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コストダウン(労務・IT・他)

2022年8月26日 (金)

ITでもセカンドオピニオン⑤

システムで考えなければいけないのは、

業務の効率化をあげることだけではありません。

「セキュリティ」を考えることの重要性も高まっています。

 

昨今、会社のサーバーを乗っ取り、身代金を要求するような

サイバー攻撃の話を見聞きすることが多くなりました。

そこで、他社はどんな対策をしているか、教えてほしい、

という質問を受けることがあります。

 

これについては、段階(レベル)があります。

 

【レベル1

・会社用PCに「法人向け」アンチウイルスソフトを導入

(個人用だとアップデートは本人任せになる

(マイクロソフトディフェンダー不可)

 

【レベル2

・拠点にUTM等のファイヤーウォールを設置

 

【レベル3

・メールでファイルのやり取りをやめ、

クラウドストレージ経由でやりとりを行う(メール添付を止める設定を行う)

 

【レベル4

・メールでのやりとりからクラウド上のチャットツール(teamsslackなど)に移行する

 

中小企業はレベル1を満たしていないところも多いですが、

特に、機密情報を扱っている会社は、

セキュリティにも注意を払っていただきたいです。

 

(福岡雄吉郎)

2022年8月25日 (木)

ITでもセカンドオピニオン④

売掛金の消し込み作業の精度をあげるために分かったことは、

 

①入金口座がたくさんあって、

M銀行の口座以外に入金される売掛金については、

消込システムが使えないこと

 

②売掛金の消し込みがうまく行かない、 

 というのは、元をたどると、基幹システム、請求管理システムの

 設計の仕方、設計思想が原因であること

 

①については、得意先の要請に応じて、

入金口座を広げてきましたが、

今後は、できるだけM銀行口座に入金してもらうように依頼をかける、

新規の得意先については、最初から、M銀行口座に入金してもらうようにする、

ということにしました。

 

②については、システムの変更/改修を伴い、

かなり大掛かりな話になってしまいます。

数年後に、基幹システムの変更を予定しているので、

その際に現状の仕組みを変更することを検討してもらうようにしました。

 

①②いずれも共通しているのは、

得意先ないし従業員の要望にできるだけ応えようとして、

結果、オペレーションが複雑化してしまった、

ということです。

 

システムにヒトを合わせることはせず、

ヒトにシステムを合わす、という状態になっていたのです。

今後は、この方針自体も見直してゆく必要があります。

 

(福岡雄吉郎)

2022年8月24日 (水)

ITでもセカンドオピニオン③

医者、法律、税務の分野では、

セカンドオピニオンの重要性は、浸透してきていますが、

ITについても、第三者から意見をもらう、ということは、大切です。

 

売掛金の消し込み作業に関して、

M銀行のシステムを活用したとしても、

精度が60%程度であり、

まだまだ、ヒトに頼らざるをえない状況です。

社長は、ここをどうにか改善したいと、考えています。

 

そこで、私たちのネットワークを活用して、

ITの専門家に入ってもらい、

まずは現状認識をしてもらいました。

 

そこで、何が問題で、どう変えてゆけばよいか、

専門家の立場から、検証をしてもらったのです。

 

結果、消込の精度をあげるために・・・

・すぐできること

・時間はかかるが根元からなおすためにすべきこと

対処療法と根本的治療の処方箋を示してもらいました。

 

分かったことは、

・入金口座がたくさんあって、

M銀行の口座以外に入金される売掛金については、

消込システムが使えないこと

 

・売掛金の消し込みがうまく行かない、 

 というのは、元をたどると、基幹システム、請求管理システムの

 設計の仕方、設計思想が原因であること

 

などが分かりました。

つまり、消込作業というのは、「出口」であって、

「入口」を軌道修正しないと、出口は解決しない、ということなのです。

 

(福岡雄吉郎)

2022年8月23日 (火)

ITでもセカンドオピニオン②

医者、法律、税務の分野では、

セカンドオピニオンの重要性は、浸透してきていますが、

ITについても、第三者から意見をもらう、ということは、大切です。

 

