成してユニフォーム管理している、

ということかと思われます。

 

この業種に関わらず、メーカーや小売・外食業でも、

ユニフォーム管理はあろうかと思われます。

そのようなことで管理部門の労務コストを費やすより、

もっと前向きなことに時間を使ってほしいのです。

で、単純な現状把握のためのユニフォーム管理業務は、

システムをうまく活用してほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年10月 8日 (火)

キャシュレス還元の恩恵、逃していませんか?

地方でホームセンターをFC店として運営している

経営者から連絡が入りました。

「10月1日以降増税で客足が落ちているんじゃないの?」

とお聞きしました。

「いや、それが落ちていないんです。」

「どうして?」

「うちはキャッシュレス購入の場合、5%の還元店舗なんです。」

「なるほど。でも、周囲のライバル店もそうじゃないの?」

「向かいのライバルは直営店なので、還元がないんです。それに、

他のライバル店はほとんど、還元手続きが遅れていて、

 まだ対応が間に合っていない状況なんです。

 そもそも、この地域は高齢者ばかりだから、

キャッシュレスで買うお客はほとんどいないだろう、

と考えてた店も多いようで、手続きを進めていなかった店が多いんですよ。」

とのやりとりがありました。

 

この経営者の店舗は、政府が還元対応の受付を始めたときから、

準備を進めてゆきました。

「よくそんな早い時期から進めていたね。」と言うと、

「ブログで早い方がいい、って書いてたじゃないですか。」

とのことでした。

 

それまでは対応していなかった、QRコード決済や、

ペイペイ決済、交通系・流通系の全電子マネー、

など、ほぼすべてを網羅するように進めたのです。

「うちのようにキャッシュレスなら何でも対応している、

 という店はこの地域ではありません。」

というくらい、揃えたのです。

ライバル店がキャッシュレス対応している、

といっても、ペイペイのみ、クレジットカードのみ、

といった状況なのです。

あの店なら全部対応している、という口コミも、

広まりつつあるそうです。

 

 

加えて、

「高齢者のキャッシュレス購入も確実に増えていますよ。」

とのことで、その地域はセブンイレブンが多いため、

セブン系の電子マネー、ナナコを使う高齢者が増えたそうです。

 

新聞紙上では、

“キャッシュレス還元の行政対応が遅れていてけしからん!”

“対応店舗は困っている!”

などと書かれています。

間際になって申請が増え、行政の対応が追いつかなくなったのです。

しかし、そんなことは最初からわかっているのです。

結局、早期に申請し、遅れないように備えていた店舗だけが、

キャッシュレス還元の恩恵を、より多く得ることができるのです。

 

このようなことは、他のことでも当てはまります。

何事においても、

対応が遅れることでの機会損失をしないよう、

行動してほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年10月 3日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ⑥

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業⑥ 休日・残業管理のデジタル化

 

ホテル、病院、介護施設、冠婚葬祭サービス業など、

働く人が多い職場での困りごとのひとつが、

休日・残業管理です。

 

休日の取得日数が不足している。

残業時間が上限を超えている。

有給休暇を取得できていない。

ということが起こらないよう、労務管理側でチェックし、

本人に通知をします。

この作業をアナログ処理していると、

それだけでかなりの時間を要します。

 

それでもこの作業に取り組むのは、

使用者側の安全配慮義務があるからです。

命や精神状態に係わる超過勤務の実態が公に判明した時、

使用者側が問われるのはいつも

“安全配慮義務を怠っていた”というものです。

「残業や休日は自己管理だ!」

という感覚では、済まされない時代なのです。

手間はかかっても、リスク回避のために、必要なコストなのです。

 

特に人員数が多いこの業界では、

中間管理職や中堅社員に、勤務のしわ寄せがきます。

休日・残業管理による本人への通知は、欠かせないのです。

 

しかし、人海戦術でやる必要はありません。

人が手間をかけずにできる方策で取り組めばよいのです。

残業時間、休日、有給とも、

今は進捗データから自動で本人へメールやラインで

通知するシステムサービスが多く登場しています。

どの段階で通知するのか、概ね4段階レベル程で

告知するような仕組みになっています。

あとは、その設定をし、

各自の休日・残業などのデータさえあれば、

自動通知されてゆくのです。

 

“休日 通知 システム”“残業 通知 システム”