建設業界はまだまだどんぶり勘定で、

例えば、Aという商品を、12,500円で販売した場合に、

得意先(建設会社)からの入金は、12,000円で来ることがあるのだそうです。

 

経理の社員さん、パートさんが売掛金の消し込みを行いますが、

請求額通りに入金されれば、スムーズに消し込みができるところ、

現実は、端数が切り捨てられて入金されるため、

「この入金分は、あの会社の請求のものだな」という感じで、

時間をかけて消込作業を行っています。

何せ、得意先は1万社ほどあり、全国に営業所があり、

取引件数が膨大なのです。

 

その消込作業にたくさんの社員、パートがかかりっきりなので、

社長としては、もっと効率的にならないか、作業負担を減らせないか?

と考えるわけです。

 

小口現金の精算と同じように、

消込作業も、それ自体、生産的な仕事とはいえないのです。

 

「経理部長、何か工夫されてないのですか?」

「はい、M銀行が提供してくれる消込システムを使っています。

“この入金は、あの請求分だな”と自動的に照合、処理をしてくれます。

しかし、まだ、システムの精度が高くなく、

合致率は、60%程度なのです。」

(福岡雄吉郎)

ITでもセカンドオピニオン②

医者、法律、税務の分野では、

セカンドオピニオンの重要性は、浸透してきていますが、

ITについても、第三者から意見をもらう、ということは、大切です。

 

建設業界はまだまだどんぶり勘定で、

例えば、Aという商品を、12,500円で販売した場合に、

得意先(建設会社)からの入金は、12,000円で来ることがあるのだそうです。

 

経理の社員さん、パートさんが売掛金の消し込みを行いますが、

請求額通りに入金されれば、スムーズに消し込みができるところ、

現実は、端数が切り捨てられて入金されるため、

「この入金分は、あの会社の請求のものだな」という感じで、

時間をかけて消込作業を行っています。

何せ、得意先は1万社ほどあり、全国に営業所があり、

取引件数が膨大なのです。

 

その消込作業にたくさんの社員、パートがかかりっきりなので、

社長としては、もっと効率的にならないか、作業負担を減らせないか?

と考えるわけです。

 

小口現金の精算と同じように、

消込作業も、それ自体、生産的な仕事とはいえないのです。

 

「経理部長、何か工夫されてないのですか?」

「はい、M銀行が提供してくれる消込システムを使っています。

“この入金は、あの請求分だな”と自動的に照合、処理をしてくれます。

しかし、まだ、システムの精度が高くなく、

合致率は、60%程度なのです。」

(福岡雄吉郎)

2022年8月22日 (月)

ITでもセカンドオピニオン

医者、法律、税務の分野では、

セカンドオピニオンの重要性は、浸透してきていますが、

ITについても、第三者から意見をもらう、ということは、大切です。

 

顧問先で、建設業に携わる会社があります。

工事現場で使う消耗品などを、

建設会社に対して売っています。

 

財務的には素晴らしい会社で、

毎期安定した業績も確保しています。

超優良会社なわけですが、

今後に向けた課題を整理しているなかで、

経理業務の効率化、というテーマになりました。

 

話を聞いていくと、建設業界はまだまだどんぶり勘定で、

例えば、Aという商品を、12,500円で販売した場合に、

得意先(建設会社)からの入金は、12,000円で来ることがあるのだそうです。

「端数切捨て」での入金です。

端数といっても、1円、2円の話ではありません。

 

端数切捨てという行為自体、問題なのですが、

何が問題かというと、

請求金額(売掛金)と入金額が合わないため、

経理業務が大変だ、となるわけです。

 

得意先から入金があったら、

売掛金がゼロになります。

これを『消し込み』といいます。

 

経理の社員さん、パートさんは、常時3名いますが、

この方たちが、はりついて、売掛金の消し込みを行っているのです。

(福岡雄吉郎)

2022年4月12日 (火)

デジタルツールを活用せよ②

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

 

②キャッシュレスによる、小口現金ゼロ

 

小口現金や仮払金も、

中小企業ではまだまだ多いです。

小口現金があれば、現金出納業務が発生します。

複数の事業所それぞれに小口現金を持たせていると、

その現金管理業務だけでも、かなりの時間を必要とします。

 