などと入力して検索すれば、いろいろ出てきます。

あるいは、自社の勤怠管理システムを扱う会社に、

問い合わせてみることです。

 

休日や残業の管理と通知は、

経営者には見えない細かい枝葉の現場作業なのですが、

そこに過剰な労務コストがかかっているのです。

それでなくとも労働集約型は労務費がかさむのです。

デジタルで乗り切れるものはデジタルで対応する。

という姿勢で臨まないと、労務コストがかかる一方なのです。

 

(古山喜章)

2019年10月 1日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ⑤

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業⑤ 給与明細のデジタル化

 

ホテル、病院、介護施設、冠婚葬祭サービス業など、

設備労働集約業は基本、働いている人員数が多いです。

そのような業態で絶対に実施してほしいデジタル化が、

給与明細です。

「給与明細はメールで送信しなさい!」

と繰り返し申し上げてきました。

 

遅れている職場の場合、

大量の給与明細を毎月決まった日にプリントアウトし、

封をして職場ごとに分類し、各職場宛に発送配付します。

毎月の恒例行事のごとく、

「今もアナログで行っています。」

という中小企業がまだまだ多いのです。

 

これは、人を安く使えた時代の人海戦術です。

今は、人を使うほうが高くつく時代です。

なんの付加価値も生まない作業に、

人を使うのは、もったいない限りなのです。

 

ある施設で、給与明細のメール化に取り組みました。

案の定、

「年配の人には厳しい。」という声が上がりました。

「ならその人たちの名前を教えてもらったら、

 その人たちだけ紙で渡します。」

ということにしました。

 

紙で渡してほしい、という人が約25名いました。

しかし、毎月進めてゆくうちに、

「もうメールに切り替えたい。」

という人が増えてきました

確かに年配の人が多かったのですが、

結局、メールで明細を見ている回りの人たちが、

「こっちのほうが楽よ。」「簡単よ。」

と、紙対応の人達に布教活動してくれたのです。

 

それに、紙でほしい、という人も実際、

携帯電話やスマホでメールを使っているのです。

ただ、新しいことが億劫だっただけなのです。

結局、全員がメール対応になりました。

新たに採用される人は、

メール対応で何も文句はありませんでした。

 

ネックになるのは、切り替え時の一部の人たちだけです。

概ね、1割未満です。

しかし、そこであきらめずに、

残りの9割から先にデジタル化を進めてゆけば、

やがてはその流れが残りの1割を巻き込み始めるのです。

 

給与計算ソフトを扱う会社なら、

明細のメール配信はいまどきどこでも対応しています。

まだこれから、というのなら、まずは、

自社の給与計算ソフトを扱う業者に、

尋ねてみてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月30日 (月)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ④

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業④ お掃除ロボットの活用

 

家庭用では、お掃除ロボットがかなり普及してきました。

ICOの事務所でも、2台のお掃除ロボットが活躍しています。

デコボコした床は苦手ですが、平坦な場所なら、

結構つかえます。

 

設備型労働集約サービス業で、

このようなお掃除ロボットを特に使ってほしいのは、

介護施設です。

 

介護施設は、とりわけ清潔を求められる場所です。

しかも汚れやすいです。

スタッフも利用者も歩き回り、24時間稼働しています。

なので、定期的に清掃をすることになっています。

しかし、ご存知のとおり、介護現場は極度の人員不足です。

清掃をする予定であっても、介護サービスの必要が生じると、

やはりそちらを優先します。

そのため、清掃がおろそかになりがちなのです。

 

ならば、お掃除ロボットを使えばいいのです。

それも、

運用している施設で重宝がられているのは、

充電スタンドに自分で戻るタイプのロボットです。

それなら、ほとんど放置状態でも、床清掃はまかせれます。

「いやぁ、そのタイプは高いですよ。」

と言われますが、何より、ヒトがいないのです。

ないものを調達する方が、結果的に高くつきます。

お掃除ロボットなら、よりどりみどりで購入できます。

 

また、

「利用者がロボットにつまずいてケガを負わせるかもしれません!」

という声もあります。

しかし、歩いている利用者も、スタスタ歩く人はいません。

ゆっくり歩いておられます。ロボットの動きもゆっくりです。

ロボットがよけるし、利用者も慎重に歩いておられます。

 