それに当然、それだけ現預金が増えます。

総資産が増えて、自己資本比率も、

総資産経常利益率(ROA)も、悪化します。

 

キャッシュレスの昨今、

小口現金も仮払金もやめればいいのです。

顧問先の中にも数年前に、完全キャッシュレスで、

小口現金管理をやめました、という会社があります。

年商は10億円、店舗によるサービス業で、

全部で12店舗あります。

 

その会社では、各店舗の店長に、

法人名義のクレジットカードを持たせています。

「必要なものがあれば、そのカードで買わせています。

 明細は全部、本部のパソコンで確認できます。

 時々、明細をみて本部から“これは何?”

 て確認もしています。

 だから、不正は今のところ発生していません。」

とは、社長の言葉です。

 

加えて、

その会社はクラウド会計システムの、

マネーフォワードを導入しています。

クレジットカードを利用した明細内容の多くは、

自動仕分けされて会計システムに反映されます。

過去に履歴のある買い物であれば、自動仕訳されるのです。

 

履歴がない場合は、勘定科目を設定します。

そうすれば、次からは自動で仕訳されてゆきます。

「3年もこの仕組みを続けていれば、

 新たに登録するような買い物は、めったに出てきませんよ。」

とのことなのです。

 

その会社にすれば、

「小口現金での管理に戻すなんて、絶対にありえません。

 手間がかかるだけですから。」

ということなのです。

 

クラウド会計との連動はあとでするにしても、

会社でクレジットカードを準備して、

各事業所に持たせる、ということくらいは、

そうハードルが高くないはずです。

小口現金や仮払金がある会社は、

それだけで、利益を流出させていることを、

わかってほしいのです。

 

(古山喜章)

2022年4月11日 (月)

デジタルツールを活用せよ①

中小企業においても、

コロナ禍でリモート打合せが当たり前になり、

旅費交通費が大きく削減されました。

ただし、そのメリットを実感しても、

中小企業におけるデジタルツール活用は、

まだまだ遅れているのです。

 

①スマートフォンで給与明細

 

中小企業において、デジタル化が遅れているかどうかの、

大きなバロメーターとなるのが、給与明細です。

一般的には、web給与明細システム、と呼ばれています。

各従業員が個人のスマートフォンで、

給与明細を確認する仕組みです。

 

アナログ会社は、大量の給与明細を印刷し、

部署ごとに振り分け、退職者の分は別扱いし、

各部署に発送し、管理者から手渡してもらっています。

web給与明細なら、そのような手間やコストは一切不要です。

 

“web給与明細”と入力して検索すれば、

その画面がスマホでどう見えるのか、

どのような運用会社があるのか、

など、検討すべき材料はいくらでも出てきます。

 

さすがに、

「携帯電話やスマホを持たない社員がいます!」

と反論する経営者はいなくなりました。が、

「うちにはまだ、ガラケーの社員がいます!」

と言われることは今もあります。

しかし、現在はガラケーにも対応するシステムが存在します。

 

そもそも、これから採用する人で、

携帯電話の類を一切持たないし使わない、

という人は採用しないほうがよいです。

そんな従業員では、

連絡を取るのもままならず、振り回されるだけです。

 

それに、web給与明細を導入しても、

紙でないと困るという人には、紙で対応して、

取りに来てもらう、あるいは、

郵送料をもらって郵送する、等とすればよいのです。

紙でもらっていた人も、周りの同僚から、

「スマホで見るほうが便利だよ。」

と言われると、概ね、web対応へ変わってゆくものです。

 

新たに入社される方には、

web給与明細での対応とすれば、

やがてすぐに、全員がウェブ対応になります。

web対応をしている会社の給与担当者に、

「また紙の給与明細に戻したいと思いますか?」

と尋ねると、

「それはもう、絶対ムリです。

あんな面倒なこと、いまさらできません。」となるのです。

 

自社のデジタル化が遅れていると感じるなら、

まずは給与明細から、始めてほしいのです。

 

(古山喜章)

2022年1月 7日 (金)