お掃除ロボットが集めたゴミの処理は必要ですが、

それは人間がやっていても、同じことです。

ならば、このようなロボットを活用してほしいのです。

介護スタッフは介護業務に少しでもおおく専念できるよう、

配慮してあげたほうが、喜ばれるはずです。

 

介護施設だけでなく、

病院、ホテルや、大規模商業施設などでも、

お掃除ロボットはもっと活用されてもよい、

デジタルアイテムなのです。

 

(古山喜章)

2019年9月26日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ➂

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業➂ インカムの活用

 

イベント会場やパチンコ店など、

大きな声や音が飛び交うなかで、

スタッフが連絡をとりあう手段として使われるのが、インカムです。

バイクのツーリングでも、ライダー同士、

ヘルメットに搭載されたインカムで会話をするのに使われています。

無線による双方向の通信機器で、複数人数でも離れたまま、

会話をできるのが特徴です。

 

ホテルでは運用している場面を見ることが増えてきました。

が、病院や介護施設では、まだ運用事例が少ないのです。

ある病院の病棟でクレームがありました。

看護師の声が大きく病棟内に響き渡ることが多い、

ということでした。

調べると、他の看護師を呼んだり、指示を出したりする声でした。

病棟には病室が複数あり、どのスタッフがどこにいるか、

見た目にはわかりづらいです。

そのため、大きな声を出していたのです。

 

で、インカムを使うことにしました。

「今はスマホのアプリを使って、スマホをインカムにできますよ。」

と、その病院にいた、ITに詳しい人材が教えてくれました。

「それならやってみよう。」となりました。

NTTの「ボイスカム」というサービスを使いました。

スマホをインカムとして使いますが、通常の電話着信が入れば、

即座に電話モードに切り替わります。

各自がスマホから無線でイヤホンに接続します。

なので、コードもなく、ハンズフリーで対応できます。

 

運用後、

「病棟内がとても静かになりました!」

との声があがりました。

以前は看護師の大声が飛び交い、

入院患者にとっても、働くスタッフにとっても、

落ち着かない空間だったのです。

皆にとって、居心地が改善されたのです。

 

始まりは、ひとりの入院患者からのクレームです。

その声があがる前も、誰もがきっとそう思っていたのです。

ありがたいお声をいただき、しっかり耳を傾けることで、

より良い空間提供ができることになりました。

 

病院や介護施設では、

インカム活用がまだまだ少ないのが実情です。

しかし、職場でスタッフ同士が連絡を取り合うには、

便利なデジタルアイテムなのです。

同じ悩みを抱える職場であるなら、活用を検討してほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月24日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ②

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業② 自動精算機の活用

 

小売り・外食業編の際に、券売機のことを申し上げました。

あれは外食店での前払い精算機です。

一方、ホテルや病院の場合は、

前払いだけでなく、後払いの自動精算機も活躍しています。

小売業のスーパーマーケットも、

後払いのセルフレジ導入が進んでいます。

 

要は、前払いにせよ、後払いにせよ、

会計業務の自働化を進めてほしいのです。

ハイクラスのホテルならともかく、

ビジネスホテルはすべて、自動精算機の会計で何ら問題ありません。

 

特に、

ビジネスホテルでチェックインがたてこむ時間帯に、

なんだかんだと注文の多い客がいると、

単純なチェックンで会計待ちのこちらは、

どんどんイライラがつのります。

ホテルでも病院でも、ややこしいお客はいます。

それは人が対応し、会計だけの客は、

機械で対応してくれたほうが、客の立場としても嬉しいです。

それに、新人が対応してモタつかれるより、機械の方が安心です。

 

また、病院で自動精算機を導入しようとすると、

必ず次のような声が出ます。

「うちは高齢者が多いから、そんな機械での精算はムリです。」

病院なのですから、高齢者が多いのは当然です。

そんなことを言っていたら、

いつまでたっても人がすべて対応しないといけません。

 

ある病院でのことです。

そのような声があるものの、

自動精算機を少しずつ増やしてゆきました。

もちろん、現金もカードも対応可能です。

自動精算機を増やしつつ、一方で

受付での会計対応人員を減らしてゆきました。

 

自動精算機といっても、そんなに操作が難しいことはありません。

いちばん最初に扱う際に、すこし戸惑うだけです。

3~4回も使えば、すぐに慣れます。

それこそ、高齢者はこまめに病院に来ているのです。

慣れるのもその分、早いのです。

さらに慣れた人は、病院でよく会う知人に、

「あの機械で精算した方が早いしラクだよ。」と広めてくれます。

 

結局、その病院では基本、自動精算機での会計になりました。

高齢者には難しいと言っていた現場のスタッフたちも、

その様子を見て、何も言わなくなりました。

「前の方がよかった。」という声は全くなかったのです。

 

ホテルや病院に関わらず、

デジタル化を進める際、その直接の現場スタッフが最も嫌がります。

やりかたを変えるのが面倒なのです。

なので、現場に任せっぱなしにせず、

デジタル化を進める本部サイドの担当者が、

現場スタッフと密に打ち合わせをしながら、進めてほしいのです。

自分たちが主導で進めるのでなければ、

現場スタッフにも協力者が生まれてきます。

そうなれば、デジタル化へ変わるスピードも、速くなるのです。

 

(古山喜章)

2019年9月19日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 設備型労働集約サービス業 ①

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

設備型労働集約サービス業① SNSの活用

 

設備型労働集約サービス業といえば、

ホテルや病院・介護施設等、

集客のための建物に内装や設備を抱えながら、

人手によるサービスを提供する業種です。

損益計算書では、労務費の比率が高くなります。

特に病院の場合、売上に対する労務費比率は50%を超えます。

公立病院の6割は営業赤字、という要因はここにあります。

 

しかも労務費は今なお高騰しています。

現状で数%の営業利益が出ていても、放置すれば、

すぐに営業赤字に陥る、という状況なのです。

この業種こそ、デジタル技術をいち早く活用すべきなのです。

 

例えば病院です。入院患者のいる病棟は24時間営業です。

勤務者はそれぞれシフトで入れ替わります。

その際、その場にいない従業員に伝えることがたくさんあります。

患者ごとの容態の変化、

新たな患者の特質、

本人やご家族からの要望、など、さまざまです。

 

これらのことを知った従業員が、他の従業員に申し送りをします。

これまで最も多く使われていたのが、手書きの「申し送りノート」です。

書くのも大変ですが、読むのも大変です。

ノートは職場にある一冊だけです。

書き手と多数の読み手で共有するだけでも、時間を要します。

当然、モレやヌケが出ます。

それが、クレームのもとになります。

で、クレーム対応に追われ、口コミで評判に影響します。

結果、集客や採用に影響を及ぼします。

特に病院や介護施設は地域密着型の事業です。

口コミや評判・噂の影響が、大きいのです。

 

しかし最近は、ラインなどSNSを活用して

任意のグループで情報を共有する、

ということが可能になってきました。

文章でもいいし、写真でもいいし、

書くのが面倒なら、自らしゃべって動画を撮影しても構いません。

情報共有できるSNSにその情報を上げればいいのです。

 

SNSなら、他の従業員はいつでもどこでも、

情報をスマホで閲覧することができます。

そういうと、

「個人のスマホを業務用に使わせるのはよくないんじゃないですか」

とおっしゃる方がいます。

要は、わずかながら個人でのコスト負担がかかります、

と言いたいのです。

 

それなら、月額で相応の手当を支給すればよいだけです。

「また労務費が上がります!」とさらに言われるのですが、

それで情報共有が迅速強固になり、クレームが減り、

評判がよくなるのなら、安いものなのです。

手書きで申し送りノートを書かなくなるだけでも、

余計な残業時間が減るのです。

 

しかも、そのような文句を言う人も、

個人では友人たちとSNSでグループを作成しているのです。

その利便性を承知しているのです。

それならなおのこと、その利便性を、

職場で活用する方策を、考えてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月17日 (火)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑫

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑫ 規程・マニュアル等のデータ化

 

多店舗展開している業種において、

就業規則などの各種規程は、各店舗への設置が必要です。

各種申請用紙や業務マニュアルも、同様です。

しかし、

これらをすべて紙で対応していると、管理がたいへんです。

 

例えば就業規則や規程です。

変更があれば、総務から各店舗へ社内便などで送ります。

で、変更前のものと差し替えてもらい、

古いものを破棄してもらいます。

これだけのことなのですが、それが思うように進まないのです。

 