2022年のうちに進めておきたいこと④

年始にあたり、今年のうちに進めておきたいことを、

書かせていただきます。

 

④電子帳簿保存法への対応

 

2022年1月1日から施行の改正電子帳簿保存法が、

2年間猶予となりました。

その背景は、

ほとんどの企業が法改正への対応が進んでおらず、

今の状況では改正法の運用に無理があるからです。

 

大きな要点は、

取引きに関する情報を電子管理にしなさい、

というものです。

具体的には、

見積書、請求書、契約書、発注書、領収書、などです。

 

確かにこれらの帳票は、まだまだ紙ベースが多いです。

それをすべて電子化し、データで管理することになります。

対応できるようになった時点で、所轄の税務署に届出書を提出します。

その届出書が受理されると、取引データの紙保存は不要になります。

 

改正前の法律では、承認申請だったので、審査されることが必要でした。

今回の改正では、届出書となり、審査はなくなりました。

税務署も実際には、すべての審査対応が不可能なのだと思われます。

 

「うちの業界は遅れていて、大手企業でも紙ベースがほとんどです。」

などといった理由で進まなかったデジタル化ですが、

今回は法対応なので、遅れていた大手企業があったとしても、

順次デジタル化が進んでいきます。

中小企業にとっても、体のいい言い訳が利かなくなってゆきます。

 

それに、上記の各種取引帳票がデジタル化されることで、

コストダウンもできます。

・大量の紙を整頓する手間(労務コスト)がなくなります。

・保管する場所(家賃コスト)が不要になります。

・契約書や領収書の収入印紙(租税コスト)が不要になります。

 

おそらく転換当初は多少の混乱もあろうかと思います。

が、その混乱も収束すれば、もう元には戻れませんし、

今のほうが楽でいい、となるのです。

 

2年の猶予など、あっという間に過ぎてゆきます。

デジタル化の波に乗り遅れないよう、

できるところから、対応を進めてほしいのです。

 

(古山喜章)

2021年12月24日 (金)

なぜ、デジタル化は進まないのか⑤

中小企業は仕事のデジタル化がまだまだ遅れています。

給与明細でさえ、紙で印刷して配布している会社が、

半分以上あると感じています。

なぜ、デジタル化が進まないのか、考えてゆきます。

 

⑤うちの業界はまだまだ遅れているから

 

デジタル化・IT化を進めなさい、と言うと、

「うちの業界は遅れていますから、うちだけでは進めれないです。」

という声もよく聞こえます。

建設業界や、卸売り業界など、

古くからある業界ほど、同様のいいわけが増えるのです。

 

「まず受発注をネットや通信を使ってできるようにしましょう。」

と言っても、

「うちの業界は小さい規模のお客さんが多くて、

まだまだファックスが主流です。

それに、高齢の方も多いですし。

 使い慣れたものでないと、いやがられます。」

などとおっしゃるのです。

 

しかし、そんなことを言っていたら、

いつまでたっても今のまんまです。進化しないのです。

うちだけでは進めれない、といっても、

では、みんなそろってデジタル化を進めるのか、

といっても、そんなことできるはずもありません。

結局は、個々の会社で進めるしか、ないのです。

 

古い業界も、大手はすでにデジタル化が進んでいます。

進んでいないのは、中小企業や小規模事業者なのです。

受発注を

「ファックスや電話でお願いします。」

などという、時代遅れの得意先と、いつまで付き合うのでしょうか。

「ファックス送りましたが、届きましたでしょうか?」

などと電話確認をしているようなコスト体質では、

利益が出るはずがないのです。

長引くデフレのなかでも、労務コストは上昇傾向なのです。

デジタル化で余計な労務コストを省く努力をしなければ、

かつての利益は減る一方です。

 

そのような会社の特徴は、

かつては営業利益が出ていたが、

最近はトントンのような状態が続いている、というものです。

つまり、収益体質を改善させない限り、体力は衰える一方なのです。

そのカギとなるのが、デジタル化やIT化です。

この年末年始、

2022年内にデジタル化・IT化する業務をよく考え、

必ず実践してほしいのです。

 

(古山喜章)

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