店舗へゆくと、古い文書がそのまま保管されています。

「このあいだ変更分を送りましたけど、これ、古いままですよ。」

と言うと、

「ああ、そういえば来てましたね。どこかにあると思います。

 また差し替えておきます!」

と、こんなやりとりになるケースが多いのです。

結局、店舗にしたら、そんなことはあとまわし業務なのです。

面倒くさいし、すぐにしなくても、不便がないのです。

そのくせ、必要になったときには、

「すぐに最新の規程を送ってください!」などと言ってきます。

 

各種申請書類もそうです。

出張や冠婚葬祭、産休など、

店舗でも時折必要になる申請書があります。

紙で対応していると、各店舗にあるはずなのに、

「送ってください!」と連絡が入ります。

「店にあるでしょ。」と言うと、

「どこにあるかわからないんです!」とか、

「なんか古くてずっと前のものしかないんです!」

などと返ってきます。

 

結局、文書類を店舗で管理させること自体、無理があるのです。

今なら、グループウェアで文書類を管理して、

店舗で閲覧することは容易になりました。

申請書も、データ入力で申請可能ですが、

紙で申請したいのなら、申請書データを印刷すれば対応できます。

従業員が閲覧できるようにしておくべき文書も同様です。

 

そうすれば、

総務などの管理側が文書データを最新のものに入れ替えるだけで、

差し替え業務は完了します。

確認の手間もいりませんし、面倒なやりとりも起こりません。

 

最近はようやく、

サイボウズなどのグループウェアを活用して、

店舗に必要な文書をすべてデータ管理している、

という中小企業が増えてきました。

導入コストがかかるものの、結局はそのほうが安上がりなのです。

そのことに気付いてほしいのです。

 

(古山喜章)

2019年9月12日 (木)

中小企業のデジタル化は遅れています 小売り・外食業 ⑪

世間ではAI、IoTの記事があふれています。

が、中小企業ではまだまだ、

それ以前のデジタル技術の活用が、遅れているのです。

 

小売・外食編⑪ 履歴書のデータ化

 

店舗のバックヤードを拝見していると、

机の引き出しから、履歴書がバサッと出てくることがあります。

「なんですかこの履歴書は?」

「あ、それはたぶん、不採用の方のです。」

「不採用なら返却しないといけないでしょ。」

「そうなんですが…、返せていないんです。」

などとなります。

 

しかし、よく聞くと、

採用となった人のもあるし、退職した人の履歴書もあります。

履歴書でパンパンに膨れあがったクリアファイルが

出てくることもあります。

結局、管理が出来ていないのです。

 

「これ、どうするんですか。」と尋ねると、

「折を見て整理します。」などとなります。

 

店舗のアルバイトの面接は、

店舗スタッフが行っている、というケースが多いです。

そのため、履歴書が店舗にたまりがちになるのです。

本部の人事担当がよほどうるさく言わない限り、

多くの場合、店舗での履歴書管理はほったらかしになります。

 

要は、管理しきれないのなら、

履歴書もデータでもらえばいいじゃないですか、

と言いたいのです。

「でも、手書きのほうが、熱意が伝わるじゃないですか。」

とおっしゃる方がいます。

じゃあ、熱意のある人ばかり採用できているのか、

と言えば、そんなことはありません。

 

それに、そういう人たちが、

手紙やハガキを手書きで書くか、と言えば、

ほとんどそんなことしていません。

伝えたいことがあれば皆、

メールやデジタル文書を使っているのです。

だからといって、熱意がないとか、心がこもっていないとか、

感じることはないはずです。

 

確かに、

手紙やハガキを送るなら、手書きのほうが、

より心がこもっているように感じます。

もらうとうれしいものであり、安易に捨てれないです。

 

しかし、履歴書は手紙・ハガキとは異なります。

今は電子履歴書もあります。

新卒ならまず、エントリーシートをデータでもらうはずです。

応募をいただく際に、

「先にメールで履歴書を送信ください。

 手書きでなくて構いません。」

としておけばよいだけです。

書く側も、手書きだと書きなおしができず、大変です。

 

電子履歴書なら少なくとも、保管場所に困りません。

名前の検索ですぐに必要なデータを探せます。

店舗にとって、管理がラクなのです。

手間がかかって管理がしきれない、

というのなら、管理しやすい方法に、変えればよいのです。

 

(古山喜章)

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